In questo articolo imparerete:
- Come creare un argomento,
- Come aggiungere un gruppo di discussione,
- Come modificare un argomento o un punto,
- Come assegnare partecipanti e viewer,
- Come clonare gli argomenti,
- Come eliminare gli argomenti,
- Come pianificare i punti in una riunione,
- Come rimuovere un punto pianificato da una riunione,
- Come visualizzare i risultati della riunione.
Creare un argomento
Nel Topic Hub, un argomento è il contenitore di uno o più punti, che rappresentano le discussioni che avranno luogo nelle riunioni. Quando si crea un nuovo argomento, il primo punto viene creato automaticamente.
Per creare un argomento:
- Cliccare su + Nuovo argomento.
- Compilare le informazioni relative al punto che si desidera proporre.
- Cliccare su Salva.
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Titolo | Nome dell’argomento o del punto. |
| Data della riunione | Opzionale. Proporre una data in cui il punto dovrebbe essere discusso. |
| Durata (min) | Durata stimata necessaria nella riunione. |
| Richiedente | Persona che crea il punto. Informazione mostrata agli editor e agli organizzatori. |
| Responsabile del punto | Persona responsabile della presentazione o della conduzione della discussione. |
| Per conto di | Se la richiesta viene fatta per conto di qualcuno, quel nome appare come richiedente. |
| Gruppo richiedente | Gruppo o dipartimento che invia il punto (precedentemente “Da gruppo”). |
| Gruppo di discussione | Gruppo o dipartimento responsabile della revisione dell’argomento (precedentemente “A gruppo”). |
| Tipo di punto all’ordine del giorno | Categoria/tipo del punto. |
| Descrizione | Sintesi, obiettivo e preparazione necessaria. |
| Documenti | Allegare file rilevanti per la discussione. |
| Note | Note interne per la preparazione della riunione. |
| Partecipanti & Viewer | Assegnare utenti o ospiti e definire se sono partecipanti o viewer. |
Informazione
È possibile salvare un punto come Bozza, così da prepararlo senza renderlo disponibile alla pianificazione.
Come aggiungere un gruppo di discussione?
Il pulsante aggiungi gruppo di discussione permette di includere gruppi supplementari che devono contribuire alla revisione o preparazione di un punto.
Questo consente di:
coinvolgere più comitati quando rilevante,
ampliare le persone che collaborano sul punto,
garantire l’accesso a tutti gli stakeholder prima della pianificazione.
Ciò è utile quando l’argomento richiede coordinamento tra più dipartimenti.
Come modificare un argomento o un punto?
I punti possono essere modificati da:
- chi li ha creati, oppure
- gli editor del Gruppo richiedente o del Gruppo di discussione,
finché il punto è in stato Aperto o Bozza.
Per modificare:
- Selezionare uno o più punti.
- Aggiornare i campi necessari.
- Cliccare su Salva.
Come assegnare partecipanti e viewer?
- Aprire la sezione Partecipanti & Viewer.
- Aggiungere utenti o ospiti.
- Definire se sono partecipanti (ruolo attivo) o viewer (solo lettura).
Regole di accesso
Quando il punto è pianificato:
- Gli utenti già presenti nella riunione ottengono automaticamente l’accesso.
- Gli utenti non presenti nella riunione vengono aggiunti come ospiti solo per questo punto.
- Il ruolo di partecipante viene mantenuto dal Topic Hub.
Come clonare gli argomenti?
- Selezionare uno o più argomenti.
- Cliccare su Clona.
Come eliminare gli argomenti?
Gli argomenti possono essere eliminati quando i loro punti sono in stato Aperto o Bozza.
L’eliminazione è consentita a:
- l’autore
- gli editor del Gruppo richiedente o del Gruppo di discussione
Nota: gli utenti senza Accesso a tutti i contenuti devono appartenere al Gruppo richiedente per eliminare un argomento.
Per eliminare:
- Selezionare uno o più argomenti.
- Cliccare su Elimina.
- Confermare.
Come pianificare i punti in una riunione?
I punti possono essere pianificati solo in riunioni pubblicate.
- Selezionare uno o più punti Aperti.
- Cliccare su Pianifica.
- Scegliere la riunione.
- Confermare.
Regole di accesso
- Gli utenti non presenti nella riunione vengono aggiunti come ospiti solo per questo punto.
- Gli utenti già nella riunione ottengono l’accesso automaticamente.
Come rimuovere un punto pianificato da una riunione?
- Accedere all’ordine del giorno della riunione.
- Cliccare sull’icona del cestino accanto al punto.
- Confermare.
Cosa succede dopo?
- Rimosso prima dell’inizio della riunione: il punto torna allo stato Aperto nel Topic Hub.
- Rimosso dopo l’inizio: rimane Pianificato fino alla fine della riunione, poi passa a Chiuso e non torna in Aperto.
Come visualizzare i risultati della riunione?
Una volta che un punto è stato discusso, i suoi risultati della riunione diventano disponibili.
Questa vista include:
il verbale relativo al punto dell’ordine del giorno,
una sezione dedicata ai risultati per ogni argomento,
una cronologia dal più recente al più vecchio,
una vista consolidata delle decisioni e dei progressi,
riassunti generati dall’IA (per i clienti Copilot bundle).
Questo aiuta a seguire l’evoluzione dell’argomento attraverso più riunioni, creando un percorso chiaro dell’argomento.