In questo articolo si imparerete:
- Qual è la funzione del contributore
- Come richiedere i documenti
- Come sapere se un documento è stato aggiunto da un contributore
Qual è la funzione del contributore ?
Con la funzione Contributore, l'Amministratore deve solo inserire l'indirizzo e-mail del partecipante o di un utente non appartenente a Sherpany, per raccogliere i documenti richiesti. Il contributore riceverà una notifica via e-mail che aprirà una pagina web in cui potrà trascinare e rilasciare i propri documenti. In questo modo, i documenti faranno parte dell'ordine del giorno. Niente più scambio di e-mail. L'amministratore può rinominare i documenti o limitare l'accesso ad altri partecipanti specifici prima di pubblicare l'ordine del giorno.
Come richiedere i documenti ?
Quando l'ordine del giorno è pronto, ma servono documenti di supporto da parte di diversi membri, è necessario:
- Selezionare il punto dell'ordine del giorno in cui caricare il documento.
- Cliccare sul pulsante "Richiedi documento" e digitare l'indirizzo e-mail del contributore o selezionare un membro esistente. Se si sta richiedendo un file ad un utente della stessa sala di Sherpany, è possibile filtrare in base al nome. In caso contrario, è necessario aggiungere l'indirizzo e-mail.
- Cliccare su "Inviare la richiesta" e digitare il messaggio obbligatorio da inviare ai contributori.
In che modo può un collaboratore caricare un documento ?
Il collaboratore riceverà la richiesta di caricare un documento al suo indirizzo email. L'oggetto dell'email ricevuta sarà il seguente: Le è stato richiesto di caricare materiale per Nome Riunione.
Il collaboratore potrà caricare il documento cliccando su Carica Materiale; in questo modo si aprirà la pagina di Richiesta Materiale Riunione dove potrà facilmente trascinare o caricare il documento richiesto. Una volta caricato, il documento sarà immediatamente visibile nella Riunione.
Come sapere se un documento è stato aggiunto da un contributore?
Una volta che il contributore avrà caricato il documento, questo verrà visualizzato nel punto dell'ordine del giorno per il quale è stato richiesto. Sulla riga del documento comparirà un'annotazione che indica che il documento è stato caricato da un contributore e il nome di quest'ultimo.