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Digitaler Zirkularbeschluss

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • Was ein digitaler Zirkularbeschluss ist
  • Wie Sie einen digitalen Zirkularbeschluss erstellen
    • Eine Abstimmung beantragen
    • Einen Genehmigungspunkt ändern
    • Verwalten der Ergebnisse
    • Eine Entscheidung erstellen

Was ist ein digitaler Zirkularbeschluss?

Wenn Sie eine Sitzung erstellen, können Sie den Typ "Zirkularbeschluss" auswählen. Digitale Zirkularbeschlüsse werden in der Regel für eine Reihe oder einen einzelnen Beschluss verwendet, der von den Vorstandsmitgliedern verabschiedet werden muss, ohne dass eine physische Sitzung erforderlich ist.

Wie erstellt man einen digitalen Zirkularbeschluss?

Beginnen Sie damit, eine neue Sitzung zu erstellen, und wählen Sie "Zirkularbeschluss". 

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Titel hinzufügen und alle Details der Sitzung ausfüllen. 

In der Agenda, werden alle neu erstellten Agendapunkte automatisch als Genehmigungspunkte erstellt. Wenn Sie auf den Agendapunkt klicken öffnet sich eine Seitenleiste, in welcher Sie entscheiden können ob Sie einen Genehmigungspunkt mit oder ohne Abstimmung haben möchten. In den Details zu diesem Agendapunkt können Sie ebenfalls entscheiden, ob die Teilnehmer sich enthalten oder eine Diskussion beantragen können

Info: 

Wenn Sie einen Genehmigungspunkt in einer physischen oder Remote Sitzung erstellen möchten, achten Sie bitte darauf, dass Sie in den Details des Genehmigungspunkts das Kontrollkästchen "Abstimmung" aktivieren.

Abstimmung anfordern
Sobald die Agenda und die Details der Sitzung festgelegt sind, können Sie die Teilnehmer zur Abstimmung auffordern. Nur die Teilnehmer einer Sitzung sind berechtigt ihre Stimme abzugeben. Betrachter können nicht abstimmen.



Um die Abstimmung zu beantragen, müssen Sie die Agenda mit dem Status "Bereit" publizieren. Danach können Sie keine Änderungen an der Agenda vornehmen, ohne dass die bereits abgegebenen Stimmen ungültig gemacht werden. Nachdem Sie die Agenda als Bereit publizieren erhalten alle Sitzungsteilnehmer eine Benachrichtigung, dass ihre Stimmabgabe angefordert wurde. 

Ändern eines Genehmigungspunktes
Nachdem Sie die Agenda mit dem Status "Bereit" publiziert haben, wird der Punkt gesperrt, da die Aufforderung zur Abstimmung bereits an die Teilnehmer gesendet wurde.
  • Um die "Details" und "Ausschlüsse" des Genehmigungspunktes zu ändern, müssen Sie den Agendapunkt "entsperren".

  • Wenn Sie dem Agendapunkt Dokumente hinzufügen möchten und bereits mit dem Status "Bereit" publiziert haben, müssen Sie die Agenda erneut im Status "Entwurf" publizieren.

Warnung: 

Nach dem Bearbeiten eines Genehmigungspunkts oder dem Hinzufügen eines neuen Dokuments müssen Sie erneut mit dem Status "Bereit" publizieren. Eine erneute Publizierung mit dem Status "Bereit" macht alle bereits abgegebenen Stimmen ungültig, sofern welche vorhanden sind. 

Die Abstimmung der Teilnehmer wurde auf der Grundlage bestimmter Informationen angefordert. Wenn Sie die Informationen zum Vorschlag hinzufügen oder ändern, sollten die Teilnehmer diese berücksichtigen und erneut abstimmen.

Verwalten Sie das Ergebnis
Sobald die Stimmen abgegeben sind, können Sie die Ergebnisse einsehen. Sie finden sie, indem Sie diese Schritte ausführen:
  1. Rufen Sie die Sitzungsagenda auf, und klicken Sie auf den gewünschten Genehmigungspunkt.
  2. Unter dem jeweiligen Agendapunkt erhalten Sie einen Überblick über das Abstimmungsergebnis mit dem Prozentsatz für jede Stimme. Sie können auch überprüfen, welche Teilnehmer wie abgestimmt haben, indem Sie auf "Abstimmungsstatus anzeigen" klicken.

Wenn einige Teilnehmer aus irgendeinem Grund nicht selber abstimmen können, können Sie in deren Namen abstimmen:

  1. Klicken Sie auf "Abstimmungsstatus anzeigen".
  2. Klicken Sie in der Zeile mit dem Namen des Teilnehmers auf das Stiftsymbol.
  3. Sie müssen nun eine Begründung hinzufügen und dann auf "Bestätigen" klicken.

Info: 

Eine E-Mail mit der Bestätigung der vom Administrator/Editor festgelegten Abstimmung wird an die Teilnehmer verschickt.

Anhand dieser Ergebnisse können Sie den Genehmigungspunkt entweder "Bestätigen" oder "Ablehnen". Sobald Sie die Abstimmung bestätigt oder abgelehnt haben, müssen Sie die Sitzung erneut publizieren, damit die Teilnehmer das Ergebnis der Abstimmung in der Sitzung sehen können.

Erstellen einer Entscheidung
Für Ihre Unternehmensunterlagen können Sie eine Entscheidung basierend auf dem Ergebnis der Abstimmung erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "Entscheidung erstellen" unterhalb des jeweiligen Agendapunkts. Sie werden zum Reiter "Protokoll" weitergeleitet, wo Sie unter "Entscheidung" den endgültigen Beschluss der Abstimmung schreiben können.


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