Dans cet article, vous allez apprendre :
- Qu'est-ce qu'un point de l'ordre du jour ?
- Comment créer et modifier un point et un sous-point,
- Quels sont les types de points de l'ordre du jour,
- Que sont les autorisations d'agenda (exclusions)
Qu'est-ce qu'un point de l'ordre du jour ?
Les points de l'ordre du jour sont les principaux éléments de l'ordre du jour de la réunion. Ils sont numérotés et à chaque point correspond une durée et une heure. Il existe cinq types de points, qui seront décrits plus en détail ci-dessous.
Créer un point
Après avoir créé la réunion, la première étape consiste à créer un point de l'ordre du jour. Pour ce faire, tapez le titre dans l'espace "Tapez le point de l'ordre du jour et appuyez sur la touche "entrée" ou "tabulation" qui apparaît dans l'ordre du jour. Le numéro du point sera automatiquement défini.
Astuce de votre équipe de support
Essayez de formuler le point de votre ordre du jour sous forme de question ! Il s'agit d'une technique puissante qui suscite l'intérêt des participants, encourage la pensée critique et oriente la conversation vers l'atteinte d'objectifs communs.
❌ N'écrivez pas : "Question budgétaire"
✅ Posez une question précise telle que : "Comment pouvons-nous réduire les dépenses de 100 000 $ d'ici à la fin de l'année ?"
Cette approche suscite la curiosité et clarifie l'objectif de la réunion, ce qui conduit finalement à des discussions plus productives.
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Pour créer un sous-élément :
- Déplacez le curseur sur le point de l'ordre du jour
- Cliquez sur l'icône '+'.
- Tapez le titre du sous-point
Modifier un point
Si vous cliquez sur le point de l'ordre du jour, un panneau latéral apparaîtra. Vous y trouverez tous les détails. Pour chaque modification, n'oubliez pas de sélectionner "Enregistrer" en bas de la page.
Dans cette section, vous pouvez :
- Modifier le titre
- Ajouter une proposition/des remarques
- Définir le type
- Ajouter un présentateur
- Modifier la durée
- Ajouter vous-même les documents
- Demander des documents pour ce point à d'autres personnes pour ce point
- Gérer les permissions de l'ordre du jour
- Saisir un présentateur
- Modifier la durée
Actions groupées : Vous pouvez également modifier le type ou la durée d'un point de l'agenda - ou en supprimer -, en sélectionnant à gauche le/le point de l'agenda. Un panneau apparaît alors en haut de l'écran. Vous pouvez aussi sélectionner plus d'un élément en même temps.
Vous pouvez passer d'un sous-élément à un élément principal en le faisant glisser vers la gauche. Pour revenir à un sous-élément, faites-le glisser vers la droite.
Attention :
Pour que les modifications soient visibles par les participants à la réunion, n'oubliez pas de cliquer sur Publier. Si vous ne souhaitez pas encore que certains membres voient ces modifications, vous pouvez les exclure de la publication sélective.
Pour supprimer un élément, placez le curseur sur l'élément de l'agenda et cliquez sur l'icône de la poubelle.
Quels sont les types de points à l'ordre du jour ?
Vous pouvez choisir entre cinq types de points d'ordre du jour :
- Information : Choisissez ce point pour soulever un nouveau sujet ou partager des informations au cours de la réunion.
- Approbation : Pour demander un vote sur un sujet aux participants de la réunion. Lorsque vous choisissez un élément d'approbation, vous avez la possibilité de sélectionner "Vote" ou non. Si vous voulez en savoir plus sur le système de vote, vous pouvez lire cet article.
- Discussion : Pour lancer une discussion sur un sujet ou soulever un problème.
- Workshop : Choisissez cet élément pour une activité ou une tâche à accomplir pendant la réunion.
- Organisationnel : Pour des informations pratiques sur l'organisation de la réunion (par exemple, les pauses).
Que sont les autorisations d'agenda (exclusions)
- Les nouveaux utilisateurs ajoutés à la réunion auront accès à tous les points de l'ordre du jour, même si des autorisations personnalisées ont été définies pour d'autres utilisateurs dans la réunion.
- Si un utilisateur est exclu d'un point de l'ordre du jour principal, il sera automatiquement exclu d'un point secondaire de l'ordre du jour. Cela sera également clairement affiché dans l'interface d'autorisation personnalisée et ne changera pas si la fonctionnalité de glisser-déposer est utilisée, sauf s'il est déplacé d'un point de l'ordre du jour moins restreint à un point de l'ordre du jour plus restreint.
- Si l'utilisateur est exclu d'un point de l'ordre du jour, ou d'un ou plusieurs sous-points, il sera automatiquement exclu du ou des documents associés à ces points, et cette exclusion sera indiquée dans l'interface.
Information
Les autorisations d'accès à l'ordre du jour permettent de donner accès à un point spécifique de l'ordre du jour à certains participants de la réunion seulement. Vous pouvez définir des permissions en excluant des participants. Pour ce faire, développez le point de l'ordre du jour concerné et cliquez sur le bouton "Gérer les exclusions" sur la droite pour sélectionner les participants. Le participant sélectionné aura accès à la réunion, mais pas au point de l'ordre du jour correspondant (ni aux documents liés).