Dans cet article, vous allez apprendre :
- Qu'est-ce que la fonction de Minutes Copilot - Microsoft Teams transcripts,
- Pourquoi utiliser cette fonctionnalité,
- Comment cela fonctionne-t-il,
- Qui peut voir les transcriptions,
- Qui peut utiliser cette fonctionnalité,
- Comment utiliser cette fonctionnalité.
Qu'est-ce que la fonctionnalité Minutes Copilot - Microsoft Teams Transcripts ?
L'intégration des transcriptions Microsoft Teams permettra à l'éditeur de la réunion d'accéder à une transcription pré-générée de l'appel vidéo Microsoft Teams qui a servi de support à la réunion.
Pour ce faire, il faut que
- La réunion dans Sherpany est configurée pour utiliser Microsoft Teams en tant que conférence téléphonique.
- Pendant la réunion, les participants ont commencé les transcriptions de l'appel.
Si les transcriptions de l'appel vidéo sont disponibles, l'utilisateur pourra les ouvrir dans Sherpany, dans l'onglet Procès-verbal, côte à côte avec le procès-verbal.
Pourquoi utiliser cette fonction ?
La rédaction des procès-verbaux est l'une des tâches les plus importantes, mais aussi l'une des plus difficiles et des plus chronophages des réunions. Elle est très sujette aux erreurs et peut prendre beaucoup de temps jusqu'à ce que tous les participants soient d'accord sur le résultat formel de la réunion.
Le fait de disposer d'une transcription complète de la réunion parallèlement à la rédaction du procès-verbal peut grandement contribuer à réduire les erreurs, à ne pas oublier de détails pertinents et à accélérer le processus.
Les améliorations futures de cette fonctionnalité pourraient inclure des résumés auto-générés, des décisions et des extractions d'actions, ce qui pourrait en fin de compte automatiser complètement le processus de rédaction du procès-verbal de la réunion.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Dans l'onglet des procès-verbaux, du côté de l'éditeur, l'utilisateur disposera d'un bouton "Transcriptions" en haut à droite. Ce bouton sera visible même si la fonctionnalité n'est pas active, afin que les utilisateurs puissent facilement la découvrir et en connaître l'existence, et qu'ils puissent en demander l'activation.
Lorsque les transcriptions des réunions sont disponibles, elles s'affichent sur le panneau latéral dans l'ordre chronologique. Il peut y avoir plus d'une transcription pour chaque réunion si, par exemple, les transcriptions ont été arrêtées et relancées pendant la réunion.
Note
Dans certaines entreprises, lors de la première connexion, l'utilisateur doit avoir un accord d'administrateur de MS Teams pour pouvoir s'inscrire.
Qui peut consulter les transcriptions ?
Les transcriptions sont accessibles aux éditeurs de la réunion dans l'onglet "minutes" du mode éditeur.
Les participants à la réunion qui n'ont pas les droits d'éditeur ne pourront pas accéder aux transcriptions, de sorte que toutes les informations confidentielles restent inaccessibles, en particulier pour les participants invités qui ne se joignent à la réunion que pour un point spécifique de l'ordre du jour.
Aucune information n'est sauvegardée du côté de Sherpany, et toutes les politiques d'accès et de conservation peuvent être gérées du côté de Microsoft (plus d'informations ici).
Information
- Cette fonctionnalité nécessite l'utilisation de la fonctionnalité Microsoft Teams Transcripts. Si cette fonctionnalité n'est pas active dans votre compte Microsoft, vous pouvez consulter cet article pour savoir comment la rendre disponible.
- L'application Sherpany aura besoin du consentement de l'organisation pour accéder aux transcriptions dans Microsoft Teams. Pour ce faire, vous pouvez consulter cet article.
Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Pour l'instant, cette fonction sera disponible pour les clients du programme Early Adopters, même s'ils n'ont pas activé la fonction d'intégration de Microsoft Teams dans l'offre Digital Champions.
Si vous souhaitez en savoir plus sur ce programme, vous pouvez consulter cette page ou contacter votre Key Account Manager Sherpany.
Comment utiliser cette fonctionnalité ?
Pour utiliser la fonction de transcription, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Ajoutez votre lien MS Teams dans les détails de la réunion que vous souhaitez transcrire,
- Une fois l'ordre du jour prêt et publié, dans le mode d'affichage de Sherpany, rejoignez la réunion via votre lien MS Teams,
- Une fois dans MS Teams, dans le menu à 3 points "Plus", cliquez sur Enregistrer et transcrire et choisissez Commencer la transcription,
- Choisissez la langue de transcription souhaitée,
- La transcription commence dans MS Teams.
- Pour terminer la transcription, dans le même menu, choisissez Arrêter la transcription.
- Quittez la réunion dans MS Team.
- Vous pouvez maintenant trouver la transcription de la réunion dans la section des procès-verbaux sous le bouton Transcriptions !