Dans cet article, vous apprendrez :
- Comment créer et assigner une tâche ou une décision
- Comment assurer le suivi des tâches et les décisions
- Comment changer le statut d'une tâche ou d'une décision
- Comment suivre les changements d'une tâche ou d'une décision
- Comment importer une tâche précédemment créée dans une nouvelle réunion
Comment créer et assigner une tâche ou une décision ?
Pendant une réunion, tout en rédigeant le procès-verbal, il est possible de créer et assigner des tâches et des décisions.
- Dans l'onglet "Procès-verbal", sélectionnez un point de l'ordre du jour
- Cliquez sur "Ajouter une décision" ou "Ajouter une tâche".
- Remplissez les champs : 1. Décision prise ; 2. Date de révision ; 3. Destinataire / Destinataires / Groupes (Seulement pour les tâches) ;
- Sauvegarder.
Comment assurer le suivi des tâches et les décisions ?
Vous pouvez avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches et décisions dans votre salle pour un meilleur suivi.
Elle est disponible sous la page "Tâches et décisions".
Vous pouvez passer de la ''vue tâches'' à la ''vue décision'' :
Vous pouvez trier les tâches et les décisions par :
- Date d'échéance
- Statut
Les chercher par :
- Description
Les filtrer par :
- Groupes
- Destinataire
- Statut
- Réunions
- Est en retard (uniquement dans les tâches)
- À des remarques (uniquement dans les tâches)
Comment changer le statut d'une tâche ou d'une décision ?
Vous pouvez modifier le statut d'une tâche ou d'une décision à partir de la vue d'ensemble. Cliquez sur ''Modifier'' pour mettre à jour le statut. Un nouveau dialogue apparaît.
La deuxième option pour modifier le statut d'une tâche ou d'une décision est de le faire directement à partir du procès-verbal de la réunion en cliquant sur le menu déroulant du statut.
Astuce
Vous pouvez accéder directement au procès-verbal en cliquant sur le nom de la réunion sous la tâche ou la décision.
Comment suivre les modifications d'une tâche ou d'une décision ?
La vue divisée
Vous trouverez dans la section Tâches et Décisions, une liste des tâches et des décisions disponibles, avec un filtrage étendu et la possibilité d'ouvrir le détail d'une tâche sur le côté et de modifier ses détails directement.
Pour comprendre l'historique complet d'une tâche ou d'une décision, vous trouverez un journal des actions de la tâche dans l'écran de détails.
Attention
Seules les tâches et les décisions qui ont été publiées avec le statut "prêt" apparaîtront sur les listes de tâches et de décisions pour les administrateurs/éditeurs et les membres.
Comment importer des tâches précédemment créées dans une nouvelle réunion
Pour mieux suivre le statut des tâches assignées lors de réunions antérieures, vous avez la possibilité de joindre ces tâches à un point de l'ordre du jour d'une réunion à venir.
1. Dans l'onglet "Agenda", sélectionnez un point de l'ordre du jour.
2. Cliquez sur "Importer des tâches". 
3. Sélectionnez les tâches que vous souhaitez revoir dans le cadre de la réunion à venir.
Une fois que les tâches sont attachées au point de l'agenda. Vous avez la possibilité de changer le statut d'une tâche et laisser une remarque
Information
Pour les tâches ou les décisions qui contiennent une mise à jour écrite avec le dernier changement de statut, Sherpany affichera une petite icône sur la ligne pour informer les utilisateurs des changements. Grâce à cet indice visuel, les utilisateurs gagneront du temps en vérifiant quelles tâches contiennent effectivement une mise à jour écrite et lesquelles n'en contiennent pas.
Modifier le nom de la tâche, le destinataire ou la date d'échéance en cas de changement.
Visualisez l'historique de la tâche en vérifiant les détails complets.
Recommandation
Sherpany recommande d'assurer le suivi des actions dans la mesure du possible de manière asynchrone dans le cadre de la préparation de la réunion individuelle et de ne discuter/réviser les tâches que pendant la réunion, lorsqu'il est réellement nécessaire d'en discuter.