In questo articolo, imparerete come:
- Aggiungere un argomento;
- Modificare un argomento;
- Assegnare partecipanti e ospiti a un argomento;
- Clonare argomenti;
- Eliminare argomenti;
- Programmare gli argomenti;
- Rimuovere un argomento programmato in un ordine del giorno.
Aggiungere un argomento
- Cliccate sul tasto "+ Nuovo argomento"
- Compilate le informazioni richieste
- Cliccate su "Salva".
Informazioni aggiuntive sui campi da compilare:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Titolo del punto dell'ordine del giorno | Inserite il nome dell'argomento. |
| Data riunione | Proponete un giorno per la riunione o lasciate il campo vuoto. |
| Durata (in min.) | Selezionate la durata di discussione dell'argomento. |
| Richiedente | Si tratta della persona che ha creato l'argomento. Informazione utile per gli editori/partecipanti dell'ordine del giorno. |
| Responsabile del punto dell'ordine del giorno | Si tratta della persona incaricata di presentare l'argomento durante la riunione. |
| Per conto di | Se aggiunto per conto di qualcuno, quella persona sarà indicata come richiedente nella visualizzazione dell'ordine del giorno. |
| Da gruppo | Selezionate il gruppo/reparto da cui è stato proposto l'argomento. |
| A gruppo | Selezionate il gruppo/reparto a cui è indirizzato l'argomento. |
| Tipo di punto dell'ordine del giorno | Selezionate il tipo di punto dell'ordine del giorno. |
| Descrizione | Write a summary of the topic, including the goal and any preparation required from participants. |
| Documenti | Attach documents to the topic. Documents can be attached after scheduling as well. |
| Note | Add any relevant information for the meeting organisation (e.g. missing docs). |
| Partecipanti & Ospiti | Assign users and guests during topic creation. Guests not already in the meeting will have access to this topic only. |
Modificare un argomento
Gli argomenti dei punti all'ordine del giorno possono essere modificati dall'autore dell'argomento e dai gestori dei gruppi “richiesto da” e “richiesto a”, purché l'argomento abbia lo stato “Aperto”.
- Selezionate uno o più argomenti
- Compilate i campi necessari
- Cliccate su "Salva".
Assegnare partecipanti e ospiti a un argomento
- Durante la creazione o la modifica di un argomento, scorrere fino alla sezione Partecipanti e ospiti
- Aggiungere i nomi degli utenti che devono avere accesso a questo argomento specifico
- Una volta programmato l'argomento, coloro che non sono già presenti alla riunione saranno aggiunti come ospiti, con accesso solo a quel punto dell'ordine del giorno.
Nota: Se gli utenti assegnati sono già partecipanti alla riunione, avranno automaticamente accesso al nuovo argomento.
Clonare argomenti
Selezionate uno o più argomenti
Cliccate su "Clona".
Eliminare argomenti
Gli argomenti dei punti dell'ordine del giorno possono essere cancellati dall'autore o dai gestori dei gruppi “richiesto da” e “richiesto a” finché un argomento è “Aperto”.
Selezionate uno o più argomenti
Cliccate su "Elimina"
Confermate l'eliminazione.
Informazione
Quando un argomento programmato viene rimosso dall'agenda di una riunione, tornerà allo stato “Aperto” nel backlog del Topic Hub solo se questa azione viene eseguita prima dell'inizio della riunione (secondo la data e l'ora definite nei dettagli della riunione). Una volta iniziata la riunione, l'argomento rimosso rimarrà come “Programmato” fino al termine della riunione, e a quel punto passerà automaticamente allo stato "Chiuso" e non tornerà segnalato come “Aperto”.
Programmare gli argomenti
Gli argomenti possono essere programmati solo per riunioni già pubblicate.
Selezionate uno o più argomenti aperti
Cliccate su "Pianificare"
Selezionate la riunione
Cliccate su "Programmare".
Nota: Gli utenti assegnati che non sono partecipanti alla riunione saranno aggiunti come ospiti solo per l'argomento.
Rimuovere un argomento programmato in un ordine del giorno
Accedete all'ordine del giorno della riunione
Cliccate sull'icona del bidone accanto all'argomento
Confermate l'eliminazione.
Una volta eliminato, l'argomento apparirà nuovamente con stato "Aperto" nel Topic Hub.
Domande frequenti
Non è possibile modificare gli argomenti nel Topic Hub che sono già stati programmati per una riunione. È possibile modificare solo gli argomenti con lo stato “Aperto”.
No, le modifiche apportate all'ordine del giorno della riunione non si riflettono nel Topic Hub, poiché attualmente non esiste una sincronizzazione tra i due spazi.
Tuttavia, se un argomento programmato viene rimosso dall'ordine del giorno, tornerà allo stato “Aperto” nel backlog del Topic Hub solo se questa azione viene eseguita prima dell'inizio della riunione (secondo la data e l'ora specificate nei dettagli della riunione).
Una volta iniziata la riunione, l'argomento rimosso rimarrà “Programmato” fino al termine della riunione, a quel punto passerà automaticamente allo stato "Chiuso", senza tornare ad “Aperto”.
Possono essere aggiunti documenti PDF e quelli in formato Microsoft Office.
Se un argomento creato viene pianificato, si riceverà una notifica e lo stato cambierà in “Pianificato”.
Non c'è un limite di tempo per aggiungere un argomento. Finché lo stato è “Aperto”, è possibile continuare a modificare e allegare documenti.