In questo articolo imparerete come:
Creare una riunione
- Creare una riunione,
- Creare l'ordine del giorno,
- Clonare una riunione,
- Creare e utilizzare modelli predefiniti,
- Cancellare una riunione.
Ordine del giorno & meeting book
- Creare un ordine del giorno in PDF,
- Creare un meeting book in PDF.
Creare una riunione
Scegliere il tipo di riunione
Quando si clicca su "Nuova Riunione", e possibile selezionare il tipo di riunione che si vuole organizzare, e si può scegliere tra le seguenti opzioni:
Riunione: Evento nel quale i partecipanti si riuniscono in un luogo definito per partecipare a una riunione e seguire l'ordine del giorno della riunione su Sherpany.
Delibera in via circolare: Evento in cui i Direttori possono approvare virtualmente o fisicamente una delibera circolare tramite Sherpany.
Organizzare una riunione
Dopo aver scelto il tipo di riunione che si vuole creare, vi verrà chiesto di impostare i Dettagli della riunione.
Alcuni campi sono obbligatori
- Titolo della riunione
- Data
- Orario
- Fuso orario
Gli altri campi, anche se non sono obbligatori per creare la riunione, sono altrettanto importanti:
- Partecipanti: è possibile selezionare utenti o gruppi come partecipanti, nonché assegnare chi può o non può modificare la riunione.
- Non-Participanti: è possibile selezionare utenti o gruppi che non parteciperanno alla riunione, ma avranno accesso alla riunione e ai suoi documenti. Anche ai non-partecipanti è possibile assegnare i diritti di modifica della riunione.
- Leader della riunione: è possibile selezionare un utente come Leader della riunione e attivare l'opzione per l'invio del feedback dopo la riunione.
- Luogo
- Conferenza telefonica: è possibile aggiungere un link o un numero di telefono per prendere parte alla chiamata o alla video chiamata, oppure aggiungere un luogo fisico.
- Scopo della riunione: Descrizione dello scopo della riunione.
- Invito personalizzato: è possibile aggiungere un file PDF per allegare un invito navigando nel vostro computer o utilizzato la funzionalità drag & drop. Se non aggiungete nulla, verrà mostrata una copertina standard.
Informazione
Quando si aggiunge un gruppo, è possibile selezionare le autorizzazioni per ogni singolo utente all'interno del gruppo, oppure selezionare le autorizzazioni per l'intero gruppo.
Se non vedi persone o gruppi da aggiungere, controlla la gestione degli utenti per verificare se:
- Gli utenti sono stati creati;
- Gli utenti sono stati assegnati al gruppo corrispondente;
- Fai parte del gruppo corrispondente.
Cliccare quindi su "Creare" per andare al passaggio successivo
Per creare un ordine del giorno, sarà necessario aggiungere i punti dell'ordine del giorno e i documenti. Per farlo:
- Inserire il titolo per primo punto dell'ordine del giorno e premere "Invio"
- Sotto il punto dell'ordine appena create, modificare i dettagli del punto e salvare.
Informazione
Trovate maggiori informazioni relative ai punti dell'ordine del giorno e le autorizzazioni in questo articolo, mentre in questo articolo potete imparare come aggiungere i documenti.
È possibile modificare l'ordine del giorno tutte le volte che sia necessario, è bene poi ricordarsi di salvare le modifiche effettuate e pubblicare di nuovo.
Se volete risparmiare tempo nell'organizzazione di riunioni ricorrenti, è possibile clonare una riunione esistente.
Per farlo:
- Scegliere una riunione
- Aprire l'ordine del giorno
- Cliccare sull'icona in alto a destra della pagina
- Confermare la clonazione
- Si aprirà la pagina dei dettagli della riunione clonata, e sarà possibile impostarla
- Ricordarsi di cambiare il titolo della riunione e anche la data
Attenzione
- Tenere presente che i documenti non verranno clonati nella nuova riunione, compreso l'invito se aggiunto
- Se non si cambia la data della riunione clonata, resterà la data originale; se non si trova la nuova riunione nelle riunioni future, probabilmente sarà possibile trovarla vicino alla riunione originale negli archivi.
I modelli predefiniti sono molto utili se si creano spesso delle riunioni con la medesima struttura dell'ordine del giorno.
Per creare un modello predefinito:
- Andare nell'ordine del giorno della riunione
- Cliccare sull'icona con i tre puntini in alto a destra della pagina
- Cliccare sull'icona "Creare un modello"
- Inserire un titolo del modello predefinito
- Cliccare sul tasto "Creare un modello"
Informazione
I modelli di riunione vengono salvati solo per l'utente che li crea o possono essere creati da riunioni già esistenti. Tuttavia, se diversi redattori devono utilizzare lo stesso modello di riunione, l'amministratore può comunque creare una riunione test e invitare questi redattori. Chiunque abbia i permessi di modifica in una riunione può salvare quella specifica riunione come modello da utilizzare.
Per utilizzare un modello predefinito:
- Dopo aver annunciato una nuova riunione,
- Scegliere uno dei modelli creati e cliccarci sopra
Attenzione
Tenere presente che i documenti non verranno copiati nel nuovo ordine del giornoSe si crea una riunione per sbaglio o se è necessario cancellare una riunione, bisognerà:
- Andare nei dettagli o nell'ordine del giorno della riunione
- Cliccare sull'icona con i tre puntini in alto a destra della pagina
- Cliccare sull'icona del cestino (''Cancellare riunione'')
- Confermare la cancellazione
Attenzione
La cancellazione di una riunione non è reversibile. Se si cancella una riunione per sbaglio, contattare il nostro Customer Happiness team
+41 (0) 44 515 89 60 
support@sherpany.com
Ordine del giorno & Meeting Book
Come creare un ordine del giorno in PDF?
- Andare nell'ordine del giorno della riunione
- Cliccare sull'icona in basso nella pagina
- Automaticamente inizierà il download del PDF nel vostro browser. (È possibile che vi venga chiesto il permesso per scaricare dal vostro browser).
Come creare un meeting book in PDF?
Il meeting book include i dettagli della riunione, l'ordine del giorno e i documenti.
Se avete bisogno di tenere un registro digitale di tutti i meeting book, potete:
- Andare nell'ordine del giorno della riunione
- Cliccare sull'icona in basso alla pagina
- Automaticamente inizierà il download del PDF nel vostro browser. (È possibile che vi venga richiesto il permesso per il download nel vostro browser). Può essere necessario un po' di tempo, dipenderà dalla quantità dei documenti nell'ordine del giorno.