In questo articolo imparerete come:
Creare una riunione
- creare una riunione
- creare l'ordine del giorno
- clonare una riunione
- creare e utilizzare i modelli predefiniti
- eliminare una riunione
Ordine del giorno e meeting book
- creare un ordine del giorno in PDF
- creare un meeting book in PDF
Creare una riunione
Scegliere il tipo di riunione
Quando si clicca su "Aggiungi una riunione", si deve selezionare il tipo di riunione che si desidera organizzare e si può scegliere tra le seguenti opzioni:
Riunione: Evento nel quale i partecipanti si riuniscono in un luogo definito per partecipare ad una riunione e seguire l'ordine del giorno della riunione in Sherpany.
Delibera in via circolare: Evento in cui gli Amministratori possono approvare virtualmente o fisicamente una Delibera Circolare tramite Sherpany.
Organizzare una riunione
Dopo aver scelto il tipo di riunione desiderato, vi verrà chiesto di impostare i dettagli della riunione.
Alcuni campi sono obbligatori
- Nome della riunione
- Data
- Orario
- Fuso orario
Anche gli altri, pur non essendo obbligatori per la creazione, sono importanti:
- Partecipanti: è possibile selezionare i membri o i gruppi come partecipanti o spettatori (non partecipano, ma sono inclusi) oppure aggiungere ulteriori editori (potranno modificare l'ordine del giorno di questa riunione)
- Luogo
- Conferenza telefonica: potete aggiungere il link o il numero di telefono per partecipare alla chiamata audio/video
- Informazioni: Descrizione dello scopo della riunione
- Promemoria alla pubblicazione: nella data selezionata tutti gli editori riceveranno un email con un promemoria per pubblicare la riunione.
- Invito personalizzato: potete aggiungere un file PDF per allegare un invito navigando nel vostro computer o utilizzando la funzione drag & drop. Se non aggiungete nulla, verrà mostrata una copertina standard.
Informazione
Quando si aggiunge un gruppo di Editori all'elenco dei "Partecipanti": gli Editori di quel gruppo SONO automaticamente aggiunti come Editori di quella riunione.
Quando si aggiunge un gruppo contenente Editori all'elenco degli "Spettatori": gli Editori di quel gruppo NON vengono aggiunti automaticamente come Editori di quella riunione.
Cliccare quindi su "Creare" per passare alla fase successiva.
Per creare un ordine del giorno, è necessario aggiungere voci e documenti all'ordine del giorno. Per procedere bisogna:
- Digitare il titolo del primo punto dell'ordine del giorno e premere "Invio".
- Sotto la voce dell'ordine del giorno appena creato, modificare i dettagli della voce e salvarla.
Informazione
Per saperne di più sui punti all'ordine del giorno e sulle autorizzazioni, consultare questo articolo; inoltre, per sapere come aggiungere i documenti, consultare questo articolo.
È possibile modificare l'ordine del giorno a piacimento, senza dimenticare di salvare le modifiche e di pubblicare nuovamente.
Clonare una riunione
Se si vuole risparmiare tempo nell'organizzazione di riunioni ricorrenti, si può scegliere di clonare una riunione esistente.
Per farlo bisogna:
- Scegliere una riunione
- Aprire l'ordine del giorno
- Cliccare sull'icona in alto a destra della pagina
- Confermare la clonazione
- Si aprirà la pagina dei dettagli della riunione clonata e sarà possibile impostarla
- Modificare il nome della riunione e la data
Attenzione
- Tenere presente che i documenti non saranno clonati nella nuova riunione, compreso l'invito se viene aggiunto.
- Se non si modifica la data della riunione clonata, verrà mantenuta quella originale; se non si trova la nuova riunione tra le successive, probabilmente questa è successiva a quella originale negli archivi.
Creare ed utilizzare i modelli predefiniti
I modelli predefiniti sono molto utili se si creano spesso riunioni con la stessa struttura dell'ordine del giorno.
Creare un modello predefinito:
- Andare nell'ordine del giorno
- Cliccare sull'icona con i tre puntini in alto a destra della pagina
- Cliccare sull'icona "Creare modello"
- Dare un nome al modello predefinito
- Cliccare sul pulsante "Creare modello"
Come utilizzare un modello predefinito:
- Dopo aver creato un meeting
- Scegliere uno dei modelli creati cliccandoci sopra
Attenzione
Si prega di tenere presente che i documenti non saranno copiati, nel nuovo ordine del giornoSe si è creata una riunione per errore o se si ha semplicemente bisogno di cancellarla, potete:
- Andare ai dettagli o all'ordine del giorno della riunione
- Cliccare sull'icona con i tre puntini in alto a destra della pagina
- Cliccare sull'icona del cestino (''Elimina riunione'')
- Confermare l'eliminazione
Attenzione
L'eliminazione di una riunione non è reversibile. Se si è cancellata una riunione per errore, è possibile contattare il nostro Customer Happiness team.
+41 (0) 44 515 89 60 
support@sherpany.com
Ordine del giorno e Meeting Book
Come creare un ordine del giorno in PDF?
- Andare nell'ordine del giorno
- Cliccare sull'icona in fondo alla pagina
- Si avvierà automaticamente il download del PDF sul browser. (È possibile richiedere l'autorizzazione al download dal browser).
Come creare un meeting book in PDF?
Il meeting book contiene i dettagli della riunione, l'ordine del giorno e i documenti.
Se si desidera conservare un registro digitale di tutti i meeting book, bisogna:
- Andare nell'ordine del giorno
- Cliccare sull'icona in fondo alla pagina
- Il download del PDF verrà avviato automaticamente dal browser. (È possibile richiedere l'autorizzazione al download dal browser) Il download può durare un po' di tempo, a seconda della quantità di documenti presenti nell'ordine del giorno