Dans cet article, vous allez apprendre :
- Ce qu'est le carnet de réunion
- Comment télécharger le carnet de réunion au format PDF
- Où trouver les options de téléchargement des documents
- Pourquoi le carnet de réunion ne peut pas être téléchargé
- Si les paramètres de sécurité influencent les téléchargements
- Quel est l’impact des invitations personnalisées sur le contenu du carnet de réunion
Qu'est-ce que le carnet de réunion ?
Le carnet de réunion est un fichier PDF téléchargeable qui inclut :
- Les détails de la réunion
- L'ordre du jour
- Tous les documents liés à l'ordre du jour
Il offre une vue d'ensemble complète de la réunion dans un seul fichier, utile pour un accès hors ligne ou l'archivage.
Comment télécharger le carnet de réunion au format PDF ?
Selon votre rôle et votre vue d'accès, vous pouvez télécharger le carnet de réunion de deux façons :
Depuis la vue participant :
- Allez dans l'onglet Ordre du jour de la réunion
- Cliquez sur l'icône de téléchargement en bas de la page
- Sélectionnez « Carnet de réunion »
Le téléchargement démarre automatiquement dans votre navigateur. Cela peut prendre quelques instants selon le nombre et la taille des documents.
Depuis la vue éditeur (pour les organisateurs et les utilisateurs ayant accès à tout le contenu) :
- Ouvrez la réunion concernée
- Dans la barre supérieure, cliquez sur l'icône de téléchargement
- Sélectionnez « Carnet de réunion »
Où trouver les options de téléchargement des documents ?
Toutes les options de téléchargement sont regroupées au même endroit pour un accès facile. Depuis l'icône de téléchargement dans l'ordre du jour, vous pouvez aussi télécharger :
- l'ordre du jour
- tous les documents de la réunion (ZIP)
- le procès-verbal (si disponible)
- le carnet de réunion
Pourquoi je ne peux pas télécharger le carnet de réunion ?
Voici quelques raisons possibles :
- Accès mobile ou tablette : Le carnet ne peut pas être téléchargé via les apps iOS, Android ou Windows de Sherpany pour des raisons de sécurité.
✅ Solution : utilisez la version web sur navigateur mobile. - L'ordre du jour n'est pas encore publié : Le carnet devient disponible seulement une fois l'ordre du jour publié. Il se peut aussi qu'il ne soit publié qu'à certains utilisateurs.
- Niveau de sécurité appliqué : Si certains documents ont un niveau de sécurité 4, ils ne seront pas inclus dans le carnet ni dans le téléchargement groupé. Un message l'indiquera.
- PDF protégés par mot de passe : Ceux-ci ne peuvent pas être intégrés au carnet, car un seul fichier ne permet pas de gérer des mots de passe individuels.
Les paramètres de sécurité influencent-ils le téléchargement des documents ?
Oui. Les téléchargements peuvent être limités selon les paramètres de sécurité de votre organisation. Si c'est le cas, l'option ne s'affichera pas.
Information
Contactez votre administrateur Sherpany si vous pensez que cette restriction n'est pas justifiée.
Quel est l'impact des invitations personnalisées sur le contenu du carnet de réunion ?
Le contenu du carnet peut varier selon si la réunion utilise une invitation personnalisée. Cela peut affecter :
- le titre ou la mise en page du PDF
- la visibilité de certains points de l'ordre du jour ou participants