In questo articolo si imparerete:
- Qual è la funzione del contributore
- Come richiedere i documenti
- Come sapere se un documento è stato aggiunto da un contributore
Qual è la funzione del contributore?
Con la funzione Contributore, l'Amministratore deve solo inserire l'indirizzo e-mail del partecipante o di un utente non appartenente a Sherpany, per raccogliere i documenti richiesti. Il contributore riceverà una notifica via e-mail che aprirà una pagina web in cui potrà trascinare e rilasciare i propri documenti. In questo modo, i documenti faranno parte dell'ordine del giorno. Niente più scambio di e-mail. L'amministratore può rinominare i documenti o limitare l'accesso ad altri partecipanti specifici prima di pubblicare l'ordine del giorno.
Come richiedere i documenti?
Quando l'ordine del giorno è pronto, ma servono documenti di supporto da parte di diversi membri, è necessario:
- Selezionare il punto dell'ordine del giorno in cui caricare il documento.
- Cliccare sul pulsante "Richiedi documento" e digitare l'indirizzo e-mail del contributore o selezionare un membro esistente. Se si sta richiedendo un file ad un utente della stessa sala di Sherpany, è possibile filtrare in base al nome. In caso contrario, è necessario aggiungere l'indirizzo e-mail.
- Cliccare su "Inviare la richiesta" e digitare il messaggio obbligatorio da inviare ai contributori.
In che modo può un collaboratore caricare un documento?
Il collaboratore riceverà la richiesta di caricare un documento al suo indirizzo email. L'oggetto dell'email ricevuta sarà il seguente: Le è stato richiesto di caricare materiale per Nome Riunione.
Il collaboratore potrà caricare il documento cliccando su Carica Materiale; in questo modo si aprirà la pagina di Richiesta Materiale Riunione dove potrà facilmente trascinare o caricare il documento richiesto. Una volta caricato, il documento sarà immediatamente visibile nella Riunione.
Come sapere se un documento è stato aggiunto da un contributore?
Una volta che il contributore avrà caricato il documento, questo verrà visualizzato nel punto dell'ordine del giorno per il quale è stato richiesto. Sulla riga del documento comparirà un'annotazione che indica che il documento è stato caricato da un contributore e il nome di quest'ultimo.