Formulaire d'évaluation de réunion

Qu'est-ce que le formulaire d'évaluation de la réunion ?

Le formulaire d'évaluation - ou formulaire de commentaires - permet aux participants, à la fin de la réunion, de fournir un retour d'information anonyme au responsable de la réunion. Ces commentaires ne seront partagés qu'avec le responsable de la réunion et permettront d'améliorer les réunions futures.

Le rôle de Responsable de réunion dans Sherpany

Les Responsables ont été identifiés comme un rôle stratégique pour les réunions. 

Les organisateurs de la réunion pourront désormais sélectionner l'un des participants comme Responsable de la réunion. 

Le responsable de la réunion sera indiqué respectivement :

• Sur la vue participants : Sur la liste des participants à l'ordre du jour.
• Sur la vue participants : Dans la liste des participants du procès-verbal.
• Sur la vue administrateur/éditeur : Sur la liste des participants de l'onglet compte-rendu.
• Sur l'agenda PDF.
• Sur le livre de réunion PDF.
• Sur le PDF du procès-verbal.

Veuillez noter : 

L'ordre des participants n'est pas modifié - toujours par ordre décroissant de nom de famille - dans toutes les applications natives (iOS, Windows, Android).

Comment les évaluations/commentaires peut-il vous aider à améliorer vos réunions ?

Un retour anonyme et personnel est précieux pour le responsable de la réunion, il permet de s'améliorer petit à petit et de mesurer les progrès vers l'excellence.

Les participants se sentent écoutés. Faire l'expérience d'améliorations dans les réunions est motivant - et contagieux.

Le retour d'évaluation systématique sur les réunions favorise une culture générale de retour d'information en temps réel, basée sur le contexte, dans les organisations. Bien fait, il augmente la productivité des réunions et donc la productivité globale. Il permet également de comparer la qualité des réunions entre les différents niveaux et départements.

Comment activer le formulaire d'évaluation sur la réunion et son fonctionnement

1. Les commentaires des participants à la réunion sont anonymes et ne sont partagés qu'avec le responsable de la réunion, ce qui permet d'obtenir des commentaires plus honnêtes et plus significatifs. Le formulaire ne sera donc activé que pour les réunions pour lesquelles un responsable de réunion a été sélectionné. Vous pouvez désactiver/activer le formulaire de la réunion concernée en sélectionnant "on"/"off".
2. Après avoir désactivé (ou activé) le formulaire 3 fois de suite, une fenêtre apparaîtra pour le désactiver (ou l'activer) par défaut pour toutes les nouvelles réunions.
3. Le responsable de la réunion aura une indication des formulaires complétés sur l'aperçu de la réunion dans la vue des participants. Il y aura également un point bleu/une indication des nouveaux retours.
4. Le formulaire d'évaluation comprend 8 "réponses rapides" prédéfinies (4 compliments et 4 préoccupations), mais aussi des champs de texte libre. Les réponses "rapides" sont courtes à répondre, mais significatives.
5. Si au moins un formulaire d'évaluation a été rempli, vous, en tant que responsable de la réunion, en serez informez par courrier électronique - 24 heures après la réunion.
6. Comme le retour d'information est personnel pour le responsable de la réunion, tout retour d'information existant sera supprimé lorsque le responsable de la réunion sera changé ou que le formulaire sera désactivé.

Rappel de 5 minutes

Le rappel de 5 minutes est une fenêtre contextuelle qui s'affiche pour tous les participants à la réunion 5 minutes avant la fin de la réunion. Si le formulaire d'évaluation est activé, la fenêtre comprendra un lien permettant d'accéder directement au formulaire.

Cette option donne plus de chances à vos participants de se souvenir de remplir le formulaire d'évaluation de la réunion.