In questo articolo imparerete:
- Cos'è il servizio di estrazione dei dati individuali
- Cosa è incluso
- Come funziona il processo
- Informazioni sulla sicurezza
- Come richiedere un'estrazione di dati individuali
Cos'è il servizio di estrazione dei dati individuali?
È possibile richiedere il servizio di Estrazione dei dati individuali quando è necessario conservare o archiviare i documenti Sherpany per finalità legali, di conformità o di conservazione dei dati. Sherpany fornisce i documenti di riunione e di libreria pertinenti a cui l'utente aveva accesso, incluse le proprie annotazioni personali, sotto forma di archivio ZIP.
L'estrazione viene eseguita a livello di sala e di utente. Può essere creata per utenti attivi o disattivati. Se sono necessari documenti provenienti da più sale, è richiesta un'estrazione separata per ciascuna sala. L'estrazione contiene solo i documenti a cui l'utente aveva accesso nella sala interessata al momento dell'estrazione o della disattivazione.
Panoramica dell'estrazione:
- Ambito: estrazione a livello di sala per i documenti a cui l'utente ha o ha avuto accesso. Se sono necessari documenti provenienti da più sale, è richiesta un'estrazione separata per ciascuna sala.
- Formato: un archivio ZIP contenente le versioni PDF dei documenti Sherpany pertinenti.
- Contenuto: documenti di riunione, documenti di libreria e le annotazioni personali dell'utente su tali documenti.
- Accesso: solo il destinatario previsto può accedere all'estrazione dopo aver effettuato l'accesso a Sherpany.
- Disponibilità: l'estrazione può essere scaricata per 7 giorni e viene eliminata definitivamente dopo 14 giorni.
Da tenere presente
È possibile scaricare i documenti da Sherpany in qualsiasi momento, se i download sono consentiti per il livello di sicurezza applicabile al documento. Il servizio di estrazione dei dati individuali è pensato per i casi in cui è necessario un archivio strutturato dei documenti disponibili.
Cosa è incluso nel servizio di estrazione dei dati?
- Documenti delle riunioni: forniti in formato PDF. I verbali di riunione sono inclusi solo se sono stati generati come PDF e aggiunti alla riunione o alla libreria come documento.
- Documenti della libreria: forniti in formato PDF
- Le annotazioni personali dell'utente su tali documenti
Cosa non è incluso:
- Le etichette
- Il contenuto della riunione, come ordini del giorno, votazioni, attività, decisioni, commenti, fascicoli di riunione e inviti
- I dati relativi agli utenti
- I registri di accesso
Informazione
Questo servizio è a pagamento: il proprio Customer Manager Sherpany può comunicare i costi e le tempistiche applicabili. È inoltre possibile consultare la pagina del servizio di Estrazione dei dati individuali.
Come funziona il processo?
- Richiedere l'estrazione tramite il proprio Customer Manager Sherpany
- Sherpany esamina la richiesta e avvia l'estrazione
- Quando l'estrazione è pronta, viene inviata una notifica automatica via e-mail
- Aprire il link contenuto nell'e-mail di notifica ed effettuare l'accesso a Sherpany
- Aprire l'estrazione in Sherpany e scaricarla
- Se si ha accesso a una sala, andare su Impostazioni > Esportazioni
- Se non si ha accesso a una sala, le esportazioni disponibili vengono mostrate direttamente dopo l'accesso
Importante
Il file è disponibile per il download solo per 7 giorni.
Cosa dire sulla sicurezza?
Un'estrazione di dati può contenere informazioni sensibili relative al cliente e all'utente. Sherpany adotta le seguenti misure per garantire la sicurezza della consegna:
- L'accesso è controllato tramite l'autenticazione Sherpany.
- Il file ZIP è archiviato in uno spazio di archiviazione sicuro e criptato all'interno di Sherpany.
- Il link di download viene generato all'interno di Sherpany e ha una durata limitata.
- I download e le relative azioni vengono registrati nel registro di controllo.
- Dopo 7 giorni, l'estrazione non è più disponibile per il download.
- Dopo 14 giorni, l'estrazione viene eliminata definitivamente da Sherpany.
Come richiedere un'estrazione di dati individuali?
Per aiutare Sherpany a gestire la richiesta, preparare le seguenti informazioni:
- L'indirizzo e-mail Sherpany dell'utente i cui dati devono essere estratti.
- Se l'esportazione deve essere inviata a un'altra persona: l'indirizzo e-mail Sherpany del destinatario. Il destinatario deve disporre di un account Sherpany all'interno della stessa organizzazione.
- La sala o le sale per cui i documenti devono essere estratti.
- La data di estrazione preferita, se la tempistica è importante.
Da tenere presente
Poiché l'estrazione può contenere informazioni sensibili relative al cliente e all'utente, Sherpany può richiedere una conferma da parte dell'amministratore o del Solution Owner dell'organizzazione, nonché dell'utente i cui documenti vengono esportati, prima di procedere.