Dans cet article, vous allez apprendre :
- Qu'est-ce que la « préparation des réunions »,
- Comment Sherpany peut vous aider à préparer vos réunions et pourquoi c'est important,
- Comment fonctionne l'indicateur de préparation des réunions.
Qu'est-ce que la « préparation aux réunions » ?
La préparation adéquate d'une réunion au cours de la phase précédant la réunion est cruciale pour une réunion productive. Cependant, de nombreux participants pourraient ne pas se préparer pas correctement à une réunion, parce qu'ils :
- ne savent pas ce qu'il faut préparer et combien de temps cela prend,
- ne savent pas à quel point ils sont préparés à un moment donné, et par conséquent
- ne savent pas combien de temps il leur faut encore pour être prêts.
Comment Sherpany peut vous aider à vous préparer aux réunions et pourquoi c'est important ?
Chez Sherpany, nous pensons que les tâches que le participant à la réunion doit accomplir pour se préparer correctement sont les suivantes :
- la lecture des commentaires,
- la lecture des documents et
- voter.
Grâce à l'indicateur de préparation de la réunion, les participants pourront se rendre compte des documents qu'ils ont pu manquer ou qu'ils n'ont pas encore lus, ce qui les aidera à se préparer.
D'autre part, les organisateurs de la réunion peuvent mieux préparer la réunion en connaissant le degré de préparation des participants. En fonction de la préparation des participants, les organisteurs de la réunion peuvent, par exemple :
- reporter la réunion ou le sujet,
- demander aux participants de se préparer en envoyant un rappel,
- prévoir du temps pendant la réunion pour que les participants se préparent,
- etc.
Information
Le niveau de préparation de la réunion est anonyme pour chaque participant. Le responsable de la réunion aura accès à une vue d'ensemble qui indique, pour chaque point de l'ordre du jour, combien de participants ont lu le document, voté, lu les commentaires.
Comment fonctionne l'indicateur de préparation aux réunions ?
Le niveau de préparation de la réunion sera affiché avant, pendant et après la réunion pour chaque participant. Ils pourront ainsi le vérifier à nouveau :
- les documents non lus,
- les fils de commentaires non lus et
- les votes.
Votre propre niveau de préparation aux réunions est disponible sur le calendrier des réunions en mode affichage.
Si vous êtes responsable ou organisateur d'une réunion, le niveau de préparation individuel et global est visible à l'intérieur de la réunion.
En cliquant dessus, vous verrez mieux ce qu'il vous reste à faire pour votre préparation individuelle et pour la préparation globale de tous les autres participants.
Information
Les responsables ou organisateurs de réunions peuvent modifier les paramètres permettant de voir le niveau de préparation des autres participants, ou désactiver complètement le niveau de préparation en général.