Dans cet article, vous apprendrez comment :
- Ajouter un sujet,
- Modifier un sujet,
- Attribuer des participants et des invités à un sujet,
- Cloner des sujets,
- Supprimer des sujets,
- Planifier des sujets,
- Retirer un sujet planifié d'un ordre du jour.
Ajouter un sujet
- Cliquez sur le bouton « + Nouveau sujet ».
- Complétez les informations demandées.
- Cliquez sur Enregistrer.
Plus d'informations sur les champs :
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre de l'élément de l'agenda | Entrez le nom du sujet. |
| Date de la réunion | Proposez une date de réunion ou laissez vide. |
| Durée en min. | Sélectionnez la durée du sujet. |
| Demandeur | La personne ayant créé le sujet. Affiché comme information pour les éditeurs/membres sur l'agenda. |
| Responsable de l'élément | Personne en charge ou présentant le sujet lors de la réunion. |
| Au nom de | Si ajouté au nom de quelqu'un, cette personne est affichée comme demandeur dans la vue de l'agenda. |
| Du groupe | Sélectionnez le groupe/département dont provient le sujet. |
| Vers le groupe | Sélectionnez le groupe/département auquel le sujet est destiné. |
| Type de l'élément de l'agenda | Sélectionnez le type d'élément de l'agenda. |
| Description | Écrivez un résumé du sujet, y compris l'objectif et toute préparation requise de la part des participants. |
| Documents | Joindre des documents au sujet. Les documents peuvent aussi être attachés après la planification. |
| Notes | Ajoutez toute information pertinente pour l'organisation de la réunion (par exemple, documents manquants). |
| Participants & Invités | Attribuez des utilisateurs et invités lors de la création du sujet. Les invités qui ne sont pas déjà dans la réunion auront accès uniquement à ce sujet. |
Modifier un sujet
Les sujets d'éléments de l'agenda peuvent être modifiés par l'auteur du sujet ainsi que les éditeurs des groupes « demandés par » et « demandés à » tant que le sujet a le statut « Ouvert ».
- Sélectionnez un ou plusieurs sujets.
- Ajustez les champs nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer.
Attribuer des participants et invités à un sujet
- Lors de la création ou modification d'un sujet, faites défiler jusqu'à la section Participants & Invités.
- Ajoutez les noms des utilisateurs qui doivent avoir accès à ce sujet spécifique.
- Une fois le sujet planifié, ceux qui ne sont pas déjà dans la réunion seront ajoutés comme invités, avec un accès uniquement à cet élément de l'agenda.
Note : Si les utilisateurs assignés sont déjà des participants à la réunion, ils auront automatiquement accès au nouveau sujet.
Cloner des sujets
Sélectionnez un ou plusieurs sujets.
Cliquez sur Cloner.
Supprimer des sujets
Les sujets d'éléments de l'agenda peuvent être supprimés par l'auteur ou les éditeurs des groupes « demandés par » et « demandés à » tant que le sujet est « Ouvert ».
Sélectionnez un ou plusieurs sujets.
Cliquez sur Supprimer.
Confirmez la suppression.
Information
Lorsqu’un sujet planifié est supprimé de l’ordre du jour d’une réunion, il ne repasse au statut "Ouvert" dans le backlog du Topic Hub que si cette action est effectuée avant le début de la réunion (selon la date et l’heure définies dans les détails de la réunion). Une fois la réunion commencée, le sujet supprimé reste au statut "Planifié" jusqu’à la fin de la réunion, moment auquel il passe automatiquement au statut "Fermé", sans jamais revenir à l’état "Ouvert".
Planifier des sujets
Les sujets ne peuvent être planifiés que pour des réunions déjà publiées.
Sélectionnez un ou plusieurs sujets ouverts.
Cliquez sur Planifier.
Sélectionnez une réunion.
Cliquez sur Planifier.
Note : Les utilisateurs assignés qui ne sont pas participants à la réunion seront ajoutés comme invités uniquement pour ce sujet.
Comment retirer un élément de l'agenda planifié d'une réunion ?
Allez dans l'agenda de la réunion.
Cliquez sur l'icône de la poubelle à côté du sujet.
Confirmez la suppression.
Après suppression, le sujet réapparaîtra comme « Ouvert » dans le Topic Hub.
Questions fréquentes et réponses
Il n'est pas possible de modifier des sujets dans le Topic Hub qui ont déjà été planifiés pour une réunion. Seuls les sujets avec le statut « Ouvert » peuvent être modifiés.
Non, les modifications apportées à l'ordre du jour d'une réunion ne sont pas répercutées dans le Topic Hub, car il n'existe actuellement aucune synchronisation entre les deux espaces.
Cependant, si un sujet planifié est supprimé de l'ordre du jour, il ne retournera au statut "Ouvert" dans le backlog du Topic Hub que si cette action est effectuée avant le début de la réunion (selon la date et l’heure indiquées dans les détails de la réunion).
Une fois la réunion commencée, le sujet supprimé restera au statut "Planifié" jusqu’à la fin de la réunion, moment où il passera automatiquement à "Fermé" — sans revenir à "Ouvert".
Des documents PDF et Microsoft Office peuvent être ajoutés.
Si un sujet que vous avez créé est planifié, vous recevrez une notification et son statut passera à « Planifié ».
Il n'y a pas de limite de temps pour ajouter un sujet. Tant que le statut est « Ouvert », vous pouvez continuer à modifier et ajouter des documents.