Comment rédiger et gérer des procès-verbaux ?

Comment rédiger un procès-verbal dans Sherpany ?

Dans Sherpany, le procès-verbal est créé automatiquement, un modèle de procès-verbal en fonction de votre ordre du jour. Vous le trouverez dans le troisième onglet de votre réunion. Le procès-verbal est affiché en vue pleine page : ce que vous écrivez correspond exactement à ce que les participants verront, comme dans un document Word.

Vous pouvez également ajouter des sections de texte libre avant ou après les points de l'ordre du jour, afin de consigner toute information à inclure dans le procès-verbal mais qui n'est pas liée à un point spécifique de l'ordre du jour. Ces sections sont visibles par tous les participants et incluses dans tout PDF exporté.

Présence

Lors de la rédaction du procès-verbal, il faut d'abord définir la présence pour chaque participant à la réunion. Les statuts suivants seront disponibles :

• Présent – le participant était physiquement présent à la réunion
• À distance – le participant était présent à distance à la réunion
• Excusé – le participant a été excusé pour la réunion
• Absent – le participant était absent (non excusé) de la réunion

Par défaut, chaque participant a le statut "Présent". Cliquez sur le statut d'un participant donné pour le modifier.

Procès-verbal

Il suffit d'ajouter le procès-verbal à chaque point de l'ordre du jour et d'utiliser les options de formatage disponibles, comme expliqué dans la section suivante. Outre le texte du procès-verbal ; des décisions, des tâches et des documents peuvent être ajoutés à chaque point de l'ordre du jour.

• Décisions : elles ont une date de révision et leur statut peut passer d'ouvert à révision.
• Tâches : elles ont une date d'échéance et leur statut peut être modifié de "ouvert" à "fait".
• Documents : ils peuvent être ajoutés depuis l'ordre du jour dans le procès-verbal en sélectionnant ou non l'encoche concernée : si elle est sélectionnée, chaque point de l'ordre du jour auquel le document correspond sera mentionné dans la section du procès-verbal tout en respectant la même hiérarchie que dans l'ordre du jour de la réunion. Le document suivra la même logique de niveau de sécurité que dans l'ordre du jour.

Les options de mise en page

La rédaction du procès-verbal est un aspect essentiel de votre processus de réunion. Il est important de souligner que ces procès-verbaux peuvent être ajustés et affinés pour en améliorer la clarté et l'efficacité, en garantissant une expérience d'édition de texte plus dynamique et intuitive.

Dans la section des procès-verbaux, vous pourrez :

• Mettre en gras 
• Mettre en italique
• Créer des listes
• Ajouter des titres
• Souligner
• Surligner
• Aligner votre texte - à gauche, au centre ou à droite
• Ajouter des Alinéas
• Ajouter des images (via le bouton de téléchargement). Pour information, les images doivent être au format jpeg ou png, avec une taille maximale de 100mb.

Comment publier le procès-verbal ?

Lorsque le procès-verbal de la réunion est prêt à être publié, il peut être mis à la disposition de certains participants pour approbation ou de tous les participants. L'option de publication pour les procès-verbaux sont les mêmes que pour une réunion. Cela signifie que le procès-verbal peut - si vous le souhaitez - être publié et approuvé de manière sélective ou être publié immédiatement pour tous les participants. Vous pouvez également notifier les participants que le procès-verbal est disponible.

Comment générer un procès-verbal PDF

Une fois le procès-verbal publié, vous pouvez en extraire une version PDF et/ou l'envoyer pour signature si nécessaire. Cliquez sur l’icône de téléchargement située en haut à droite de l’écran, puis sélectionnez Procès-verbal PDF.

Comment ajuster les en-têtes et les pieds de page dans le PDF du procès-verbal ?

Vous pouvez personnaliser directement l’en-tête et le pied de page de vos procès-verbaux PDF : ajouter des logos, des informations spécifiques ou des éléments de votre identité visuelle. Une fois configurés, l’en-tête et le pied de page sont toujours visibles à l’écran.

Accédez à la section Procès-verbal et cliquez directement sur l’en-tête ou le pied de page dans la vue du procès-verbal. Une fois les textes, la mise en forme et les images ajoutés, n’oubliez pas d’enregistrer vos modifications.

Le procès-verbal peut-il avoir un ordre différent de celui de l'ordre du jour ?

Oui. Les sections du procès-verbal peuvent être réorganisées indépendamment de l'ordre du jour. Cela est utile lorsque les points sont abordés dans un ordre différent de celui prévu, sans devoir modifier l'ordre du jour lui-même.

Pour réorganiser une section, utilisez la poignée à six points située à côté de celle-ci pour la faire glisser à l'emplacement souhaité.

Comment suivre les modifications apportées aux procès-verbaux ?

Vous pouvez suivre toutes les modifications effectuées dans les procès-verbaux :

Comment accéder à l'historique des versions ?

1. Allez dans l'onglet Procès-verbal
2. Cliquez sur le bouton Historique des versions (en haut à droite)
3. Vous accéderez à un mode lecture seule, centré sur la comparaison du contenu.

Comment l'utiliser ?

1. Sélectionnez un point de l'ordre du jour : une frise chronologique des versions s'affiche
2. Cliquez sur une version et vous verrez :

   En vert, le contenu ajouté et en rouge, le contenu supprimé

3. Cliquez sur l'icône ❌ dans le panneau latéral pour quitter l'historique et revenir à l'édition

Qu'est-ce qui est suivi ?

• Modifications de texte (ajout/suppression)
• Mises à jour de mise en forme
• Modifications d'images
• Changements de statut (publié)

Quand une nouvelle version est-elle créée ?

• Si un utilisateur modifie et reste inactif plus de 30 minutes, une version est enregistrée automatiquement
• Si un autre utilisateur commence à modifier, une version est enregistrée immédiatement