In diesem Artikel erfahren Sie:
- Was verstehen wir unter "Sitzungsvorbereitung",
- Wie kann Sherpany Ihnen bei der Sitzungsvorbereitung helfen und warum ist das wichtig,
- Wie funktioniert der Indikator zur Vorbereitung.
Was verstehen wir unter "Sitzungsvorbereitung"?
In der Phase vor der Sitzung, ist die richtige Vorbereitung auf eine Sitzung, entscheidend für eine produktive Sitzung. Viele Teilnehmer können sich jedoch nicht richtig auf eine Sitzung vorbereiten, weil sie:
- nicht wissen, was sie vorbereiten müssen und wie lange das dauert,
- nicht wissen, wie gut sie schon vorbereitet sind, und daher
- nicht wissen, wie viel mehr Zeit sie noch brauchen, bis sie für die Sitzung vorbereitet sind.
Wie kann Sherpany Ihnen bei der Sitzungsvorbereitung helfen und warum ist das wichtig?
Bei Sherpany sind wir der Meinung, dass die Teilnehmer einer Sitzung die folgenden Aufgaben erledigen müssen, um sich richtig vorzubereiten:
- Lesen von Kommentaren,
- Lesen von Dokumenten und
- Abstimmungen.
Mithilfe des Indikators zur Vorbereitung der Sitzungen können die Teilnehmer erkennen, welche Dokumente sie möglicherweise übersehen oder noch nicht gelesen haben, was ihnen bei der Vorbereitung hilft.
Umgekehrt können die Sitzungsleiter die Sitzung besser vorbereiten, da diese anhand der Vorbereitungsstufe sehen können, wie gut die Teilnehmer vorbereitet sind. Abhängig von der Vorbereitung der Teilnehmer können die Sitzungsleiter zum Beispiel:
- die Sitzung oder das Thema verschieben,
- die Teilnehmer durch Zusendung einer Erinnerung auffordern, sich vorzubereiten,
- für die Teilnehmer Zeit zur Vorbereitung während der Sitzung einplanen,
- etc.
Information
Der Status der Sitzungsvorbereitung ist für jeden Teilnehmer anonym. Die Sitzungsleitung hat Zugang zu einer Übersicht, die für jeden Agendapunkt anzeigt, wie viele Teilnehmer das Dokument gelesen, abgestimmt und die Kommentare gelesen haben.
Wie funktioniert der Indikator zur Vorbereitung?
Der Stand der Vorbereitung auf die Sitzung wird vor, während und nach der Sitzung für jeden Teilnehmer angezeigt. Die Teilnehmer können dabei folgendes nachprüfen:
- ungelesene Dokumente,
- ungelesene Kommentare zu Themen und
- Abstimmungen.
Ihre eigene Vorbereitungsstufe ist im Sitzungskalender im Ansichtsmodus verfügbar.
Wenn Sie Leiter oder Organisator eines Meetings sind, werden sowohl der individuelle als auch der allgemeine Vorbereitungsgrad innerhalb des Meetings sichtbar.
Wenn Sie darauf klicken, können Sie besser sehen, was für Ihre individuelle Vorbereitung als auch was für die Teilnehmer noch zu erledigen ist.
Information
Sitzungsleiter oder Sitzungsorganisatoren können die Einstellungen dafür ändern, wer sehen kann, wie gut die anderen Teilnehmer vorbereitet sind, oder allgemeinen den Vorbereitungsindikator komplett ausschalten.