Rôles des utilisateurs

Qu'est-ce qu'une organisation, un groupe, une salle ?

• Une organisation est essentiellement l'entreprise qui a signé un contrat avec Sherpany. Une organisation peut avoir plusieurs espaces.
• Une salle de réunion est un ''objet'' autonome, séparé dans la base de données. Cet espace se compose de réunions, de documents, de la bibliothèque, de tâches et de décisions, de la gestion des groupes et des utilisateurs. Les données ne peuvent pas être partagées entre les espaces. Cependant, un utilisateur peut faire partie de plusieurs espaces.
• Un groupe se compose d'un ou plusieurs utilisateurs au sein d'une même salle et possède un nom, une couleur et un maximum de trois initiales. Comparables à une liste de distribution dans une application de messagerie, les groupes permettent de définir de manière plus efficace et plus sûre un certain nombre d'utilisateurs, par exemple les participants à une réunion.

Les différents rôles :

• Administrateur
• Super Administrateur
• Éditeur
• Éditeur Gestionnaire de groupe
• Membre
• Assistant

Administrateur

Un utilisateur ayant le rôle d'administrateur a accès à l'ensemble de la salle sans avoir besoin de faire partie d'un groupe. Cet utilisateur peut voir toutes les réunions, documents, groupes, utilisateurs et peut créer, lire, mettre à jour et supprimer des réunions, documents, groupes et utilisateurs. Un administrateur ne voit pas les annotations des autres utilisateurs dans la salle. Un administrateur peut créer des annotations personnelles sur tous les documents auxquels il a accès en utilisant les interfaces des membres. 

Super Administrateur (Super Admin)

Un super administrateur a accès au Portail administrateur. Ils peuvent créer, modifier et supprimer des utilisateurs et des groupes, accéder aux sections Rapports et Factures.

Editeur 

Un éditeur a un accès restreint dans la salle et ne voit donc que les réunions et les documents de la bibliothèque du ou des groupes auxquels il est affecté. Un éditeur a la possibilité de créer, lire, modifier et supprimer des réunions et des documents dans la bibliothèque pour les groupes auxquels il est assigné. Un éditeur peut créer des annotations personnelles sur tous les documents auxquels il a accès en utilisant l'interface membre.

Editeur / Gestionnaire de groupe 

L'éditeur/gestionnaire de groupe peut créer des groupes et être défini comme gestionnaire de groupe. Il peut affecter des membres aux groupes dont il est le propriétaire. Il peut également retirer des membres des groupes dont il est le propriétaire. Il peut créer des réunions pour les groupes qu'ils possèdent. De plus, il peut télécharger des documents dans la bibliothèque pour les groupes dont il est propriétaire. Un éditeur peut créer des annotations personnelles sur tous les documents auxquels il a accès en utilisant l'interface membre.

Membre

Un membre a un accès restreint dans une salle et ne voit donc que les réunions et les documents de la bibliothèque du ou des groupes auxquels il est affecté. Un membre a un accès en lecture seule et ne peut donc pas créer, modifier ou supprimer des réunions ou leur contenu. Un membre peut créer des annotations et des commentaires personnels sur tous les documents auxquels il a accès et peut utiliser le mode présentateur lorsqu'il est défini comme participant à une réunion.

Assistant(e)

Un(e) assistant(e) est toujours attaché(e) à un membre et a les mêmes droits d'accès que le membre dans cette salle, c'est-à-dire qu'il/elle a droit aux mêmes groupes, réunions et documents dans une réunion. De plus, un(e) assistant(e) voit les annotations personnelles du membre auquel il/(elle) est rattaché(e). Les annotations ajoutées par l'assistant(e) sont également accessibles par le membre auquel l'assistant est rattaché.

Meeting Leader 

Tout membre/participant peut être désigné comme responsable de la réunion. Le sélecteur de responsable de réunion permet aux organisateurs de réunions de sélectionner l'un des participants comme responsable de la réunion. La liste déroulante Meeting Leader n'apparaîtra que si au moins un participant a été ajouté. Le responsable de la réunion sera marqué respectivement sur la liste des participants dans la vue des participants, le procès-verbal et tous les PDF de Sherpany (tels que l'agenda, le livre de réunion, le procès-verbal).

Les fonctionnalités disponibles pour chaque rôle

Outre les différentes autorisations de visualisation pour les différents rôles d'utilisateur, il existe pareillement différentes fonctionnalités pour chaque rôle.