Protokoll-Copilot - Microsoft Teams Transkript

Was ist die "Protokoll Copilot - Microsoft Teams Transkript" Funktion?

Die Integration von Microsoft Teams-Transkripten ermöglicht dem Sitzungseditor den Zugriff auf ein vor generiertes Transkript der Microsoft Teams-Videokonferenz, die der Sitzung unterstützt hat.

• In der Sitzung in Sherpany, muss eingestellt sein, dass Microsoft Teams als Telefonkonferenz verwendet wird
• Während der Sitzung haben die Teilnehmer mit dem Transkript des Gesprächs begonnen

Wenn Transkripte für die Videokonferenz verfügbar sind, kann der Nutzer sie in Sherpany, im "Protokoll" Reiter, parallel zu den Protokollen öffnen.

Warum sollte man diese Funktion nutzen?

Das Verfassen von Protokollen ist eine der wichtigsten, aber auch schwierigsten und zeitaufwändigsten Aufgaben bei Sitzungen. Dieser Prozess ist sehr fehleranfällig, und es kann lange dauern, bis sich alle Teilnehmer auf das offizielle Ergebnis der Sitzung einigen.

Ein vollständiges Transkript der Sitzung, das parallel zum Protokoll zur Verfügung steht, kann eine grosse Hilfe sein, um Fehler zu vermeiden, keine wichtigen Details zu vergessen und den Prozess zu beschleunigen.

Zukünftige Verbesserungen dieser Funktion könnten automatisch erstellte Zusammenfassungen, Entscheidungen und Extraktionen von Aktionspunkten umfassen, wodurch der Prozess der Sitzungsprotokolle letztendlich vollständig automatisiert werden kann.

Wie funktioniert es?

Im Bearbeitungsmodus findet der Benutzer in der Registerkarte "Protokolle" oben rechts die Schaltfläche "Transkripte". Die Schaltfläche wird auch dann sichtbar sein, wenn die Funktion nicht aktiv ist, damit diese leicht entdeckt werden kann, die Benutzer über ihre Existenz Bescheid wissen und die Aktivierung anfordern können.

Wenn die Sitzungsprotokolle verfügbar sind, werden sie im Seitenfenster in chronologischer Reihenfolge angezeigt. Es kann mehr als ein Transkript für jede Sitzung geben, wenn z. B. das Transkript während der Besprechung angehalten und neu gestartet wurde.

Wer kann die Transkripte sehen?

Im Bearbeitungsmodus kann der Sitzungsbearbeiter unter "Protokoll" das Transkript abrufen. 

Die Sitzungsteilnehmer, die keine Bearbeitungsberechtigung haben, können nicht auf die Transkripte zugreifen, sodass alle vertraulichen Informationen unzugänglich bleiben, insbesondere für Gastteilnehmer, die nur für einen bestimmten Agendapunkt teilnehmen.

Es werden keine Informationen von Sherpany gespeichert, und alle Zugriffs- und Aufbewahrungsrichtlinien können von Microsoft aus verwaltet werden (weitere Informationen finden Sie hier).

Wer kann diese Funktion nutzen?

Vorerst wird die Funktion für Kunden im Early Access Programm verfügbar sein, auch wenn sie das Microsoft Teams Integration Feature aus dem Digital Champions Bundle nicht aktiviert haben.

Wenn Sie mehr über dieses Programm erfahren möchten, können Sie sich auf dieser Seite informieren oder Ihren Sherpany Key-Account-Manager kontaktieren.

Wie richte ich die Abschriftenfunktion ein?

Um die Funktion "Abschriften" zu nutzen, müssen Sie folgende Schritte ausführen:

1. Fügen Sie Ihren Link MS Teams in den Details des Meetings hinzu, das Sie mitschreiben möchten, 
2. Sobald die Tagesordnung fertig ist und veröffentlicht wurde, treten Sie im Ansichtsmodus von Sherpany dem Meeting über Ihren MS Teams-Link bei,
3. Sobald Sie in MS Teams sind, klicken Sie im 3-Punkte-Menü "Mehr" auf "Aufzeichnen und transkribieren" und wählen "Transkription starten",
4. Wählen Sie die gewünschte Sprache für die Transkription, 
5. Die Transkription wird in MS Teams gestartet.
6. Um die Transkription zu beenden, wählen Sie im gleichen Menü die Option Transkription stoppen.
7. Verlassen Sie die Besprechung in MS Team.
8. Sie können nun die Transkription der Besprechung im Protokollbereich unter der Schaltfläche Transkripte finden!