In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wie Sie ein Thema hinzufügen,
- Wie Sie ein Thema bearbeiten
- Wie Sie Teilnehmer und Gäste zu einem Thema zuweisen,
- Wie Sie ein Thema duplizieren,
- Wie Sie ein Thema löschen,
- Wie Sie ein Thema einplanen,
- Wie Sie ein eingeplantes Thema aus der Agenda entfernen.
Wie Sie ein Thema hinzufügen
- Klicken Sie auf "+ Neues Thema".
- Füllen Sie das Formular aus.
- Klicken Sie auf Speichern.
Mehr Informationen zu den Feldern:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Agendapunkt | Geben Sie den Namen des Themas ein. |
| Sitzungsdatum | Schlagen Sie ein Sitzungsdatum vor oder lassen Sie es leer |
| Dauer in Minuten | Definieren Sie die Dauer des Themas. |
| Anfragesteller | Die Person, die das Thema erstellt hat. Der Anfragesteller wird zur Information auch für Editoren/Mitglieder auf der Agenda angezeigt. |
| Themenleiter | Die Person, die für das Thema verantwortlich ist oder es an der Sitzung präsentiert. |
| Im Namen von | Wenn Sie ein Thema für jemand anderen hinzufügen, wird diese Person in der Agenda-Ansicht als Antragsteller angezeigt. |
| Anfordernde Gruppe | Wählen Sie die Gruppe/Abteilung aus, von wo das Thema angefragt wird. |
| Zugewiesene Gruppe | Wählen Sie die Gruppe/Abteilung aus, an die das Thema gerichtet ist. |
| Art des Agendapunktes | Wählen Sie die Art des Agendapunktes aus. |
| Beschreibung | Fassen Sie das Thema zusammen. Wir empfehlen, das Ziel und die erwartete Vorbereitung der Teilnehmer darin zu inkludieren. |
| Dokumente | Fügen Sie einem Thema Dokumente bei. Dokumente können auch noch hinzugefügt werden, nachdem das Thema für eine Sitzung eingeplant wurde. |
| Notizen | Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu, welche für die für das Organisieren der Sitzung verantwortlichen Personen relevant ist. (z.B. Informationen zu fehlenden Dokumenten). |
| Teilnehmer & Gäste | Weisen Sie bei der Erstellung des Themas Benutzer und Gäste zu. Gäste, die noch nicht am Meeting teilnehmen, haben nur Zugriff auf dieses Thema. |
Wie Sie ein Thema bearbeiten
Themen können sowohl vom Autor des Themas als auch von den Editoren der zuständigen Gruppe und der angefragten Gruppe bearbeitet werden, solange das Thema den Status "offen" hat.
- Wählen Sie ein oder mehrere Themen aus.
- Passen Sie die gewünschten Felder an.
- Klicken Sie auf Speichern.
Wie Sie Teilnehmer und Gäste zu einem Thema zuweisen
- Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Themas, scrollen Sie zum Abschnitt Teilnehmer & Gäste.
- Fügen Sie die Namen der Benutzer hinzu, die Zugriff auf dieses spezielle Thema haben sollen.
- Sobald das Thema festgelegt ist, werden alle, die noch nicht an der Besprechung teilnehmen, als Gäste hinzugefügt und haben nur zu diesem Agendapunkt Zugang.
Hinweis: Wenn die zugewiesenen Benutzer bereits Teilnehmer der Besprechung sind, erhalten sie automatisch Zugriff auf das neue Thema.
Wie Sie ein Thema duplizieren
Wählen Sie ein oder mehrere Themen aus.
Klicken Sie auf duplizieren.
Wie Sie ein Thema löschen
Themen können vom Autor des Themas als auch von Editoren der zuständigen Gruppe und der angefragten Gruppe gelöscht werden, solange das Thema den Status "offen" hat.
Wählen Sie ein oder mehrere Themen aus.
Klicken Sie auf löschen.
Bestätigen Sie die Löschung.
Wie Sie ein Thema einplanen
Themen können nur in Sitzungen eingeplant werden, die schon publiziert wurden.
Wählen Sie ein oder mehrere Themen aus.
Klicken Sie auf Einplanen.
Wählen Sie die gewünschte Sitzung aus.
Klicken Sie auf Einplanen.
Hinweis: Zugewiesene Benutzer, die keine Sitzungsteilnehmer sind, werden nur als Gäste für das Thema hinzugefügt.
Wie Sie ein eingeplantes Thema aus der Agenda entfernen
Gehen Sie auf die Sitzungsagenda
Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol
Bestätigen Sie, dass Sie den Agendapunkt entfernen wollen
Nachdem das Thema von der Agenda entfernt wurde, wird es im Backlog als offen angezeigt.
Häufige Fragen und Antworten
Es ist nicht möglich, Themen im Topic Hub zu bearbeiten, die für eine Sitzunge eingeplant sind. Im Topic Hub können nur Themen mit dem Status "Offen" bearbeitet werden.
Nein, diese Änderungen werden derzeit nicht berücksichtigt, da es keine Synchronisierung zwischen Agenda und Topic Hub gibt.
PDF und MS Office-Dokumente können einem Thema hinzugefügt werden.
Wenn ein von Ihnen erstelltes Thema für eine Sitzung eingeplant ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung. Ausserdem wird der Status des Themas auf "Geplant" geändert.
Sherpany hat keine zeitliche Begrenzung für das Hinzufügen von Themen für die nächste Sitzung. Solange ein Thema den Status "Offen" hat, können Dokumente zu einem Thema hinzugefügt werden.