Qu'est-ce que le service d'extraction de données individuelles ?

Qu'est-ce que le service d'extraction de données individuelles ?

Un utilisateur peut demander le service Extraction de données individuelles lorsqu'il a besoin de conserver ou d'archiver des documents Sherpany à des fins légales, de conformité ou de conservation de données. Sherpany fournit les documents de réunion et de bibliothèque pertinents auxquels l'utilisateur avait accès, y compris ses annotations personnelles, sous forme d'archive ZIP.

L'extraction est réalisée au niveau de la salle et de l'utilisateur. Elle peut être créée pour des utilisateurs actifs ou désactivés. Si des documents provenant de plusieurs salles sont nécessaires, une extraction distincte est requise pour chaque salle. L'extraction ne contient que les documents auxquels l'utilisateur avait accès dans la salle concernée au moment de l'extraction ou de la désactivation.

Aperçu de l'extraction :

• Périmètre : extraction au niveau de la salle pour les documents auxquels l'utilisateur a ou a eu accès. Si des documents provenant de plusieurs salles sont nécessaires, une extraction distincte est requise pour chaque salle.
• Format : une archive ZIP contenant les versions PDF des documents Sherpany concernés.
• Contenu : documents de réunion, documents de bibliothèque et annotations personnelles de l'utilisateur sur ces documents.
• Accès : seul le destinataire prévu peut accéder à l'extraction après s'être connecté à Sherpany.
• Disponibilité : l'extraction peut être téléchargée pendant 7 jours et est définitivement supprimée après 14 jours.

Qu'est-ce qui est inclus dans le service d'extraction de données ?

• Documents des réunions : fournis au format PDF. Les procès-verbaux de réunion ne sont inclus que s'ils ont été générés en PDF et ajoutés à la réunion ou à la bibliothèque en tant que document.
• Documents de la bibliothèque : fournis au format PDF
• Les annotations personnelles de l'utilisateur sur ces documents

Ce qui n'est pas inclus :

• Les labels
• Le contenu de la réunion tel que les ordres du jour, les votes, les tâches, les décisions, les commentaires, les dossiers de réunion et les invitations
• Les données relatives aux utilisateurs
• Les journaux d'accès

Comment fonctionne le processus ?

1. Vous demandez l'extraction auprès de votre Customer Manager Sherpany
2. Sherpany examine la demande et lance l'extraction
3. Lorsque l'extraction est prête, vous recevez une notification automatique par e-mail
4. Ouvrez le lien contenu dans l'e-mail de notification et connectez-vous à Sherpany
5. Ouvrez l'extraction dans Sherpany et téléchargez-la 
   1. Si vous avez accès à une salle, allez dans Paramètres > Exports 
   2. Si vous n'avez pas accès à une salle, les exports disponibles s'affichent directement après la connexion

Qu'en est-il de la sécurité ?

Une extraction de données peut contenir des informations sensibles sur le client et l'utilisateur. Sherpany applique les mesures suivantes pour sécuriser la livraison :

• L'accès est contrôlé par l'authentification Sherpany. 
• Le fichier ZIP est stocké dans un espace de stockage sécurisé et chiffré au sein de Sherpany. 
• Le lien de téléchargement est généré à l'intérieur de Sherpany et a une durée de vie limitée. 
• Les téléchargements et les actions pertinentes sont enregistrés dans le journal d'audit. 
• Après 7 jours, l'extraction n'est plus disponible au téléchargement. 
• Après 14 jours, l'extraction est définitivement supprimée de Sherpany. 

Comment demander une extraction de données individuelles ? 

Pour aider Sherpany à traiter votre demande, veuillez préparer les informations suivantes : 

• L'adresse e-mail Sherpany de l'utilisateur dont les données doivent être extraites. 
• Si l'export doit être envoyé à une autre personne : l'adresse e-mail Sherpany du destinataire. Le destinataire doit disposer d'un compte Sherpany au sein de la même organisation. 
• La ou les salles pour lesquelles les documents doivent être extraits. 
• La date d'extraction souhaitée, si le timing est important.