Sitzungsunterlagen

Was sind Sitzungsunterlagen?

"Sitzungsunterlagen" ist eine herunterladbare PDF-Datei, die Folgendes enthält:

• Die Sitzungsdetails
• Die Agendapunkte
• Alle Dokumente, die an Agendapunkten angehängt sind

Es bietet einen vollständigen Überblick über die Sitzung in einer einzigen Datei, die für den Offline-Zugriff oder Archivierungszwecke nützlich ist.

Wie ladet man Sitzungsunterlagen als PDF herunter?

Je nach Ihrer Rolle und Zugriffsansicht können Sie die Sitzungsunterlagen auf zwei Arten herunterladen:

Über die Teilnehmeransicht:

1. Gehen Sie zum Reiter "Agenda" der Sitzung
2. Klicken Sie auf das Download-Symbol am unteren Rand der Seite
3. Wählen Sie “Sitzungsunterlagen”

Der Download wird automatisch in Ihrem Browser gestartet. Je nach den Einstellungen Ihres Browsers müssen Sie den Download eventuell zulassen. Bitte beachten Sie, dass dies je nach Anzahl und Größe der Dokumente einige Augenblicke dauern kann.

Über die Bearbeitungsansicht (für Sitzungsleiter und Nutzer mit Zugriff auf alle Inhalte)

1. Öffnen Sie die betreffende Sitzung

2. Klicken Sie in der oberen Leiste auf das gleiche Download-Symbol

3. Wählen Sie “Sitzungsunterlagen”

Wo findet man die Möglichkeit zum Herunterladen von Dokumenten?

Die allgemeinen Download-Optionen sind an einem Ort zusammengefasst, um Ihnen den Zugriff auf die benötigten Meeting-Inhalte zu erleichtern. Über das gleiche Download-Symbol auf der Agenda-Seite können Sie auch können Sie mehrere Downloads durchführen:

• Agenda 

• Alle Sitzungsdokumente (ZIP Datei)

• Protokoll (falls vorhanden) 

• Sitzungsunterlagen

Warum kann man die Sitzungsunterlagen nicht herunterladen?

Es gibt mehrere Gründe, warum die Sitzungsunterlagen nicht verfügbar sind:

1. Zugriff über Mobilgerät oder Tablet: "Sitzungsunterlagen" können nicht von den Sherpany-Apps für iOS, Android oder Windows heruntergeladen werden, da Sicherheitseinschränkungen das Herunterladen von Dateien verhindern.
   ✅ Lösung: Verwenden Sie die Web-Version von Sherpany auf Ihrem mobilen Browser.

2. Die Agenda ist noch nicht publiziert: Die Option "Sitzungsunterlagen" wird erst verfügbar sein, sobald die Agenda publiziert wird. In einigen Fällen kann der Sitzungsleiter die Agenda nur für bestimmte Benutzer veröffentlichen, was bedeutet, dass andere Benutzer die Option zum Herunterladen der "Sitzungsunterlagen" nicht sehen können.

3. Sicherheitsstufe zutreffend: Wenn Dokumente in einer Sitzung eine Sicherheitsstufe 4. haben, werden diese nicht in die Sitzungsunterlagen oder den Massendownload aufgenommen. Eine Meldung informiert den Benutzer darüber, dass dieses Dokument aufgrund seiner höheren Sicherheitsstufe nicht heruntergeladen werden kann. 

4. Passwortgeschützte PDFs: Passwortgeschützte PDF-Dateien können nicht in die Sitzungsunterlagen aufgenommen werden. Dies liegt daran, dass "Sitzungsunterlagen" eine einzelne Datei ist und die Abfrage einzelner Passwörter nicht unterstützt.

Wirkt sich die Sicherheitseinstellung auf das Herunterladen von Dokumenten aus?

Ja. Die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen oder andere Sitzungsdokumente herunterzuladen, hängt von den Sicherheitseinstellungen Ihrer Organisation ab. Wenn Downloads eingeschränkt sind, wird die Option zum Erstellen der Sitzungsunterlagen nicht angezeigt.

Welchen Einfluss haben benutzerdefinierte Einladungen auf den Inhalt der Sitzungsunterlagen

Der Inhalt der Sitzungsunterlagen kann variieren, je nachdem, ob Ihre Sitzung eine benutzerdefinierte Einladungseinrichtung verwendet. Dies kann sich auswirken auf:

• Den Titel oder das Layout der PDF-Datei

• Die Sichtbarkeit von bestimmten Agendapunkten oder Teilnehmern