In questo articolo, imparerete:
- Cos'è la funzionalità Minutes Copilot - trascrizioni da Microsoft Teams,
- Perché utilizzare questa funzionalità,
- Come funziona,
- Chi può vedere le trascrizioni,
- Chi può utilizzare questa funzionalità.
- Come usare questa funzionalità.
Cos'è la funzionalità Minutes Copilot - trascrizioni da Microsoft Teams,
L'integrazione della funzionalità di trascrizioni di Microsoft Teams darà la possibilità all'editore della riunione di accedere a trascrizioni pre-registrate dalle videoconferenze effettuate su Microsoft Teams.
Per poter funzionare, è richiesto che:
- La riunione su Sherpany sia configurata con Microsoft Teams come strumento di videoconferenza
- Durante la riunione, i partecipanti avranno attivato la registrazione per la trascrizione della videoconferenza
Se le trascrizioni della videoconferenza saranno disponibili, l'utente potrà aprirle su Sherpany nella scheda dei verbali, accanto al verbale stesso.
Perché utilizzare questa funzionalità?
La stesura del verbale è uno dei compiti più importanti (ma anche più impegnativi e lunghi) delle riunioni. È molto soggetta a errori e può richiedere molto tempo prima che tutti i partecipanti siano d'accordo sul risultato formale della riunione. Avere a disposizione una trascrizione completa della riunione, da affiancare alla stesura del verbale, può aiutare molto a ridurre gli errori, a non dimenticare alcun dettaglio rilevante e a velocizzare i tempi.
I miglioramenti futuri di questa funzionalità potrebbero includere riepiloghi generati automaticamente ed estrazioni di attività e decisioni, che potrebbero automatizzare completamente il processo di verbalizzazione delle riunioni.
Come funziona?
Nella scheda dei verbali utilizzando la modalità di modifica, l'utente avrà a disposizione il tasto "Trascrizioni" in alto a destra. Il tasto sarà visibile anche se la funzionalità non è attiva, in modo che gli utenti possano facilmente scoprirla e conoscerne l'esistenza, nonché richiederne l'attivazione.
Quando le trascrizioni delle riunioni sono disponibili, vengono visualizzate nel pannello laterale in ordine cronologico. Può esserci più di una trascrizione per ogni riunione se, ad esempio, le trascrizioni sono state interrotte e riavviate durante la riunione.
Nota
In alcune aziende, la prima volta che un utente si collega, deve avere un accordo come amministratore di MS Teams per potersi registrare.
Chi può vedere le trascrizioni?
I verbali possono essere consultati dai redattori della riunione nella scheda dei verbali della modalità di redazione.
I partecipanti alla riunione che non hanno i permessi di redazione non potranno accedere alle trascrizioni, in modo da mantenere inaccessibili tutte le informazioni riservate, in particolare quelle dei partecipanti ospiti che si uniscono solo per un punto specifico dell'ordine del giorno.
Nessuna informazione viene salvata sul lato Sherpany e tutti i criteri di accesso e conservazione possono essere gestiti sul lato Microsoft (maggiori informazioni qui).
Informazione
- Questa funzione richiede l'uso della funzione Trascrizioni di Microsoft Teams. Se la funzione non è attiva nel vostro account Microsoft, potete consultare questo articolo su come renderla disponibile.
- L'applicazione Sherpany deve ottenere il consenso dell'organizzazione per accedere alle trascrizioni all'interno di Microsoft Teams. Per renderlo possibile, è possibile consultare questo articolo.
Chi può utilizzare questa funzionalità?
Per il momento, la funzione sarà disponibile per i clienti del programma Early Adopters, anche se non hanno attivato la funzione di integrazione di Microsoft Teams dal bundle Digital Champions.
Per saperne di più su questo programma, potete consultare questa pagina o contattare il vostro Key Account Manager Sherpany.
Come usare questa funzionalità?
Per utilizzare la funzione Trascrizioni, è necessario seguire questi passaggi:
- Aggiungere il proprio link MS Teams nei dettagli della riunione da trascrivere.
- Una volta che la pagina è pronta e pubblicata, nella modalità di visualizzazione di Sherpany, unirsi alla riunione tramite il proprio collegamento a MS Teams.
- Una volta entrati in MS Teams, nel menu a 3 punti chiamato Altro, fare cliccare su Registra e trascrivi e scegliere Avvia trascrizione.
- Scegliere la lingua desiderata.
- La trascrizione inizierà in MS Teams.
- Per terminare la trascrizione, nello stesso menu, scegliere Ferma la trascrizione.
- Uscire della riunione in MS Team.
- La trascrizione della riunione si trova ora nella sezione dei verbali sotto il pulsante Trascrizioni.