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Résolution par voie de circulaire

Dans cet article, vous apprendrez :

  • Qu'est-ce que la résolution circulaire numérique 
  • Comment créer une réunion sur la résolution circulaire numérique
    • Demander un vote
    • Modifier un élément d'approbation
    • Gérer les résultats
    • Créer une décision

Qu'est-ce que la résolution circulaire numérique ? (RCN)

Lorsque vous créez une réunion, vous pouvez choisir le type de résolution circulaire numérique. Les RCN sont généralement utilisées pour une série ou une seule résolution qui doit être adoptée par les membres du conseil d'administration, sans qu'une réunion physique soit nécessaire.

Comment créer une résolution circulaire numérique ?

Commencez par créer une nouvelle réunion à partir de votre compte, et choisissez Résolution circulaire. 

Assurez-vous d'ajouter un titre et de remplir tous les détails de la réunion. 

Dans l'agenda, lorsque vous ajouterez le sujet du point, il s'agira automatiquement d'un point d'approbation. Vous pouvez ajouter la proposition dans le champ "Proposition/Remarques". Dans les détails de ce point de l'ordre du jour, vous pouvez décider si les participants peuvent s'abstenir ou demander une discussion.

Info: 

Si vous souhaitez créer un élément d'approbation dans une réunion physique ou une conférence, vous devrez vous assurer de cocher la case "Vote" dans les détails du type d'approbation.

Demander un vote
Une fois l'ordre du jour et les détails de la réunion fixés, vous pouvez demander le vote aux participants. Seuls les participants à une réunion ont le droit de voter. Les spectateurs ne peuvent pas voter. Vous pouvez trouver la liste des membres qui peuvent voter et ceux qui ne le peuvent pas, en cliquant sur le point, puis sur "Permissions". 

Pour demander le vote, vous devez publier l'ordre du jour avec le statut "Prêt". Après cela, vous ne pourrez plus apporter de modifications à l'ordre du jour sans invalider les votes, s'il y en a. Les participants recevront une notification les informant que leur vote a été demandé. Lisez cet article pour savoir comment voter.

Modifier un élément d'approbation
Après avoir publié l'ordre du jour avec le statut "Prêt", le point sera verrouillé, car la demande de vote aura déjà été envoyée aux participants.
  • Pour modifier les "détails" et les "autorisations" de l'élément d'approbation, vous devez "déverrouiller" l'élément à partir de la page de détails.

  • Si vous voulez ajouter des documents au point de l'ordre du jour, et que vous avez déjà publié avec le statut "Prêt", vous devrez publier à nouveau avec le statut "Brouillon". 

Attention: 

Après avoir modifié un élément d'approbation ou ajouté un nouveau document, vous devrez publier à nouveau avec le statut "Prêt". Une nouvelle publication avec le statut "Prêt" invalidera tous les votes, s'il y en a. 

Le vote des participants a été demandé sur la base de certaines informations. Si vous ajoutez ou modifiez ces informations dans la proposition, les participants doivent en tenir compte et voter à nouveau.

Gérer les résultats
Une fois les votes effectués, vous pouvez consulter les résultats. Vous pouvez les trouver en suivant ces étapes :
  1. Allez à l'ordre du jour de la réunion, et cliquez sur le point de décision. 
  2. Un panneau latéral s'ouvre, cliquez sur "Résultat".
    Vous aurez ici un aperçu du résultat du vote, avec le pourcentage pour chaque vote. Vous pouvez également vérifier quels participants ont voté quoi, en cliquant dans la section "Statut du résultat".

Si, pour une raison quelconque, certains participants ne peuvent pas voter, vous pouvez voter en leur nom :

  1. Dans le même panneau latéral de "Résultat", cliquez sur "Statut du résultat".
  2. A côté du nom du participant, cliquez sur le statut "Pending".
  3. Vous devez maintenant ajouter une justification, puis cliquer sur "Confirmer".

Info: 

Un courriel sera envoyé aux participants avec la confirmation du vote établi par l'éditeur de la réunion.

Sur la base de ces résultats, vous pouvez soit "confirmer", soit "rejeter" la proposition. Une fois que vous avez confirmé ou rejeté le vote, vous devrez publier à nouveau, afin que les participants puissent voir les résultats du vote lors de la réunion. 

Prendre une décision
Pour les dossiers de l'entreprise, vous pouvez créer une décision basée sur le résultat du vote. Vous pouvez le faire en cliquant sur "Créer une décision", à partir de la page "Résultats". Vous serez redirigé vers la page Procès-verbal, où vous pourrez inscrire, sous "Décision", la résolution finale du vote.


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