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Vorab-Lesekennzeichen

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • was die Funktion der Vorab-Lesezeichen ist,
  • wie man die Funktion "Vorablesen" als Organisator verwendet,
  • wie Sie die Vorablesefunktion als Teilnehmer nutzen können,
  • wie Sie die Standardeinstellung für Dokumente einrichten,
  • wer Zugriff auf diese Funktion hat.

Was ist das Merkmal "Vorablesen"?

Vorbereitung ist der Schlüssel zu einer guten Sitzung. Gut vorbereitete Teilnehmer, die die Sitzungsunterlagen im Vorfeld gründlich durchgelesen haben, tragen wesentlich zu reibungslosen Diskussionen und einer effektiveren Entscheidungsfindung während der Sitzungen bei. Für vielbeschäftigte Führungskräfte, die mit mehreren Sitzungen und Verantwortlichkeiten jonglieren, kann es jedoch eine Herausforderung sein, Zeit für eine gründliche Vorbereitung zu finden.

Unsere Funktion "Vorab-Lesekennzeichen" löst diese Herausforderung, indem sie klare, gezielte Hinweise darauf gibt, welche Dokumente eine Vorbereitung erfordern und welche nicht, so dass die Teilnehmer ihre Vorbereitungszeit effizienter und effektiver einteilen können.

Wie kann ich als Organisator einer Sitzung die Funktion zur Kennzeichnung der Vorablesung nutzen?

Kennzeichnung eines Dokuments als "Muss vorab gelesen werden", "Wird in der Sitzung vorgestellt" oder "Kann gelesen werden".

Als Organisator einer Sitzung können Sie nun jedes angehängte Dokument als Agendapunkt kennzeichnen. So können Sie angeben, ob ein Dokument vorab gelesen werden muss, ob es während der Sitzung präsentiert wird oder ob es ein optionales Dokument zum Lesen für die Teilnehmer ist, die zusätzliche Einblicke in das Thema erhalten möchten.

Gehen Sie folgendermassen vor:

  1. Gehen Sie in den Bearbeitungsmodus,
  2. Wählen Sie ein Dokument aus, das an Ihren Agendapunkt angehängt ist,
  3. Sie finden einen Indikator (Symbol in der Dokumentenzeile) für Dokumente, die bei der Vorbereitung der Sitzung vorgelesen werden müssen, in der Sitzung präsentiert werden oder optional zu lesen sind,
  4. Sie können jedes Dokument bearbeiten und die Erwartungen für die Vorbereitung festlegen.

Wie nutzt man als Teilnehmer einer Sitzung die Funktion der Vorab-Lesekennzeichnung?

Auf der Teilnehmerseite werden Dokumente, die vorab gelesen werden müssen, mit einem gelben Etikett gekennzeichnet (andere Vorbereitungserwartungen sind mit einem grauen Etikett versehen), so dass die Teilnehmer leicht erkennen können, auf welche Materialien sie sich konzentrieren müssen.

Bitte beachten Sie, dass der Vorbereitungsgrad nur die Dokumente berücksichtigt, die als "Muss vorgelesen werden" gekennzeichnet sind, damit die Anzeige der fehlenden Dokumente und der Prozentsatz der Vollständigkeit berücksichtigt werden kann. Um als vollständig vorbereitet zu gelten, müssen die Teilnehmer die Dokumente ausdrücklich als gelesen markieren - das Öffnen der Dokumente allein reicht nicht aus.

Wie lässt sich diese Funktion in den automatischen Einstellungen einrichten?

Als Organisator einer Sitzung haben Sie die Möglichkeit, die Standardeinstellungen für alle neuen Dokumente, die Sie in die Agenda der Sitzung hochladen, anzupassen. Um die Standardeinstellungen für Dokumente zu konfigurieren, führen Sie folgende einfache Schritte aus:

  1. Gehen Sie zu Ihren Einstellungen,
  2. Wählen Sie "Einstellungen für Sitzungen",
  3. Wählen Sie "Vorlesen von Besprechungsdokumenten".

Mit der Funktion zum Vorlesen von Besprechungsdokumenten können Sie die Standardeinstellungen für jedes Dokument festlegen, das Sie in eine Sitzung hochladen. Diese benutzerdefinierten Einstellungen gelten für alle Ihre zukünftigen Sitzungen, unabhängig davon, auf welchen Raum Sie Zugriff haben.

Wer hat Zugang zu dieser Funktion?

Diese Funktion steht derzeit ausschliesslich Sherpany-Pionieren für einen frühen Zugang zur Verfügung. Obwohl der Zugang in erster Linie den Organisatoren von Sitzungen gewährt wird, können alle Teilnehmer der jeweiligen Sitzungen unabhängig von ihrem Pioneer-Status in vollem Umfang von der Funktion "Vorab-Lesezeichen" profitieren.

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