In questo articolo, imparerete:
- Che cos'è la “preparazione alle riunioni”,
- Come Sherpany può aiutarvi con la “Preparazione alle riunioni” e perché è importante,
- Come funziona l'indicatore di preparazione alle riunioni.
Che cos'è la “preparazione alle riunioni”?
L'adeguata preparazione di una riunione durante la fase pre-riunione è fondamentale per una riunione produttiva. Tuttavia, molti partecipanti possono non prepararsi adeguatamente per una riunione, perché:
- non sanno cosa preparare e quanto tempo ci vuole,
- non sanno quanto sono preparati al momento, e quindi
- non sanno quanto tempo hanno bisogno per essere preparati.
In che modo Sherpany può aiutarvi nella “preparazione alle riunioni” e perché è importante?
In Sherpany riteniamo che le attività che il partecipante alla riunione deve svolgere per prepararsi adeguatamente siano:
- lettura dei commenti,
- lettura dei documenti
- votazioni.
Grazie all'indicatore di preparazione alla riunione, i partecipanti potranno rendersi conto di quali documenti potrebbero essersi persi o non aver ancora letto, il che li aiuterà a prepararsi.
D'altra parte, condividendo la preparazione dei partecipanti, i responsabili della riunione possono preparare meglio la riunione. A seconda della preparazione dei partecipanti, i responsabili della riunione possono, ad esempio:
- rinviare la riunione o l'argomento,
- chiedere ai partecipanti di prepararsi inviando un promemoria,
- programmare un tempo durante la riunione per la preparazione dei partecipanti,
- ecc.
Informazione
Il livello di preparazione alla riunione è anonimo per ogni partecipante. Il responsabile della riunione avrà accesso a una panoramica che mostra, per ogni punto all'ordine del giorno, quanti partecipanti hanno letto il documento, votato, letto i commenti.
Come funziona l'indicatore di preparazione alle riunioni?
Il livello di preparazione alla riunione sarà mostrato prima, durante e dopo la riunione per ogni partecipante. I partecipanti potranno ricontrollare:
- documenti non letti,
- discussioni sui commenti non letti e
- votazioni.
Il proprio livello di preparazione alle riunioni è disponibile sul calendario delle riunioni in modalità di visualizzazione.
Se siete un leader o un organizzatore di riunioni, il livello di preparazione individuale e generale è visibile all'interno della riunione.
Cliccando lì, si può vedere meglio ciò che resta da fare per la propria preparazione individuale e per la preparazione generale di tutti gli altri partecipanti.
Informazione
I responsabili o gli organizzatori delle riunioni possono modificare le impostazioni di chi può vedere quanto sono preparati gli altri partecipanti, oppure disattivare completamente il livello di preparazione generale.