Dans cet article, vous apprendrez :
- Comment créer un sujet,
- Comment ajouter un groupe de discussion,
- Comment modifier un sujet ou un point,
- Comment attribuer des participants et des visualisateurs,
- Comment cloner des sujets,
- Comment supprimer des sujets,
- Comment planifier des points dans une réunion,
- Comment retirer un point planifié d’une réunion,
- Comment consulter les résultats de la réunion.
Créer un sujet
Dans le Topic Hub, un sujet est le conteneur d’un ou plusieurs points, qui représentent les discussions qui auront lieu lors des réunions. Lorsque vous créez un nouveau sujet, son premier point est créé automatiquement.
Pour créer un sujet :
- Cliquez sur + Nouveau sujet.
- Renseignez les informations pour le point que vous souhaitez proposer.
- Cliquez sur Sauvegarder.
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre | Nom du sujet/point. |
| Date de réunion | Optionnel. Proposez une date à laquelle le point devrait être discuté. |
| Durée (min) | Durée estimée nécessaire lors de la réunion. |
| Demandeur | Personne créant le point. Visible pour les éditeurs et organisateurs de réunion. |
| Responsable du point | Personne responsable de la présentation ou du sujet de discussion. |
| Au nom de | Si la demande est faite pour le compte de quelqu’un, ce nom apparaît comme demandeur. |
| Groupe demandeur | Groupe/département soumettant le point (anciennement « From group »). |
| Groupe de discussion | Groupe/département chargé de revoir/traiter le sujet (anciennement « To group »). |
| Type de point à l’ordre du jour | Catégorie/type du point à l’ordre du jour. |
| Description | Résumé, objectif et préparation nécessaire. |
| Documents | Joignez les fichiers pertinents à la discussion. |
| Notes | Notes internes pour la préparation de la réunion (p. ex. documents manquants). |
| Participants & Visionneurs | Attribuez des utilisateurs ou invités et définissez s’ils sont participants ou visionneurs. |
Information
Vous pouvez enregistrer un point en tant que Brouillon, ce qui vous permet de préparer le contenu sans le rendre disponible à la planification.
Comment ajouter un groupe de discussion ?
Le bouton add discussion group vous permet d’inclure des groupes supplémentaires qui doivent contribuer à la revue ou à la préparation d’un point.
Cela vous permet :
d'impliquer plusieurs comités lorsque c’est pertinent,
d'élargir les personnes pouvant collaborer sur le point,
de s’assurer que toutes les parties prenantes aient accès avant la planification.
Cela est utile lorsque le sujet nécessite une coordination inter-département.
Comment modifier un sujet ou un point ?
Les points peuvent être modifiés par :
- leur créateur, ou
- les éditeurs du Groupe demandeur ou du Groupe de discussion,
tant que le point est en statut Ouvert ou Brouillon.
Pour modifier :
- Sélectionnez un ou plusieurs points.
- Ajustez les champs.
- Cliquez sur Save.
Comment attribuer des participants et des visualisateurs ?
- Ouvrez la section Participants & visualisateurs.
- Ajoutez des utilisateurs ou des invités.
- Définissez s’ils sont participants (rôle actif) ou visionneurs (lecture seule).
Règles d’accès
Lorsque le point est planifié :
- Les utilisateurs déjà dans la réunion obtiennent automatiquement l'accès.
- Les utilisateurs non présents dans la réunion sont ajoutés comme invités pour ce point uniquement.
- Le statut de participant est conservé depuis le Topic Hub.
Comment cloner des sujets ?
- Sélectionnez un ou plusieurs sujets.
- Cliquez sur Clone.
Comment supprimer des sujets ?
Les sujets peuvent être supprimés lorsque leurs points sont au statut Ouvert ou Brouillon.
La suppression est autorisée pour :
- l’auteur
- les éditeurs du Groupe demandeur ou du Groupe de discussion
Note : Les utilisateurs sans Accès à tout le contenu doivent appartenir au Groupe demandeur pour supprimer un topic.
Pour supprimer :
- Sélectionnez un ou plusieurs sujets.
- Cliquez sur supprimer.
- Confirmez.
Comment planifier des points dans une réunion ?
Les points peuvent être planifiés seulement dans des réunions publiées.
- Sélectionnez un ou plusieurs points Ouverts.
- Cliquez sur organiser.
- Choisissez la réunion.
- Confirmez.
Règles d’accès
- Les utilisateurs non présents dans la réunion sont ajoutés comme invités uniquement pour ce point.
- Les utilisateurs déjà dans la réunion obtiennent automatiquement l'accès.
Comment retirer un point planifié d’une réunion ?
- Allez dans l’ordre du jour de la réunion.
- Cliquez sur l’icône de la corbeille à côté du point.
- Confirmez.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Retiré avant le début de la réunion : le point retourne à l’état Ouvert dans le Topic Hub.
- Retiré après le début de la réunion : il reste Planifié jusqu’à la fin de la réunion, puis passe en Fermé et ne retourne pas en Ouvert.
Comment consulter les résultats de la réunion ?
Une fois qu’un point a été discuté en réunion, ses Résultats de réunion deviennent disponibles.
Cette vue comprend :
le compte-rendu de ce point à l’ordre du jour,
une section de résultats distincte pour chaque sujet,
un historique chronologique, du plus récent au plus ancien,
une vue consolidée des décisions et avancées,
des résumés générés par IA (pour les clients Copilot Bundle).
Cela vous aide à suivre l’évolution du sujet au fil des réunions, créant un parcours clair du sujet.