Was ist der individuelle Datenextraktionsdienst?

Was ist der individuelle Datenextraktionsdienst?

Ein Benutzer kann den Dienst "Individuelle Datenextraktion" anfordern, wenn er Sherpany-Dokumente aus rechtlichen Gründen, zur Einhaltung von Vorschriften oder zur Datenaufbewahrung aufbewahren oder archivieren muss. Sherpany stellt die entsprechenden Besprechungs- und Bibliotheksdokumente, auf die der Nutzer Zugriff hatte, einschliesslich seiner persönlichen Anmerkungen, als ZIP-Archiv zur Verfügung.

Die Extraktion erfolgt auf Raum- und Benutzerebene. Es kann eine Extraktion für aktive oder deaktivierte Benutzer erstellt werden. Wenn Dokumente aus mehreren Räumen benötigt werden, ist für jeden Raum eine separate Extraktion erforderlich. Die Extraktion enthält nur Dokumente, auf die der Benutzer zum Zeitpunkt der Extraktion oder Deaktivierung im jeweiligen Raum Zugriff hatte.

Überblick über die Extraktion:

• Umfang: Extraktion auf Raumebene für Dokumente, auf die der Benutzer Zugriff hat oder hatte. Werden Dokumente aus mehreren Räumen benötigt, ist für jeden Raum eine separate Extraktion erforderlich.
• Format: ein ZIP-Archiv mit PDF-Versionen der relevanten Sherpany-Dokumente.
• Inhalt: Sitzungsunterlagen, Bibliotheksdokumente und die persönlichen Anmerkungen des Nutzers zu diesen Dokumenten.
• Zugriff: Nur der vorgesehene Empfänger kann nach der Anmeldung bei Sherpany auf die Extraktion zugreifen.
• Verfügbarkeit: Die Extraktion steht 7 Tage lang zum Download bereit und wird nach 14 Tagen endgültig gelöscht.

Was ist im Datenextraktionsdienst enthalten?

• Dokumente aus Sitzungen: werden als PDF-Dateien bereitgestellt. Sitzungsprotokolle werden nur dann einbezogen, wenn sie als PDF erstellt und der Sitzung oder der Bibliothek als Dokument hinzugefügt wurden.
• Dokumente aus der Bibliothek: werden als PDF-Dateien bereitgestellt
• Die persönlichen Anmerkungen des Benutzers zu diesen Dokumenten

Was nicht mitinbegriffen ist:

• Labels
• Sitzungsinhalte wie Agenden, Abstimmungen, Aufgaben, Beschlüsse, Kommentare, Sitzungsprotokolle und Einladungen
• Benutzerbezogene Daten
• Zugangslogs

Wie läuft der Prozess ab?

1. Sie beantragen den Export über Ihren Sherpany-Kundenmanager.
2. Sherpany prüft die Anfrage und leitet den Export ein.
3. Sobald der Export fertig ist, erhalten Sie eine automatische E-Mail-Benachrichtigung.
4. Öffnen Sie den Link in der E-Mail-Benachrichtigung und melden Sie sich bei Sherpany an.
5. Öffnen Sie den Export in Sherpany und laden Sie ihn herunter. 
   1. Wenn Sie Zugriff auf einen Raum haben, gehen Sie zu "Einstellungen" > "Exporte".
   2. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen Raum haben, werden die verfügbaren Exporte direkt nach der Anmeldung angezeigt.

Informationen zu Sicherheit

Eine Datenextraktion kann sensible Kunden- und Nutzerdaten enthalten. Sherpany ergreift folgende Massnahmen, um die sichere Übermittlung zu gewährleisten:

• Der Zugriff wird über die Sherpany-Authentifizierung gesteuert.
• Die ZIP-Datei wird in Sherpany in einem sicheren, verschlüsselten Speicher abgelegt.
• Der Download-Link wird innerhalb von Sherpany generiert und ist nur kurzzeitig gültig.
• Downloads und relevante Aktionen werden im Audit-Protokoll erfasst. 
• Nach 7 Tagen steht die Extraktion nicht mehr zum Download zur Verfügung. 
• Nach 14 Tagen wird die Extraktion dauerhaft aus Sherpany gelöscht.

Wie kann eine individuelle Datenextraktion beantragt werden? 

Damit Sherpany Ihre Anfrage bearbeiten kann, halten Sie bitte folgende Informationen bereit: : 

• Die Sherpany-E-Mail-Adresse des Benutzers, dessen Daten extrahiert werden sollen.
• Falls der Export an eine andere Person gesendet werden soll: die Sherpany-E-Mail-Adresse des Empfängers. Der Empfänger muss über ein Sherpany-Konto in derselben Organisation verfügen.
• Den Raum bzw. die Räume, für die Dokumente extrahiert werden sollen.
• Das gewünschte Extraktionsdatum, falls der Zeitpunkt wichtig ist.