In questo articolo, imparerete:
- Cosa possono fare gli utenti col ruolo di assistente,
- Come si assegna un assistente a un utente,
- Lavorare come assistente
Cosa possono fare gli utenti col ruolo di assistente?
Un assistente è un utente che ha accesso a tutte le riunioni e a tutti i documenti a cui ha accesso anche l'utente a cui è assegnato.
Potete pensare al ruolo di assistente come a una "copia" di un utente. È come se un account fosse condiviso, ma con la sicurezza di due login separati.
Qualsiasi azione dell'assistente, apparirà anche sul profilo dell'utente assistito. Ciò include le note sui documenti, i commenti, o gli argomenti aggiunti nel Topic Hub. L'assistente riceve inoltre le stesse notifiche via email dell'utente a cui è assegnato.
Un assistente può:
- Vedere tutte le riunioni e tutti i documenti che sono stati condivisi con l'utente assistito;
- Annotare documenti a nome dell'utente assistito. Le annotazioni fatte da un assistente saranno visualizzate come se fossero state fatte dall'utente assistito;
- Creare argomenti nel Topic Hub a nome dell'utente assistito;
- Visualizzare le Attività & Decisioni dell'utente assistito nella sezione dedicata,
- Caricare documenti nella biblioteca a nome dell'utente assistito.
Un assistente non può:
- Partecipare a una riunione o presentare in una riunione;
- Votare a nome dell'utente assistito. Solo l'utente stesso potrà votare;
- Firmare un verbale a nome dell'utente assistito.
Come si assegna un assistente a un utente?
Per prima cosa, verificate che siete abilitati ad assegnare un assistente a un utente:
- Siete in una sala di tipo Closed Model. Consiglio: se la vostra sala ha utenti con autorizzazioni limitate, allora siete in una sala di tipo Closed Model. Potete saperne di più sulle sale Closed e Open Model leggendo sul nostro Centro di Supporto.
- L'utente è attivo: l'utente a cui volete assegnare un assistente ha già accettato l'invito di accesso a Sherpany.
- L'utente ha le autorizzazioni giuste. Ci sono due tipologie di utenti a cui possono essere assegnati degli assistenti:
- gli utenti con autorizzazioni limitate,
- gli utenti (gli assistenti, in questo caso, avranno accesso alla modalità "Visualizza". Non potranno creare o modificare riunioni a loro nome).
Una volta verificati questi punti, per assegnare un assistente a un utente:
- Aprite la pagina dell'utente e scrollate fino alla sezione “Assistenti”,
- A questo punto, avete due opzioni:
- Nel menù a tendina, vedrete gli assistenti presenti nella sala. Per assegnare un assistente già esistente, basterà cliccare sul nome dell'assistente che volete assegnare. L'assistente apparirà nella sezione "Assistenti" del profilo utente. Da qui, potrete aprire le informazioni dell'assistente per visualizzare i dettagli utente e cancellare eventualmente l'assistente assegnato all'utente selezionato.
- Qualora voleste aggiungere un nuovo assistente, cliccate su “Nuovo assistente”. In questo caso, sarete guidati per procedere con la creazione di un nuovo utente con il ruolo di assistente.
Informazioni
- Un utente può avere più assistenti,
- Un assistente può assistere più utenti,
- Qualora un assistente fosse assegnato solo a un utente, nel caso in cui questo utente venisse eliminato dalla sala, sarà automaticamente eliminato anche l'assistente assegnato.
Lavorare come assistente
Come assistente, potete assistere più di un utente della vostra sala. Potete cambiare l'utente che dovete assistere selezionando il nome dell'utente nel menù a tendina sotto alla sezione del selezionatore di sala.
Qualora foste presenti in più sale, potete anche cambiare tra le diverse sale e selezionare l'utente che dovete assistere aprendo la sezione del selezionatore di sala in alto a sinistra.