Dans cet article, vous apprendrez :
- Ce qu’est la fonctionnalité de pré-lecture
- Comment l’utiliser en tant qu’organisateur de réunion
- Comment les participants en bénéficient
- Comment la configurer automatiquement
- Qui y a accès
Qu’est-ce que la fonctionnalité de pré-lecture ?
La préparation est essentielle pour des réunions efficaces. La pré-lecture permet aux organisateurs d’indiquer quels documents doivent être lus à l’avance, lesquels seront présentés pendant la réunion et lesquels sont optionnels. Cela aide les participants à utiliser efficacement leur temps de préparation.
Comment l’utiliser en tant qu’organisateur de réunion ?
Pour chaque document joint à un point de l’ordre du jour, vous pouvez l’indiquer comme :
- Nécessite une pré-lecture
- Présenté en réunion
- Lecture optionnelle
Étapes :
- Allez dans le mode Édition.
- Sélectionnez un document joint à un point de l’ordre du jour.
- Utilisez l’indicateur pour définir l’attente de préparation
- Enregistrez vos modifications.
Comment les participants en bénéficient-ils ?
Les participants voient une étiquette jaune pour les documents nécessitant une pré-lecture, et une étiquette grise pour les autres attentes.
Remarque
Un participant est considéré comme pleinement préparé uniquement lorsqu’il marque les documents comme lus ; les ouvrir ne suffit pas.
Comment configurer cette fonctionnalité automatiquement ?
Les organisateurs peuvent définir des paramètres de pré-lecture par défaut pour tous les futurs documents :
- Allez dans Paramètres → Paramètres de réunion → Pré-lecture des documents de réunion
- Choisissez les indicateurs par défaut pour les nouveaux documents.
Ces paramètres s’appliquent à toutes les réunions, quel que soit l’espace.
Qui a accès à cette fonctionnalité ?
Actuellement disponible pour les Sherpany Pioneers (accès anticipé). Bien que les organisateurs soient les principaux à gérer les indicateurs, tous les participants bénéficient de cette fonctionnalité dans leurs réunions.