In questo articolo imparerete:
- Cos'è il servizio di estrazione dei dati individuali
- Cosa è incluso
- Come funziona il processo
- Informazioni sulla sicurezza
- Come richiedere un'estrazione di dati individuali
Cos'è il servizio di estrazione dei dati individuali?
È possibile richiedere il servizio di Estrazione dei dati individuali quando è necessario conservare o archiviare i documenti Sherpany per finalità legali, di conformità o di conservazione dei dati. Sherpany fornisce i documenti di riunione e di libreria pertinenti a cui l'utente aveva accesso, incluse le proprie annotazioni personali, sotto forma di archivio ZIP.
L’estrazione viene effettuata a livello di iscrizione alla sala e di utente. Può essere creata per utenti attivi e può essere possibile anche per ex utenti la cui iscrizione alla sala è stata disattivata. L’eliminazione di un utente da una sala non elimina automaticamente tutti i dati storici collegati a quell’utente. Se i dati pertinenti sono ancora disponibili, Sherpany potrebbe essere in grado di preparare un’estrazione per un ex utente, anche se non ha più un’iscrizione attiva alla sala. Se sono necessari documenti da più sale, ogni sala richiede un’estrazione separata. L’estrazione contiene solo i documenti a cui l’utente aveva accesso nella sala interessata al momento pertinente.
Panoramica dell'estrazione:
- Ambito: estrazione a livello di sala per i documenti a cui l'utente ha o ha avuto accesso. Se sono necessari documenti provenienti da più sale, è richiesta un'estrazione separata per ciascuna sala.
- Formato: un archivio ZIP contenente le versioni PDF dei documenti Sherpany pertinenti.
- Contenuto: documenti di riunione, documenti di libreria e le annotazioni personali dell'utente su tali documenti.
- Accesso: solo il destinatario previsto può accedere all'estrazione dopo aver effettuato l'accesso a Sherpany.
- Disponibilità: l'estrazione può essere scaricata per 7 giorni e viene eliminata definitivamente dopo 14 giorni.
Da tenere presente
È possibile scaricare i documenti da Sherpany in qualsiasi momento, se i download sono consentiti per il livello di sicurezza applicabile al documento. Il servizio di estrazione dei dati individuali è pensato per i casi in cui è necessario un archivio strutturato dei documenti disponibili.
Cosa è incluso nel servizio di estrazione dei dati?
- Documenti delle riunioni: forniti in formato PDF. I verbali di riunione sono inclusi solo se sono stati generati come PDF e aggiunti alla riunione o alla libreria come documento.
- Documenti della libreria: forniti in formato PDF
- Le annotazioni personali dell'utente su tali documenti
Cosa non è incluso:
- Le etichette
- Il contenuto della riunione, come ordini del giorno, votazioni, attività, decisioni, commenti, fascicoli di riunione e inviti
- I dati relativi agli utenti
- I registri di accesso
Informazione
Questo servizio è a pagamento: il proprio Customer Manager Sherpany può comunicare i costi e le tempistiche applicabili. È inoltre possibile consultare la pagina del servizio di Estrazione dei dati individuali.
Come funziona il processo?
- Richiedere l'estrazione tramite il proprio Customer Manager Sherpany
- Sherpany esamina la richiesta e avvia l'estrazione
- Quando l'estrazione è pronta, viene inviata una notifica automatica via e-mail
- Aprire il link contenuto nell'e-mail di notifica ed effettuare l'accesso a Sherpany
- Aprire l’estrazione in Sherpany e scaricatela:
- Se avete ancora accesso a una sala, andate su Impostazioni > Esportazioni.
- Se non avete più accesso a una sala, l’estrazione disponibile viene mostrata direttamente dopo l’accesso.
Importante
Il file è disponibile per il download solo per 7 giorni.
Cosa dire sulla sicurezza?
Un'estrazione di dati può contenere informazioni sensibili relative al cliente e all'utente. Sherpany adotta le seguenti misure per garantire la sicurezza della consegna:
- L'accesso è controllato tramite l'autenticazione Sherpany.
- Il file ZIP è archiviato in uno spazio di archiviazione sicuro e criptato all'interno di Sherpany.
- Il link di download viene generato all'interno di Sherpany e ha una durata limitata.
- I download e le relative azioni vengono registrati nel registro di controllo.
- Dopo 7 giorni, l'estrazione non è più disponibile per il download.
- Dopo 14 giorni, l'estrazione viene eliminata definitivamente da Sherpany.
Come richiedere un'estrazione di dati individuali?
Per aiutare Sherpany a gestire la richiesta, preparare le seguenti informazioni:
- L'indirizzo e-mail Sherpany dell'utente i cui dati devono essere estratti.
- Se l'esportazione deve essere inviata a un'altra persona: l'indirizzo e-mail Sherpany del destinatario. Il destinatario deve disporre di un account Sherpany all'interno della stessa organizzazione.
- La sala o le sale per cui i documenti devono essere estratti.
- La data di estrazione preferita, se la tempistica è importante.
Da tenere presente
Poiché l'estrazione può contenere informazioni sensibili relative al cliente e all'utente, Sherpany può richiedere una conferma da parte dell'amministratore o del Solution Owner dell'organizzazione, nonché dell'utente i cui documenti vengono esportati, prima di procedere.