In questo articolo imparerete
- Cos’è il Topic Hub,
- Perché utilizzare il Topic Hub,
- Come gestire i permessi.
Cos’è il Topic Hub?
Il Topic Hub è uno spazio centrale all'interno di Sherpany dove si possono gestire in modo efficiente la pianificazione dei temi sia a breve che a lungo termine.
Invece di utilizzare complessi file Word o Excel, gli partecipanti alla riunione possono raccogliere, strutturare e gestire direttamente in Sherpany gli argomenti da discutere.
Una volta aggiunti i temi nel Topic Hub, possono essere facilmente pianificati nelle riunioni future e aggiunti all’ordine del giorno con pochi clic.
Perché utilizzare il Topic Hub?
Il Topic Hub è stato progettato per supportare una gestione efficace delle riunioni grazie a:
- Raccolta e centralizzazione delle proposte per l’ordine del giorno durante tutto l’anno,
- Facilitazione della co-creazione dei punti all’ordine del giorno con i membri del team,
- Prioritizzazione degli argomenti in base all’importanza e alla tempistica,
- Pianificazione dei temi nelle riunioni più pertinenti,
- Rendere visibili i collegamenti tra riunioni, temi, attività e decisioni.
L’inserimento diretto delle proposte per l’ordine del giorno in Sherpany semplifica la comunicazione e la preparazione.
Per gli organizzatori, questo significa:
- Le proposte vengono salvate in modo centralizzato e strutturato
- Possono facilmente rivedere ogni suggerimento (chiedere dettagli, accettare o rifiutare, pianificare in una sessione, ecc.)
Per semplificare il processo, chi propone un tema può assegnare utenti e ospiti direttamente al momento della creazione. Questo è particolarmente utile nelle riunioni con molti partecipanti, dove è difficile monitorare chi deve partecipare a quali punti.
Come gestire i permessi?
Gli editor (o gli utenti con accesso completo ai contenuti) possono gestire il tema e gli utenti assegnati.
Per controllare i permessi, Sherpany utilizza i seguenti concetti:
- Gruppo richiedente: il gruppo da cui proviene la proposta
- Gruppo assegnato: il gruppo responsabile della revisione/pianificazione del tema
Chi propone un tema può assegnare utenti e ospiti direttamente nel Topic Hub. Il sistema distingue tra partecipanti e lettori a livello di tema. Quando il tema viene pianificato in una riunione:
- Gli utenti già presenti nella riunione ottengono accesso al tema,
- Gli utenti non presenti vengono aggiunti come ospiti con accesso solo a quel tema,
- Il flag partecipante viene attivato se l’utente è stato indicato come tale dal richiedente.
Questo evita accessi non necessari e consente una gestione precisa dei partecipanti fin dall'inizio.
In sintesi, quando un tema viene pianificato:
| Regola | Risultato |
|---|---|
| Utente non ancora nella riunione | Aggiunto come ospite |
| Utente già nella riunione | Ottiene accesso al nuovo punto all’ordine del giorno |
| Ospite già nella riunione | Nessun accesso al nuovo punto all’ordine del giorno |
| Utente con accesso parziale | Ottiene accesso al nuovo punto all’ordine del giorno |
| Utenti inattivi | Ignorati durante la pianificazione |
| Utente rimosso da tutti i temi | Rimosso a meno che non faccia parte di un gruppo collegato alla riunione |
Informazione
Attualmente, il Topic Hub è disponibile solo nell'applicazione web.