In questo articolo imparerete a:
Creazione di una riunione
- Creare una riunione,
- Creare un ordine del giorno,
- Clonare una riunione,
- Creare e utilizzare modelli,
- Eliminare una riunione.
Ordine del giorno & verbale PDF
- Generare un ordine del giorno in PDF,
- Generare un verbale PDF.
Creazione di una riunione
Scegliere il tipo di riunione
Quando cliccate su "Nuova riunione", dovete selezionare il tipo di riunione che volete organizzare, scegliendo tra:
Riunione: Evento in cui i partecipanti si riuniscono in un luogo definito per partecipare a una riunione e seguire l'ordine del giorno in Sherpany.
Delibera Circolare: Evento in cui i Direttori possono approvare virtualmente o fisicamente una Delibera Circolare tramite Sherpany.
Configurare la riunione
Dopo aver scelto il tipo di riunione, vi verrà chiesto di impostare i Dettagli della riunione.
Alcuni campi sono obbligatori
- Nome della riunione
- Data
- Ora
- Fuso orario
Gli altri campi, anche se non obbligatori per la creazione, sono comunque importanti:
- Partecipante: potete selezionare utenti o gruppi come partecipanti, e assegnare chi può e non può modificare la riunione.
- Non partecipante: potete selezionare utenti o gruppi che non parteciperanno alla riunione, ma avranno accesso alla riunione e ai suoi documenti. Ai non partecipanti possono anche essere concessi diritti di modifica della riunione.
- Responsabile della riunione: potete selezionare un utente come Responsabile della riunione e attivare l'opzione per ricevere feedback dopo la riunione.
- Luogo
- Videoconferenza: potete aggiungere un link o un numero di telefono per partecipare alla chiamata audio/video, oppure aggiungere una sede fisica.
- Scopo della riunione: Descrizione dello scopo della riunione.
- Invito personalizzato: potete aggiungere un file PDF per allegare un invito sfogliando il computer o utilizzando il drag & drop. Se non aggiungete nulla, verrà mostrata una copertina standard.
Informazioni
Quando aggiungete un gruppo, potete selezionare i permessi per ogni singolo utente del gruppo, o impostare i permessi per l'intero gruppo.
Se non vedete persone o gruppi da aggiungere, controllate la gestione utenti per verificare se:
- Gli utenti sono stati creati;
- Gli utenti sono stati assegnati al rispettivo gruppo;
- Fate parte del rispettivo gruppo.
Quindi cliccate su "Crea" per passare al passo successivo
Per creare un ordine del giorno, dovete aggiungere voci dell'ordine del giorno e documenti. Per farlo:
- Inserire il titolo della prima voce dell'ordine del giorno e premere "Enter".
- Sotto la voce appena creata, modificate i dettagli e salvate.
Informazioni
Potete approfondire le voci dell'ordine del giorno e i permessi in questo articolo, e imparare ad aggiungere documenti in questo articolo.
Potete modificare l'ordine del giorno quanto volete, ricordatevi di salvare le modifiche e pubblicare nuovamente.
Se volete risparmiare tempo nell'organizzazione di riunioni ricorrenti, potete scegliere di clonare una riunione esistente.
Procedere come segue:
- Selezionare una riunione
- Aprire l'ordine del giorno
- Cliccare sull'icona in alto a destra della pagina
- Confermare il clonaggio
- Si aprirà la pagina dei dettagli della riunione clonata, e sarà possibile impostarla
- Ricordarsi di modificare il nome della riunione e la data
Attenzione
- Tenete presente che i documenti non saranno clonati, nella nuova riunione, compreso l'invito se aggiunto.
- Se non modificate la data della riunione clonata, manterrà quella originale; se non trovate la nuova riunione tra le prossime, sarà probabilmente vicina a quella originale negli archivi.
I modelli sono molto utili se create spesso riunioni con la stessa struttura dell'ordine del giorno.
Per creare un modello:
- Andare all'ordine del giorno della riunione
- Cliccare sull'icona con i tre punti in alto a destra della pagina
- Cliccare sull'icona “Crea modello”
- Assegnare un nome al modello
- Cliccare sul pulsante "Crea modello".
Informazioni
I modelli vengono salvati solo per l'utente che li crea, o possono essere creati da riunioni già esistenti. Tuttavia, se più redattori devono utilizzare lo stesso modello, l'Amministratore può creare una riunione di prova e invitare questi redattori. Chiunque abbia permessi di modifica in una riunione può salvare quella riunione come modello da utilizzare.
Per utilizzare un modello:
- Dopo aver annunciato una nuova riunione,
- Scegliere uno dei modelli creati cliccandoci sopra
Attenzione
Tenete presente che i documenti non saranno copiati, nel nuovo ordine del giornoSe avete creato una riunione per errore, o desiderate solo eliminarla, dovete:
- Andare ai dettagli o all'ordine del giorno della riunione
- Cliccare sull'icona con i tre punti in alto a destra della pagina
- Cliccare sull'icona del cestino ("Elimina riunione")
- Confermare l'eliminazione
Attenzione
Eliminare una riunione non è reversibile. Se avete eliminato una riunione per errore, potete contattare il nostro team Customer Happiness
+41 (0) 44 515 89 60 
support@sherpany.com
Ordine del giorno & Verbale PDF
Come generare un ordine del giorno in PDF?
- Andare all'ordine del giorno della riunione
- Cliccare sull'icona in fondo alla pagina
- Il download del PDF inizierà automaticamente nel vostro browser. (Il browser potrebbe chiedere di autorizzare il download.)
Come generare un verbale PDF?
Il verbale include i dettagli della riunione, l'ordine del giorno e i documenti.
Se desiderate conservare un registro digitale di tutti i verbali, potete:
- Andare all'ordine del giorno della riunione
- Cliccare sull'icona in fondo alla pagina
- Il download del PDF inizierà automaticamente nel vostro browser. (Il browser potrebbe chiedere di autorizzare il download.) Può richiedere del tempo a seconda della quantità di documenti presenti nell'ordine del giorno.