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Contenu et Outils Externes

Dans cet article, vous apprendrez :

  • De quoi s'agit-il ?
  • Qui peut utiliser la fonction "Contenu et Outils Externes" ?
  • Quelles sont les plateformes externes qui peuvent être intégrées à la fonction "Contenu et Outils Externes" ?
  • Comment ajouter du contenu et des outils externes à un point de l'ordre du jour ?
  • Conseils pour les participants
  • Quelles sont les limitations actuelles ?
  • Comment la fonction "Contenu et Outils Externes" est-elle gérée dans Sherpany?
De quoi s'agit-il ?

La fonction "Contenu et Outils Externes" permet aux organisateurs de réunions d'inclure des pages web et des outils externes dans l'ordre du jour de la réunion, ce qui permet aux participants d'avoir une expérience plus unifiée de la réunion.

Qui peut utiliser la fonction "Contenu et Outils Externes" ?

La fonction Contenu et outils externes est incluse dans l'offre groupée "Extension for Digital Champions", disponible avec les plans " Entreprise " et " Premium ".

En guise d'offre spéciale, nous offrons quatre mois d'accès gratuit à cette fonctionnalité à nos précieux clients qui ne sont pas encore abonnés à ces plans ou à l'offre groupée.

Quelles sont les plateformes externes qui peuvent être intégrées à la fonction "Contenu et Outils Externes" ?

Pour des raisons de sécurité, nous devons limiter l'utilisation aux plateformes qui autorisent l'intégration. La liste suivante contient des exemples de contenus web dont nous autorisons l'intégration.  Tout autre lien peut être utilisé, mais il s'ouvrira dans un nouvel onglet et ne sera pas intégré.

Information  

Vous pouvez demander que de nouveaux domaines soient inclus dans la liste blanche via le portail produit de Sherpany.


Plateformes disponibles pour intégrer un lien :

PlateformeDomaine pour le lien intégré
YouTubehttps://www.youtube.com/
Spotifyhttps://open.spotify.com/
Figmahttps://www.figma.com/
Slidohttps://wall.sli.do/
Loomhttps://www.loom.com/
Mirohttps://miro.com/app/
Mentimeterhttps://www.menti.com/
Drawizehttps://www.drawize.com/
Google Documentshttps://docs.google.com
Google Formshttps://docs.google.com/forms/
Google Mapshttps://www.google.com/maps/
Microsoft 365 for Businesshttps://sharepoint.com/
Officehttps://office.com 
Calendlyhttps://calendly.com 
Vimeohttps://vimeo.com 
Mentimeterhttps://mentimeter.com 
Slido
https://slido.com 
PowerBI
https://app.powerbi.com 

Note :

Vous pouvez demander que de nouveaux domaines soient inclus dans la liste autorisée via le portail Produit de Sherpany.

Comment ajouter du contenu et des outils externes à un point de l'ordre du jour ?
  1. Accédez à votre réunion, modifiez le point de l'ordre du jour et utilisez le bouton "Ajouter un lien" pour créer un lien pour votre contenu externe.
  2. Lorsque vous êtes invité à ajouter un lien, une nouvelle fenêtre apparaît avec un champ de texte dans lequel vous pouvez saisir le lien souhaité.
  3. Allez sur le site web que vous souhaitez partager. Recherchez l'option permettant d'intégrer le lien et copiez-la. Il peut s'agir d'un "lien intégré" ou d'un "code".
  4. Collez le code d'intégration pour l'ajouter à Sherpany et voir un aperçu. 
  5. Écrivez le titre du lien que vous voulez voir dans le point de l'ordre du jour de la réunion, puis cliquez sur "Ajouter". 

À titre d'exemple, voici comment intégrer une vidéo YouTube:

Accédez à la vidéo YouTube que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur le bouton "Partager" situé sous la vidéo.
3. Cliquez sur le bouton "Intégrer" qui apparaît dans les options de partage.
4. Copiez le code d'intégration qui apparaît dans la boîte de dialogue.

Conseils pour les participants

Mode Présentation :
L'utilisation de liens externes est compatible avec l'utilisation du mode présentateur, les participants étant positionnés dans le contenu lié lorsque le présentateur le sélectionne. Cependant, chaque participant a le contrôle de ce qui se passe à l'intérieur de chaque élément intégré, puisqu'il ne s'agit pas d'une session de partage d'écran.

Commentaires :
Les participants peuvent commenter les liens externes, mais ils ne peuvent pas les situer à un endroit précis du contenu, car il s'agit d'un contenu dynamique.

Comment ouvrir un nouvel onglet et maximiser l'affichage intégré :
Pour ouvrir le contenu intégré dans un nouvel onglet, veuillez cliquer sur l'icône située dans le coin supérieur droit de l'écran ou, si le rendu du contenu ne fonctionne pas, vous pouvez ouvrir le contenu dans un autre onglet du navigateur en cliquant sur l'option "cliquer ici pour ouvrir dans un nouvel onglet".

Comment maximiser la vue intégrée :
Pour maximiser l'affichage intégré ou l'ouvrir dans un nouvel onglet, veuillez cliquer sur l'icône située dans le coin inférieur gauche - Si le rendu du contenu ne fonctionne pas, l'utilisateur peut toujours ouvrir le contenu dans un autre onglet du navigateur, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous :

Vous pouvez ensuite revenir à la vue minimisée en cliquant à nouveau sur la même icône. Cela ouvrira l'ordre du jour et réduira l'objet incorporé.

Quelles sont les limitations actuelles ?
  • Les utilisateurs doivent avoir accès à ce contenu à partir d'un navigateur extérieur à Sherpany, afin de pouvoir le restituer à l'intérieur de Sherpany.
  • Il ne peut pas fonctionner en mode hors ligne. 
  • l n'est pas possible de garantir que le contenu restera inchangé au fil du temps.
  • Il n'est pas possible de faire des annotations à l'intérieur du contenu.
  • Il n'est pas possible de localiser des commentaires sur des points précis du contenu.
  • Si l'affichage du contenu ne fonctionne pas, l'utilisateur peut toujours ouvrir le contenu dans un autre onglet du navigateur.
  • Cette fonction est disponible sous iOS, mais pas sous Windows ou Android.
  • Nous disposons d'une liste autorisée de sites web qui peuvent être intégrés (voir la liste ci-dessus), mais nous pouvons en ajouter d'autres sur demande si l'effort en vaut la peine.
Comment la fonction "Contenus et outils externes" est-elle gérée dans Sherpany?

La fonction "Contenu et Outils Externes" est conçue pour être gérée de la même façon que les documents dans Sherpany. Les utilisateurs peuvent lier le contenu et les outils externes de la même manière qu'ils téléchargeraient un document, les organiser et les lister dans l'ordre du jour de la réunion de la même manière qu'un document de réunion, et les rendre dans la vue de la réunion de la même manière qu'un document de réunion.

Si vous rencontrez des problèmes

Tous les contenus ne peuvent pas être intégrés dans Sherpany. Parfois, la page web ajoutée par le biais d'un lien présente des caractéristiques spécifiques qui l'empêchent d'être intégrée. Il peut s'agir d'une page complètement noire, d'un message de refus de connexion ou d'autres contenus inattendus, en fonction de la plateforme que l'on tente de relier.

Lorsque vous êtes confronté à ce type de comportement, suivez les étapes suivantes pour comprendre ce que vous pouvez faire pour que cela fonctionne.

Le domaine n'est pas sur liste blanche :

Vérifiez que le domaine URL que vous transmettez provient de l'un des domaines figurant sur la liste blanche dans la session ci-dessus, "Quelles sont les plates-formes externes disponibles pour être intégrées avec la fonctionnalité de contenu et d'outils externes ?"

Si le domaine n'est pas présent, vous verrez probablement le message de cette image. Cela signifie que le contenu ne peut pas être intégré, mais que vous pouvez toujours l'utiliser. Les participants à la réunion verront le même message et pourront ouvrir le contenu dans un nouvel onglet en cliquant sur le lien fourni.

Le domaine est inscrit sur la liste blanche, mais vous recevez un message de refus :

Le domaine de l'URL que vous transmettez provient d'un des domaines de la liste blanche de la session ci-dessus "Quelles sont les plateformes externes disponibles pour être intégrées avec la fonction de contenu et d'outils externes", mais vous n'atteignez pas le contenu prévu.

Cela peut être dû au fait que vous copiez l'URL depuis la barre d'adresse du navigateur et que vous la collez dans Sherpany, ce que certaines plateformes n'autorisent pas. Dans la plateforme que vous essayez d'utiliser, vous devez rechercher une option de partage avec une option d'intégration. Vous trouverez peut-être un lien ou un bloc de code à copier. Vous pouvez utiliser l'un ou l'autre dans Sherpany.

Exemple avec Excel

  1. Cliquez sur le menu Fichier en haut à gauche
  2. Cliquez sur Partager
  3. Cliquez sur Incorporer
  4. Choisissez les paramètres de votre choix
  5. Copiez tout le bloc de code dans la zone de texte en bas à gauche.

Vous obtenez une page noire ou une page de connexion :

Cela signifie que vous n'êtes pas authentifié sur la page de destination. Vous pouvez résoudre ce problème en vous rendant sur la page de destination dans un nouvel onglet et en vous authentifiant. Vous ne pouvez pas le faire à partir de cette fenêtre, car le site de destination l'empêche. 

Il se peut également que vous ne soyez pas censé y avoir accès, mais que les participants y aient accès. Assurez-vous simplement qu'ils y ont accès et qu'ils savent qu'ils doivent s'authentifier sur la page de destination.

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