Dans cet article, vous allez apprendre :
- Les recommandations générales pour l'enregistrement audio,
- La configuration recommandée selon le type de réunion,
- La liste de contrôle pour l'enregistrement,
- Ce qu'il faut éviter,
- La reconnaissance de la langue et des intervenants,
- Comment importer des fichiers audio dans Sherpany.
Note importante
Sherpany peut vous aider avec les exigences relatives aux fichiers, les problèmes d'importation, les erreurs de traitement et les fonctionnalités du produit. Sherpany ne peut pas garantir la qualité de l'enregistrement, améliorer un audio source peu clair, ni résoudre des problèmes liés à des équipements d'enregistrement tiers spécifiques.
La qualité globale de votre procès-verbal généré dépend fortement de la qualité du fichier audio importé dans Sherpany. Un audio clair aide Sherpany à générer des transcriptions et des procès-verbaux plus précis.
Sherpany ne peut pas contrôler, configurer, tester ou valider votre environnement d'enregistrement, l'équipement de la salle, les microphones, les outils de conférence, le réseau ou le fichier audio source. Les clients sont responsables du choix et du test de leur propre configuration d'enregistrement.
Quelles sont les recommandations générales ?
Votre enregistrement doit capter chaque participant clairement, à un volume similaire, avec le moins de bruit de fond et d'écho possible.
Avant une réunion importante, nous recommandons d'effectuer un court enregistrement test avec la salle et la configuration de réunion réelles.
Quelle est la configuration recommandée selon le type de réunion ?
| Type de réunion | Configuration recommandée |
|---|---|
| Réunion à distance | Si une plateforme de conférence est disponible (MS Teams, Google Meet, Zoom, etc.), utilisez son enregistrement natif. Sinon, utilisez une configuration d'enregistrement qui capture tous les participants clairement dans un seul fichier audio. |
| Petite réunion en présentiel | Utilisez un microphone de salle placé au centre, un haut-parleur de conférence ou un système audio de salle adapté. Un microphone d'ordinateur portable ou de téléphone peut fonctionner dans une petite salle calme, mais la qualité peut chuter rapidement lorsque les participants s'éloignent. |
| Grande réunion en présentiel | Utilisez un système audio centralisé avec plusieurs microphones. |
| Réunion hybride | Utilisez une configuration qui enregistre à la fois les personnes présentes dans la salle et les participants à distance dans un même fichier audio. |
Quelle est la liste de contrôle pour l'enregistrement ?
- Placez les microphones suffisamment près des intervenants,
- Utilisez une salle calme avec peu d'écho,
- Maintenez les microphones dans une position stable, évitez de les toucher ou de les déplacer pendant la réunion,
- Évitez de placer les microphones à côté de haut-parleurs ou d'autres sources d'écho,
- Demandez aux participants de parler clairement, évitez les interruptions ou les prises de parole simultanées,
- Vérifiez que les participants à distance et ceux présents dans la salle sont enregistrés à un volume comparable.
Que faut-il éviter ?
- Enregistrer une grande salle avec un seul microphone distant (par exemple, un microphone d'ordinateur portable ou d'appareil mobile),
- Déplacer ou manipuler l'appareil d'enregistrement pendant la réunion,
- Enregistrer les participants à distance en les diffusant via un haut-parleur et en captant ce son avec un second appareil, sauf si aucune meilleure option n'est disponible,
- Utiliser plusieurs microphones sans moyen adapté de les combiner en un seul enregistrement clair.
Note
Pour les réunions d'une demi-journée ou d'une journée entière, vous pouvez choisir de créer des enregistrements séparés en arrêtant l'enregistrement lors de pauses naturelles (café, déjeuner ou changements à l'ordre du jour). Cela peut être utile lorsque le groupe de participants change ou lorsque la réunion passe à une autre langue. Il n'est pas nécessaire de diviser un enregistrement uniquement parce que la réunion est longue si les mêmes participants restent tout au long.
Comment fonctionne la reconnaissance de la langue et des intervenants ?
Sherpany génère la transcription dans la langue qu'il détecte sur la base des 30 premières secondes de l'enregistrement. Si plusieurs langues sont parlées dans le même enregistrement, les parties prononcées dans une autre langue peuvent être transcrites moins précisément ou de manière inattendue.
Sherpany sépare les voix en étiquettes d'intervenants anonymes, telles que « Speaker 01 » et « Speaker 02 ». Ces étiquettes n'identifient pas automatiquement les noms des participants. Les organisateurs de réunion doivent associer manuellement les étiquettes d'intervenants aux noms des participants.
Comment importer des fichiers audio dans Sherpany ?
Avant d'importer un fichier audio dans Sherpany, vérifiez que :
- L'enregistrement inclut la totalité de la réunion ou la partie de la réunion que vous souhaitez que Sherpany traite,
- Tous les participants attendus peuvent être entendus clairement,
- Le fichier est lu correctement en dehors de Sherpany,
- Le fichier est au format MP3, M4A ou OGG,
- Le fichier ne dépasse pas 200 Mo,
- Le fichier contient uniquement de l'audio, les fichiers vidéo tels que MP4 ne sont pas pris en charge,
- Vous avez sélectionné la bonne réunion et le bon enregistrement.
Note
Si une réunion a été enregistrée en plusieurs parties, vous pouvez importer plusieurs fichiers audio et/ou transcriptions dans la même réunion.