In diesem Artikel erfahren Sie:
- Was ein digitaler Zirkularbeschluss ist,
- Wie Sie einen digitalen Zirkularbeschluss erstellen,
- Eine Abstimmung beantragen,
- Einen Genehmigungspunkt ändern,
- Verwalten der Ergebnisse.
Was ist ein digitaler Zirkularbeschluss?
Wenn Sie eine Sitzung erstellen, können Sie den Typ "Zirkularbeschluss" auswählen. Digitale Zirkularbeschlüsse werden in der Regel für eine Reihe oder einen einzelnen Beschluss verwendet, der von Vorstandsmitgliedern verabschiedet werden muss, ohne dass eine physische Sitzung erforderlich ist.
Wie erstellt man einen digitalen Zirkularbeschluss?
Beginnen Sie damit, eine neue Sitzung zu erstellen, und wählen Sie "Zirkularbeschluss".
Stellen Sie sicher, dass Sie einen Titel hinzufügen und alle Details der Sitzung ausfüllen.
In der Agenda werden alle neu erstellten Agendapunkte automatisch als Genehmigungspunkte erstellt. Sie können den Vorschlag im Feld "Beschreibung" hinzufügen. In den Details zu diesen Agendapunkt können Sie ebenfalls entscheiden, ob die Teilnehmer sich enthalten oder eine neue Diskussion beantragen können.
Um die Abstimmung zu beantragen, müssen Sie die Agenda mit dem Status "Bereit" publizieren. Nachdem Sie die Agenda als Bereit publizieren erhalten alle Sitzungsteilnehmer eine Benachichtitung, dass ihre Stimmabgabe angefordert wurde. Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie man abstimmt.
Um die "Details" und "Ausschlüsse" des Genehmigungspunktes zu ändern, müssen Sie den Agendapunkt "entsperren".
Information
Nach dem Bearbeiten eines Genehmigungspunkts oder dem Hinzufügen eines neuen Dokuments müssen Sie erneut mit dem Status "Bereit" publizieren.
Der Sitzungsleiter hat die Möglichkeit, das Setup zu bearbeiten - sogar während oder nach der Abstimmung - und ohne dass Stimmen verloren gehen. Sie können den Abstimmungsprozess auch neu starten.
Um weniger Benachrichtigungen zu generieren, wird die Genehmigungs-Benachrichtigung an die Wähler nur versendet, wenn die Abstimmung "vor" der Sitzung aktiviert wurde.
Vorschau der Ergebnisse: Sie finden sie, indem Sie diesen Schritten folgen:
1. Gehen Sie zur Sitzungs-Agenda und klicken Sie auf den Entscheidungspunkt.
2. Unterhalb des jeweiligen Agendapunkts erhalten Sie eine Übersicht über das Abstimmungsergebnis, mit der prozentualen Angabe zu jeder Abstimmung. Sie können auch überprüfen, welche Teilnehmer wofür gestimmt haben, indem Sie auf "Status der Abstimmung" klicken. Wenn es Teilnehmer gibt, die aus irgendeinem Grund nicht abstimmen können, können Sie in ihrem Namen abstimmen:
3. Klicken Sie auf "Status der Abstimmung."
4. Klicken Sie in der Zeile mit dem Namen des Teilnehmers auf das Stiftsymbol
5. Sie können nun die Abstimmung mit einer Begründung hinzufügen und anschließend auf "Stimme abgeben."
Information
Eine E-Mail wird an die Teilnehmer mit der Bestätigung der vom Sitzungsleiter festgelegten Abstimmung gesendet.
Basierend auf diesen Ergebnissen können Sie den Vorschlag entweder "bestätigen" oder "ablehnen". Nachdem Sie die Abstimmung bestätigt oder abgelehnt haben, müssen Sie sie erneut veröffentlichen, damit die Teilnehmer die Ergebnisse der Abstimmung in der Sitzung sehen können.