Dans cet article, vous allez apprendre :
- Ce que peuvent faire les assistants,
- Comment attribuer un assistant à un utilisateur,
- Comment travailler en tant qu'assistant.
Que peuvent faire les assistants ?
Un assistant est un utilisateur qui a accès à toutes les réunions et à tous les documents auxquels l'utilisateur assisté est affecté.
Vous pouvez considérer un assistant comme une « copie » d'un utilisateur. C'est comme si vous partagiez le même compte, mais avec la sécurité de deux connexions individuelles.
Toute action effectuée par l'assistant apparaît comme provenant de l'utilisateur assisté. Cela inclut les annotations sur les documents, les commentaires ou les sujets soumis au Topic Hub. L'assistant reçoit également les mêmes notifications par courriel que l'utilisateur assisté.
Un assistant peut :
- Voir toutes les réunions et tous les documents qui sont partagés avec l'utilisateur assisté,
- Annoter des documents au nom de l'utilisateur assisté. Les annotations faites par un assistant sont traitées comme si elles avaient été faites par l'utilisateur assisté,
- Créer des sujets dans le Topic Hub au nom de l'utilisateur assisté,
- Consulter les tâches et les décisions assignées à l'utilisateur assisté dans le module « tâches et décisions »,
- Télécharger des documents de la bibliothèque au nom de l'utilisateur assisté.
Un assistant ne peut pas :
- Participer à une réunion ou faire une présentation lors d'une réunion,
- Procéder à un vote au nom de l'utilisateur assisté. Seul l'utilisateur réel peut voter,
- Signer le procès-verbal à la place de la personne assisté.
Comment attribuer un assistant à un utilisateur ?
Tout d'abord, vérifiez que vous pouvez attribuer un assistant à un utilisateur :
- Vous êtes dans une salle qui utilise le modèle de permission Closed. Conseil : si votre salle a des utilisateurs avec des permissions restreintes, vous êtes dans un modèle de permission Closed. En savoir plus sur les modèles Closed et Open.
- L'utilisateur est actif : l'utilisateur à qui vous voulez assigner un assistant a accepté l'invitation à Sherpany.
- L'utilisateur a la bonne permission. Il y a actuellement deux types de permissions pour lesquelles des assistants peuvent être assignés :
- Utilisateur avec des permissions restreintes,
- Utilisateur (les assistants auront accès au mode de "visualisation". Ils ne pourront pas créer ou modifier des réunions au nom de cet utilisateur.).
Ensuite, pour attribuer un assistant à un utilisateur :
- Ouvrez l'utilisateur et allez à la dernière section intitulée « Assistants »,
- Deux options s'offrent alors à vous :
- Dans le menu déroulant, vous verrez les assistants qui sont déjà dans la salle. Pour affecter un assistant existant, cliquez sur l'assistant que vous souhaitez ajouter. L'assistant apparaît alors dans la section « Assistants ». À partir de là, vous pouvez ouvrir l'assistant pour voir ses détails d'utilisateur et supprimer à nouveau l'assistant de cet utilisateur.
- Si vous souhaitez ajouter un nouvel assistant, choisissez « Nouvel assistant ». Vous serez alors guidé dans la création d'un nouvel utilisateur doté d'une autorisation d'assistant.
Information
- Un utilisateur peut avoir plusieurs assistants,
- Un assistant peut assister plusieurs utilisateurs,
- Si un assistant n'assiste qu'un seul utilisateur, la suppression de l'assistant de cet utilisateur entraînera la suppression de l'assistant de la salle.
Travailler comme assistant
En tant qu'assistant, vous pouvez assister plusieurs utilisateurs dans une même salle. Vous pouvez passer d'un utilisateur à l'autre dans le menu déroulant du menu principal ou dans le sélecteur de salle.
Vous pouvez passer d'un utilisateur à l'autre en cliquant sur le menu déroulant situé sous le sélecteur de salle.
Si vous vous trouvez dans plusieurs salles, vous pouvez également passer d'une salle à l'autre et choisir un utilisateur pour vous aider en ouvrant le sélecteur de salle en haut à gauche.