Qu’est-ce que la fonction Minutes Copilot et comment fonctionne-t-elle ?

Qu’est-ce que la fonctionnalité Minutes Copilot ?

Minutes Copilot utilise les transcriptions des réunions générées par Microsoft Teams pour vous aider à créer automatiquement le compte-rendu. Cela inclut :

• Des résumés des discussions
• Les décisions prises
• Les tâches assignées

Ces éléments peuvent être générés :

• Par point à l’ordre du jour, individuellement,
• Ou pour l’ensemble de la réunion, avec un résultat séparé par point à l’ordre du jour

Le contenu généré par l’IA sert de premier brouillon, vous aidant à gagner du temps et à réduire les erreurs.

Pourquoi utiliser cette fonctionnalité ?

La rédaction de comptes-rendus est l’une des tâches les plus longues et les plus sujettes aux erreurs lors des réunions.

Minutes Copilot vous aide à :

• Accéder à la transcription complète à côté de l’éditeur de procès-verbal
• Ne rien oublier d’important
• Accélérer la rédaction d’un compte-rendu précis et complet
• Extraire automatiquement les résumés, tâches et décisions par point

Comment cela fonctionne ?

Pendant la réunion :

1. Lancez la transcription dans Teams : Plus > Enregistrer et transcrire > Démarrer la transcription
2. Sélectionnez votre langue
3. Arrêtez la transcription à la fin de la réunion

Dans Sherpany :

1. Rendez-vous dans l’onglet Procès-verbal de votre réunion
2. Cliquez sur le bouton "Transcriptions" (en haut à droite) pour voir la transcription Teams

Utiliser l’IA pour générer du contenu :

1. Cliquez sur "IA Procès-verbal" sous un point pour générer un résumé
2. Cliquez sur "IA Tâches et Décisions" pour extraire les tâches et décisions
3. Cliquez sur le bouton "AI Procès-verbal" en haut à droite pour générer tout le contenu pour la réunion entière (résumé, tâches, décisions), trié par point

Comment importer des transcriptions dans la réunion?

1. Allez dans l’onglet Procès-verbal de votre réunion.
2. Cliquez sur le bouton « Transcriptions » (en haut à droite).
3. Cliquez sur « Importer une transcription ».
4. Vous pouvez importer un fichier .vtt ou copier/coller le texte.
5. Vous pouvez importer plusieurs transcriptions, les trier et les supprimer une fois le procès-verbal téléchargé.
   

Cela permet de : 

• Utiliser MS Teams sans avoir à donner l’autorisation à Sherpany d’accéder à votre instance MS365. 
• Utiliser d’autres outils de visioconférence comme Zoom, WebEx, Google Meet, etc. 
• Prendre en charge les réunions en présentiel si un système d’enregistrement et de transcription est déjà en place.

Comment utiliser les notes lorsqu’aucune transcription n’est disponible ?

Pour les réunions sans enregistrement ni transcription (par exemple, les réunions confidentielles ou en présentiel), la fonction vous permet de rédiger des notes préliminaires pour chaque point de l’ordre du jour directement dans la vue du compte rendu. Ces notes servent ensuite d’entrée à la génération par IA, ce qui permet d’utiliser l’ensemble du flux de synthèse Copilot, même en l’absence de transcription.

1. Rédigez des points clés, de courts résumés ou des remarques importantes pour chaque point de l’ordre du jour avant de lancer la génération par IA.
2. Lors de la génération du contenu par IA, vous pouvez choisir quelles informations utiliser comme source et décider si le contenu généré doit être ajouté au compte rendu existant ou remplacer son contenu.
3. Si nécessaire, vous pouvez restaurer une version précédente du compte rendu grâce à l’historique des versions.

Qui peut voir les transcriptions ?

Seuls les éditeurs de la réunion peuvent voir les transcriptions dans l’onglet Procès-verbal. Cela signifie que :

• Les informations confidentielles sont protégées
• Les invités et participants sans droits d’édition ne peuvent pas accéder aux données de transcription

Confidentialité et données

• L’IA utilise un modèle de langage local hébergé entièrement dans l’infrastructure Sherpany. Aucune donnée n’est envoyée ou exposée à l’extérieur. Toutes les politiques d’accès et de rétention sont gérées via Microsoft (plus d’informations ici).
• Veuillez noter que les transcriptions générées via Microsoft Teams sont stockées au sein de Microsoft (Teams / OneDrive / SharePoint), conformément aux paramètres de votre environnement Microsoft 365. Dans ce cas, leur durée de conservation et leurs accès sont gérés par vos administrateurs Microsoft.