Dans cet article, vous allez apprendre :
Comment créer un utilisateur
- Les étapes pour créer un utilisateur,
- La différence entre les utilisateurs des modèles ouverts et fermés.
Comment éditer le profil d'un utilisateur déjà existant
- Les étapes pour modifier les informations des autres utilisateurs.
Comment créer un utilisateur ?
Dans la section Utilisateurs, vous avez une vue d'ensemble de tous les utilisateurs qui font partie de votre espace.
Pour ajouter de nouveaux utilisateurs, veuillez suivre ces étapes :
- Cliquez sur "+Ajouter un utilisateur" pour créer et inviter un nouvel utilisateur.
- Saisissez l'adresse électronique du nouvel utilisateur,
- Veuillez remplir tous les champs obligatoires, indiqués par un astérisque.
- Décidez du rôle de cet utilisateur dans la salle.
- Ajouter l'utilisateur à un ou plusieurs groupes :
Vous avez la possibilité d’ajouter des utilisateurs à des groupes. Les groupes sont des ensembles de personnes qui assistent souvent aux mêmes réunions ou collaborent régulièrement. Ils permettent d’ajouter facilement tous les membres à une réunion en une seule fois, en plus des autres participants.
- "Envoyer l'invitation" ou "Créer et inviter plus tard" : vous pouvez décider d'inviter un utilisateur immédiatement ou de le sauvegarder comme brouillon et d'envoyer l'invitation plus tard. Si vous cliquez sur "Inviter", le nouvel utilisateur recevra un courriel avec un lien vers accepter l'invitation.
Le Modèle Ouvertpermet à tous les utilisateurs d'une salle de créer et de modifier des réunions, et de voir toutes les personnes présentes dans la salle.
- Utilisateur : organisateur de réunions pour des réunions spécifiques, et uniquement pour les groupes dont il fait partie.
- Utilisateur + Gestion des groupes : Organisateur de réunions et gestionnaire de bibliothèque pour les groupes dont il fait partie. Il peut également gérer les groupes auxquels il appartient.
- Utilisateur + Gestion des utilisateurs : Organisateur de réunions et gestionnaire de bibliothèque pour les groupes dont il fait partie. Ils peuvent aussi gérer les groupes auxquels ils appartiennent. Ils peuvent de plus gérer les utilisateurs.
- Rapports d'organisation + Gestion des groupes + Gestion des utilisateurs : Cet utilisateur n'a pas accès à une salle individuelle, il gère Sherpany au niveau de l'organisation, et gère les utilisateurs et les rapports.
- Licence visiteurs : Cet utilisateur peut être externe et invité à une réunion ou à des éléments spécifiques. Il ne peut accéder qu'aux éléments auxquels il a été invité, peut accéder au Topic Hub et soumettre des sujets, ne peut pas accéder à la bibliothèque, ne peut pas créer ou modifier des réunions.
Dans le Modèle Fermé, les utilisateurs sont divisés en deux catégories : ceux qui peuvent créer et modifier des réunions et ceux qui ne peuvent que les visualiser.
- Utilisateur avec des autorisations restreintes : Participant à une réunion sans droits d'édition. Cet utilisateur peut prendre part à des réunions, mais pas les créer ni les modifier.
- Utilisateur : organisateur de réunions pour des réunions spécifiques, et uniquement pour les groupes dont il fait partie.
- Assistant : connecté à un utilisateur ou à un utilisateur disposant d'autorisations restreintes. Il a accès aux notes et documents personnels de l'utilisateur connecté.
- Utilisateur + Gestion des groupes : Organisateur de réunions et gestionnaire de bibliothèque pour les groupes auxquels il appartient. Il peut également gérer les groupes auxquels il appartient.
- Utilisateur + Gestion des utilisateurs : Organisateur de réunions et gestionnaire de bibliothèque pour les groupes auxquels il appartient. Ils peuvent aussi gérer les groupes auxquels ils appartiennent. Ils peuvent également gérer les utilisateurs.
- Utilisateur + Gestion des utilisateurs + Accéder à tout le contenu : Organisateur de réunions et gestionnaire de bibliothèque pour les groupes auxquels il appartient. Ils peuvent également gérer les groupes auxquels ils appartiennent. Ils peuvent gérer les utilisateurs et ont accès à tout le contenu.
- Rapports d'organisation + Gestion des groupes + Gestion des utilisateurs : Cet utilisateur n'a pas accès à une salle individuelle, il gère Sherpany au niveau de l'organisation et gère les utilisateurs et les rapports.
- Licence visiteurs : Cet utilisateur peut être externe et invité à une réunion ou à des éléments spécifiques. Il ne peut accéder qu'aux éléments auxquels il a été invité, peut accéder au Topic Hub et soumettre des sujets, ne peut pas accéder à la bibliothèque, ne peut pas créer ou modifier des réunions.
Comment éditer le profil d'un utilisateur déjà existant ?
Depuis la section utilisateurs, vous pouvez aussi éditer les informations des autres utilisateurs.
Pour ce faire, vous n'avez qu'à :
- Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez modifier, un panneau latéral apparaît.
- Cliquez sur l'icône crayon en haut à gauche de la section,
- Faites les changements désirés,
- Séléctionnez "Sauvegarder" pour garder les changements.
Astuce de notre équipe de support
Nous vous recommandons toujours d'avoir deux utilisateurs qui peuvent gérer les utilisateurs dans vos salles. Pour des raisons de sécurité, le gestionnaire des utilisateurs est le seul à pouvoir modifier les informations d'un autre utilisateur. Toutefois, il ne peut pas modifier ses propres informations. Le fait d'avoir deux utilisateurs qui peuvent gérer les utilisateurs est la meilleure façon de s'assurer, au cas où l'un d'entre eux devrait mettre à jour ses informations, qu'il sera en mesure de le faire.
Pour plus de conseils sur la gestion des réunions, rejoignez notre programme d'ambassadeurs à l'intérieur de l'application.
Attention :
- Vous pouvez modifier vos informations personnelles dans "Paramètres", puis en cliquant sur "Profil". Vous ne pouvez pas modifier votre rôle dans une salle, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone. Un autre utilisateur gestionnaire de la même salle devra le faire pour vous.