In questo articolo, imparerete
- Come invitare un ospite a una riunione,
- Come gestire gli ospiti nella scheda Ordine del giorno,
- Cosa vedono gli ospiti,
- Come gestire gli utenti ospiti.
Come invitare un ospite a una riunione?
Gli organizzatori di riunioni possono invitare gli ospiti alle riunioni in due modi:
- Impostare gli utenti della propria organizzazione come ospiti: è possibile invitare tutti gli utenti della propria organizzazione che hanno già un account Sherpany selezionando Imposta come ospite dal menu a discesa della scheda Dettagli della riunione e/o durante la creazione di un ordine del giorno.
- Invitare qualsiasi persona come ospite con una licenza Ospite dedicata: qualsiasi persona, indipendentemente dal fatto che abbia o meno un account Sherpany. È possibile invitare questa persona inviando un'e-mail di invito dal menu a discesa della scheda Dettagli riunione o quando si crea un ordine del giorno.
Nota bene
- L'ospite, per impostazione predefinita, non avrà accesso a nessun punto dell'agenda,
- Le persone con licenza Ospite non possono essere aggiunte ai gruppi.
- Una volta creato un account utente con licenza Ospite, questo non apparirà nel menu a tendina Ricerca in altre riunioni. Per ogni nuova riunione, l'organizzatore della riunione dovrà inserire nuovamente l'indirizzo e-mail, insieme al nome e al cognome.
Come gestire gli ospiti nella scheda Ordine del giorno?
- L'organizzatore della riunione può aggiungere una persona come ospite a un singolo punto dell'ordine del giorno tramite il pulsante Aggiungi ospiti. Una volta completato, l'ospite apparirà anche nella scheda Dettagli, indicando il numero di voci dell'agenda accessibili per l'ospite.
- Le voci dell'ordine del giorno con almeno un ospite sono contrassegnate rispettivamente da un'icona (sulla voce del punto chiuso e su quello espanso). Questa icona può essere cliccata per aprire il pop-up e mostrerà i dettagli in un tooltip se ci si passa sopra con il mouse.
- Nel caso in cui l'organizzatore della riunione abbia aggiunto persone alla scheda dei Dettagli, ma non abbia concesso l'accesso ad alcun punto dell'ordine del giorno, verrà visualizzato un avviso (al momento della condivisione/pubblicazione dell'ordine del giorno). Questo dovrebbe aiutare attivamente gli organizzatori di riunioni a evitare errori.
- L'organizzatore della riunione ha la possibilità di aggiungere ospiti a più punti dell'ordine del giorno in una sola volta, utilizzando la relativa azione di massa. L'avviso viene visualizzato non appena viene selezionata almeno una casella di controllo dell'ordine del giorno.
Cosa vedono gli ospiti
Tutti gli ospiti hanno la stessa visualizzazione che hanno tutti gli utenti in modalità di visualizzazione, ma possono vedere solo gli elementi dell'ordine del giorno a cui hanno accesso, compresi i verbali della riunione. Tuttavia, vedono le tempistiche degli altri punti dell'ordine del giorno, il che è utile per il loro contesto quando si uniscono parzialmente alla riunione.
Gli utenti con licenza Guest non hanno accesso alle Attività e decisioni, Biblioteca e Gestione utenti.
Come gestire gli utenti ospiti?
Il gestore degli utenti può vedere gli utenti appena creati nella loro sezione utenti. L'autorizzazione dell'utente sarà contrassegnata come licenza Ospite.
Per tenerne traccia, gli ospiti vengono visualizzati anche nel PDF dell'ordine del giorno, nel PDF del libro di riunione e nel PDF del verbale: Nella panoramica e per ogni punto dell'ordine del giorno a cui hanno accesso.
Informazione
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