In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wie man ein Thema erstellt,
- Wie man eine Diskussionsgruppe hinzufügt,
- Wie man ein Thema oder einen Punkt bearbeitet,
- Wer Themen wann einsehen und bearbeiten kann,
- Wie man Teilnehmer und Gäste einem Thema zuweist,
- Wie man ein Thema klont,
- Wie man ein Thema löscht,
- Wie man Punkte für eine Sitzung einplant,
- Wie man ein eingeplantes Thema aus der Agenda entfernt,
- Wie man Ergebnisse der Sitzung anzeigt.
Ein Thema erstellen
Im Topic-Hub ist ein Thema der Container für einen oder mehrere Punkte, die die tatsächlichen Diskussionen darstellen, die in Sitzungen stattfinden werden. Wenn Sie ein neues Thema erstellen, wird dessen erster Punkt automatisch erstellt.
So erstellen Sie ein Thema:
- Klicken Sie auf + Neues Thema.
- Füllen Sie das Formular aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Titel | Name des Themas/ Punktes. |
| Sitzungsdatum | Optional. Schlagen Sie einen Termin vor, an dem das Thema besprochen werden soll. |
| Dauer (Min) | Definieren Sie die Dauer des Themas. |
| Anfragesteller | Die Person, die das Thema erstellt hat. Der Anfragesteller wird zur Information auch für Editoren/Mitglieder auf der Agenda angezeigt. |
| Themenleiter | Die Person, die für das Thema verantwortlich ist oder es an der Sitzung präsentiert. |
| Im Namen von | Wenn Sie ein Thema für jemand anderen hinzufügen, wird diese Person in der Agenda-Ansicht als Antragsteller angezeigt. |
| Anfordernde Gruppe | Gruppe/Abteilung, die den Punkt einreicht (früher "Von Gruppe") |
| Diskussionsgruppe | Für die Überprüfung/Bearbeitung des Themas zuständige Gruppe/Abteilung (zuvor "An Gruppe"). |
| Art des Agendapunktes | Wählen Sie die Art des Agendapunktes aus. |
| Beschreibung | Fassen Sie das Thema zusammen. Wir empfehlen, das Ziel und die erwartete Vorbereitung der Teilnehmer darin zu inkludieren. |
| Dokumente | Fügen Sie relevante Dokumente zu dem Thema hinzu. |
| Notizen | Interne Notizen zur Vorbereitung von Sitzungen (z. B. fehlende Dokumente). |
| Teilnehmer & Gäste | Weisen Sie Benutzer oder Gäste zu und legen Sie fest, ob sie Teilnehmer oder Betrachter sind. |
Information
Änderungen an Themen mit dem Status "Offen" werden automatisch gespeichert. Sie müssen nach jeder Bearbeitung nicht auf „Speichern“ klicken.
Sie können ein Thema auch als "Entwurf" speichern. In diesem Fall muss die Änderung manuell gespeichert werden, und das Thema steht erst nach der Übermittlung für die Planung zur Verfügung.
Wie fügt man eine Diskussionsgruppe hinzu?
Mit dem Knopf "Diskussionsgruppe hinzufügen" können Sie weitere Gruppen hinzufügen, die an der Überprüfung oder Vorbereitung eines Punktes mitwirken sollen.
Dadurch können Sie:
bei Bedarf mehrere Ausschüsse einbeziehen,
den Kreis der Personen erweitern, die an dem Punkt mitarbeiten können,
sicherstellen, dass alle Beteiligten vor der Terminplanung Zugriff haben.
Dies ist nützlich, wenn das Thema eine abteilungsübergreifende Koordination erfordert.
Wie bearbeitet man ein Thema oder einen Punkt?
Punkte können bearbeitet werden von:
- von ihrem Ersteller, oder
- den Bearbeitern der anfordernden Gruppe oder der Diskussionsgruppe
solange sich der Punkt im Status "Offen" oder "Entwurf" befindet.
Um dies zu bearbeiten:
- Wählen Sie einen oder mehrere Punkte aus.
- Passen Sie die Felder an.
- Klicken Sie auf Speichern.
Wer kann Themen anzeigen und bearbeiten, und wann??
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Anzeige- und Bearbeitungsrechte nach Benutzertyp und Elementstatus.
| Benutzertyp | Kann es einsehen? | Kann es bearbeiten? | Konditionen |
|---|---|---|---|
| Ersteller des Themas | ✅ Immer | ✅ Entwurf & Offene | - |
| Bearbeiter der Anfragegruppe | ✅ Immer | ✅ Entwurf & Offene | Muss ein Mitglied der anfordernden Gruppe sein, die dem Thema zugewiesen ist. |
| Bearbeiter der Diskussionsgruppe | ✅ Immer | ✅ Entwurf & Offene | Muss ein Mitglied der anfordernden Gruppe sein, die dem Thema zugewiesen ist. |
| Benutzer mit eingeschränkten Rechten (Mitglied einer Anfrage- oder Diskussionsgruppe) | ✅ Themen, die mit ihrer Gruppe verknüpft sind | ✅ Nur offene | Die Sichtbarkeit ist auf Themen aus den Gruppen beschränkt, denen sie angehören. |
| Benutzer mit eingeschränkten Rechten, die über "Personen zum Agendapunkt hinzufügen" hinzugefügt | ✅ Nur dieses Thema | ✅ Nur offene | Als Ersatz für den Einreicher gedacht, falls dieser nicht erreichbar ist |
| Gastbenutzer | ✅ Themen, zu denen sie direkt hinzugefügt werden | ✅ Nur offene (falls über „Personen zum Agendapunkt hinzufügen“ hinzugefügt) | Gäste können keiner Gruppe angehören. Ihr Zugriff folgt derselben Logik wie bei Benutzern mit eingeschränkten Rechten, ist jedoch auf Themen beschränkt, zu denen sie direkt hinzugefügt wurden. |
Statusreferenz
- Entwurf: Das Thema befindet sich derzeit in Bearbeitung und kann noch nicht in den Zeitplan aufgenommen werden. Nur der Ersteller und die Gruppenbearbeiter können ihn einsehen und bearbeiten.
- Offen: Das Thema ist für alle berechtigten Benutzer sichtbar und kann eingeplant werden. Änderungen werden automatisch gespeichert.
- Eingeplant: Das Thema wurde zur Agenda einer Sitzung hinzugefügt. Eine Bearbeitung ist über den Topic-Hub nicht mehr möglich.
- Geschlossen: Das Thema wurde in einer Sitzung besprochen und kann nicht mehr bearbeitet werden.
Wie weist man Teilnehmer und Gäste zu?
- Öffnen Sie den Abschnitt "Teilnehmer & Gäste".
- Fügen Sie Benutzer oder Gäste hinzu.
- Legen Sie fest, ob es sich um Teilnehmer (aktive Rolle) oder Gäste (nur Lesezugriff) handelt.
Zugriffsregeln
Wenn der Punkt geplant ist:
- Benutzer, die bereits an der Sitzung teilnehmen, erhalten automatisch Zugriff.
- Benutzer, die nicht an der Sitzung teilnehmen, werden nur für diesen Punkt als Gäste hinzugefügt.
- Die Teilnehmerkennzeichnung aus dem Topic Hub bleibt erhalten.
Wie klont man Themen?
- Wählen Sie ein oder mehrere Themen aus.
- Klicken Sie auf "Klonen".
Wie kann man Themen löschen?
Themen können gelöscht werden, wenn sich ihre Punkte im Status "Offen" oder "Entwurf" befinden.
Das Löschen ist erlaubt für:
- den Ersteller
- die Bearbeiter der Gruppen "Anfordern" oder "Diskutieren"
Hinweis: Benutzer ohne Zugriff auf alle Inhalte müssen der anfordernden Gruppe angehören, um ein Thema löschen zu können.
To delete:
- Wählen Sie ein oder mehrere Themen aus.
- Klicken Sie auf "Löschen".
- Bestätigen Sie die Löschung.
Wie kann man Punkte für eine Sitzung einplanen?
Themen können nur in Sitzungen eingeplant werden, die schon publiziert wurden.
- Wählen Sie ein oder mehrere offene Themen aus.
- Klicken Sie auf "Einplanen".
- Wählen Sie die gewünschte Sitzung aus.
- Bestätigen Sie die Einplanung.
Zugriffsregeln
- Benutzer, die nicht an der Sitzung teilnehmen, werden nur für diesen Punkt als Gäste hinzugefügt.
- Benutzer, die bereits an der Sitzung teilnehmen, erhalten automatisch Zugriff.
Wie kann man ein eingeplantes Thema aus der Agenda entfernen?
- Gehen Sie auf die Sitzungsagenda.
- Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol.
- Bestätigen Sie, dass Sie den Agendapunkt entfernen wollen.
Was passiert als Nächstes?
- Vor Beginn der Sitzung entfernt: Der Punkt kehrt zu "Offen" im Topic-Hub zurück.
- Nach Beginn der Sitzung entfernt: Er bleibt bis zum Ende der Sitzung als "Geplant" gekennzeichnet, wechselt dann zu "Geschlossen" und kehrt nicht zu "Offen" zurück.
Wie kann man Ergebnisse der Sitzung anzeigen?
Sobald ein Punkt in einer Sitzung besprochen wurde, sind die Ergebnisse der Sitzung verfügbar.
Diese Ansicht umfasst:
das Protokoll der Agendapunkte.
ein separater Abschnitt mit den Ergebnissen für jedes Thema,
eine chronologische Übersicht von den neuesten bis zu den ältesten Einträgen,
eine konsolidierte Ansicht der Entscheidungen und Fortschritte,
KI-generierte Zusammenfassungen (für Kunden des Copilot-Pakets).
Dies hilft Ihnen dabei, die Entwicklung des Themas über mehrere Sitzungen hinweg zu verfolgen und einen klaren Themenverlauf zu erstellen.