Creare una riunione

Scegliere il tipo di riunione

Quando si clicca su "Nuova Riunione", e possibile selezionare il tipo di riunione che si vuole organizzare, e si può scegliere tra le seguenti opzioni:

Riunione: Evento nel quale i partecipanti si riuniscono in un luogo definito per partecipare a una riunione e seguire l'ordine del giorno della riunione su Sherpany. 

Delibera in via circolare: Evento in cui i Direttori possono approvare virtualmente o fisicamente una delibera circolare tramite Sherpany.  

Organizzare una riunione 

Dopo aver scelto il tipo di riunione che si vuole creare, vi verrà chiesto di impostare i Dettagli della riunione.
Alcuni campi sono obbligatori

• Titolo della riunione
• Data
• Orario
• Fuso orario

Gli altri campi, anche se non sono obbligatori per creare la riunione, sono altrettanto importanti: 

• Partecipanti: è possibile selezionare utenti o gruppi come partecipanti, nonché assegnare chi può o non può modificare la riunione. 
• Non-Participanti: è possibile selezionare utenti o gruppi che non parteciperanno alla riunione, ma avranno accesso alla riunione e ai suoi documenti. Anche ai non-partecipanti è possibile assegnare i diritti di modifica della riunione. 
• Leader della riunione: è possibile selezionare un utente come Leader della riunione e attivare l'opzione per l'invio del feedback dopo la riunione. 
• Luogo
• Conferenza telefonica: è possibile selezionare Sherpany Meet, aggiungere un link o un numero di telefono per prendere parte alla chiamata o alla video chiamata, oppure aggiungere un luogo fisico. 
• Scopo della riunione: Descrizione dello scopo della riunione.
• Invito personalizzato: è possibile aggiungere un file PDF per allegare un invito navigando nel vostro computer o utilizzato la funzionalità drag & drop. Se non aggiungete nulla, verrà mostrata una copertina standard.

Cliccare quindi su "Creare" per andare al passaggio successivo 

Per creare un ordine del giorno, sarà necessario aggiungere i punti dell'ordine del giorno e i documenti. Per farlo: 

1. Inserire il titolo per primo punto dell'ordine del giorno e premere "Invio" 
2. Sotto il punto dell'ordine appena create, modificare i dettagli del punto e salvare. 
3. Promemoria di pubblicazione: Tramite l'icona della campanella in basso a sinistra dell'ordine del giorno, accanto al tasto per pubblicare, e' possibile impostare un promemoria per gli editori della riunione per pubblicare l'ordine del giorno nella data selezionata. In quella data, gli editori riceveranno un'email con un promemoria per pubblicare la riunione.  

È possibile modificare l'ordine del giorno tutte le volte che sia necessario, è bene poi ricordarsi di salvare le modifiche effettuate e pubblicare di nuovo. 

Se volete risparmiare tempo nell'organizzazione di riunioni ricorrenti, è possibile clonare una riunione esistente. 

Per farlo:  

1. Scegliere una riunione
2. Aprire l'ordine del giorno
3. Cliccare sull'icona in alto a destra della pagina 
4. Confermare la clonazione
5. Si aprirà la pagina dei dettagli della riunione clonata, e sarà possibile impostarla  
6. Ricordarsi di cambiare il titolo della riunione e anche la data 

I modelli predefiniti sono molto utili se si creano spesso delle riunioni con la medesima struttura dell'ordine del giorno. 

Per creare un modello predefinito: 

1. Andare nell'ordine del giorno della riunione 
2. Cliccare sull'icona con i tre puntini in alto a destra della pagina 
3. Cliccare sull'icona "Creare un modello" 
4. Inserire un titolo del modello predefinito 
5. Cliccare sul tasto "Creare un modello" 

Per utilizzare un modello predefinito: 

1. Dopo aver annunciato una nuova riunione,
2. Scegliere uno dei modelli creati e cliccarci sopra

Se si crea una riunione per sbaglio o se è necessario cancellare una riunione, bisognerà: 

1. Andare nei dettagli o nell'ordine del giorno della riunione 
2. Cliccare sull'icona con i tre puntini in alto a destra della pagina 
3. Cliccare sull'icona del cestino (''Cancellare riunione'')
4. Confermare la cancellazione

Come creare un ordine del giorno in PDF?

1. Andare nell'ordine del giorno della riunione 
2. Cliccare sull'icona in basso nella pagina 
3. Automaticamente inizierà il download del PDF nel vostro browser. (È possibile che vi venga chiesto il permesso per scaricare dal vostro browser). 

Come creare un meeting book in PDF?

Il meeting book include i dettagli della riunione, l'ordine del giorno e i documenti.
Se avete bisogno di tenere un registro digitale di tutti i meeting book, potete: 

1. Andare nell'ordine del giorno della riunione 
2. Cliccare sull'icona in basso alla pagina 
3. Automaticamente inizierà il download del PDF nel vostro browser. (È possibile che vi venga richiesto il permesso per il download nel vostro browser). Può essere necessario un po' di tempo, dipenderà dalla quantità dei documenti nell'ordine del giorno.