In questo articolo imparerete:
- Il ciclo di vita completo di una riunione: prima, durante e dopo
- In che modo Sherpany supporta ogni fase
- Come garantire chiarezza, preparazione e progressi in ogni riunione
Cosa significa: Una riunione è lo strumento migliore per raggiungere l’obiettivo oppure sarebbe sufficiente un’e-mail? Se la riunione non prevede decisioni, domande o necessità di coordinamento, annullarla.
Chi: Responsabile della riunione e Organizzatore della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Utilizzare TopicHub per raccogliere i temi che richiedono una riunione.
Risultato: Le persone sono più coinvolte quando le riunioni fanno avanzare chiaramente i lavori.
Cosa significa: Qual è la ragione esplicita della riunione? È chiaro cosa si desidera ottenere? Scrivere una frase che spieghi perché questa riunione esiste.
Chi: Responsabile della riunione e Organizzatore della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Utilizzare i campi Titolo della riunione e Scopo per aggiungere un contesto chiaro.
Risultato: Aspettative chiare guidano la concentrazione e riducono il rischio che la riunione derivi verso temi non pertinenti.
Cosa significa: È stato definito un ordine del giorno chiaro che serva lo scopo della riunione? Costruire l’ordine del giorno come una sequenza di domande, non di argomenti.
Chi: Responsabile della riunione e Organizzatore della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Utilizzare l’Agenda Builder con tipi di punti, timebox e attribuzione dei responsabili. Integrare temi da TopicHub oppure fare follow-up su Attività e Decisioni delle riunioni precedenti per mantenere continuità e avanzamento.
Risultato: Un ordine del giorno mirato supporta la gestione del tempo e consente decisioni chiare.
Cosa significa: Sono state invitate solo le persone che possono contribuire alla riunione? È chiaro a tutti perché sono invitati e cosa devono preparare? Per discussioni mirate e decisioni chiare, puntare idealmente a circa 8 partecipanti.
Chi: Responsabile della riunione e Organizzatore della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Selezionare i partecipanti e assegnare il responsabile della riunione. Utilizzare le descrizioni dei punti dell’ordine del giorno per chiarire le aspettative. Utilizzare i flag dei documenti per indicare cosa deve essere letto prima della riunione. Nota: Sherpany è progettato per riunioni formali e dovrebbe generalmente evitare più di 20 partecipanti.
Risultato: Riunioni più snelle con partecipanti che comprendono il proprio ruolo e si preparano in modo efficace.
Cosa significa: Sono state condivise in anticipo le informazioni di contesto affinché si svolga una discussione ponderata e si possano prendere decisioni? Un ordine del giorno eccellente è più di una lista di argomenti: è una raccolta di documenti e contesto per permettere conversazioni informate durante la riunione.
Chi: Organizzatore della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Utilizzare TopicHub e la funzione Contributor per raccogliere documenti da esperti e partecipanti. Aggiungere documenti tramite drag-and-drop o importarli dalla Libreria.
Risultato: Condividere i documenti in anticipo riduce il tempo dedicato alle presentazioni e aumenta il tempo per discussioni significative.
Cosa significa: Sono state lette le informazioni ed è stata fatta preparazione per le discussioni e per eventuali blocchi? I partecipanti devono leggere tutti i documenti e arrivare preparati alle discussioni.
Chi: Partecipanti alla riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: La barra di Meeting Preparedness mostra il livello di preparazione: documenti letti, voti espressi e domande aperte risolte. Utilizzare le Annotazioni per note private e le funzioni IA di Sherpany per approfondire la comprensione.
Risultato: La preparazione migliora la qualità delle domande, riduce i punti ciechi e porta a decisioni migliori.
Cosa significa: Sono state poste domande di chiarimento in un forum centralizzato e pubblico per garantire che la riunione sia orientata ai risultati? Porre domande di chiarimento prima della riunione fa risparmiare tempo durante la riunione.
Chi: Responsabile della riunione e Partecipanti alla riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Utilizzare la funzione Commenti per pubblicare domande semplici che dovrebbero essere risolte prima della riunione. Evitare discussioni lunghe che appartengono alla riunione stessa.
Risultato: Una base di comprensione condivisa supporta discussioni più rapide e più mirate durante la riunione.
Cosa significa: È stata fatta preparazione per condurre la riunione? I responsabili della riunione e i responsabili dei punti all’ordine del giorno devono entrare nel giusto stato mentale prima della riunione.
Chi: Responsabile della riunione e Responsabili dei punti all’ordine del giorno
Come Sherpany supporta questo passaggio: Utilizzare la valutazione di Meeting Preparedness per vedere quanto sono preparati i partecipanti. Se la preparazione è bassa, valutare di posticipare la riunione oppure pianificare tempo dedicato alla preparazione all’inizio. I commenti possono far emergere temi che richiedono più o meno tempo.
Risultato: Arrivare ben preparati migliora la gestione del tempo e la qualità della conversazione.
Cosa significa: Ricordare che siamo tutti esseri umani. Accogliere le persone e ringraziarle per il loro tempo aiuta a impostare il tono di una riunione di successo. Non dovrebbe richiedere più di 1 minuto.
Chi: Responsabile della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Pianificare questo punto nell’ordine del giorno come elemento “Organizzativo”.
Risultato: Un clima positivo aumenta la collaborazione e la qualità del pensiero. (Sources)
Cosa significa: Prendere la temperatura della sala con un breve check-in. Questo aiuta a creare un’atmosfera aperta in cui le opinioni vengono condivise e si raggiungono decisioni migliori. Non dovrebbe richiedere più di 5 minuti.
Chi: Responsabile della riunione e Partecipanti alla riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Pianificare questo punto nell’ordine del giorno come elemento “Organizzativo”.
Risultato: Un check-in aiuta a focalizzare le persone sulla riunione e aumenta la partecipazione più avanti durante la riunione.
Cosa significa: Ricordare alle persone lo scopo della riunione. Formularlo in modo positivo per generare entusiasmo.
Chi: Responsabile della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Riprendere il testo nel campo Scopo per riancorare tutti.
Risultato: Rafforzare scopo e timing allinea l’attenzione dei partecipanti.
Cosa significa: L’ordine del giorno è la vostra mappa. Attenersi ad esso ed evitare deviazioni dal percorso promesso.
Chi: Responsabile della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Utilizzare la Presenter Mode per mantenere il gruppo concentrato sul punto corrente.
Risultato: La visibilità di timing e focus sul punto supporta una gestione disciplinata del tempo.
Cosa significa: All’interno dell’ordine del giorno, ogni punto dovrebbe essere formulato come una domanda. Le domande fanno pensare e aiutano a trovare soluzioni.
Chi: Responsabile della riunione e Responsabili dei punti all’ordine del giorno
Come Sherpany supporta questo passaggio: Utilizzare la descrizione del punto dell’ordine del giorno per articolare la domanda chiave.
Risultato: Le domande stimolano il contributo e limitano discussioni non necessarie.
Cosa significa: Le discussioni fanno emergere nuove informazioni e mettono in discussione le ipotesi. Essere inclusivi e accogliere prospettive diverse porta a decisioni migliori.
Chi: Responsabile della riunione e Partecipanti alla riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Garantire tempo sufficiente e utilizzare il tempo per punto dell’ordine del giorno per segnalarlo chiaramente. Il responsabile della riunione dovrebbe porre domande e lasciare che altri rispondano per primi.
Risultato: Lasciare che i partecipanti parlino per primi consente più prospettive e riduce il rischio di groupthink.
Cosa significa: Una volta raggiunta una decisione, parafrasare quanto discusso e verificare la conclusione con il gruppo per assicurare una comprensione comune.
Chi: Responsabile della riunione e Organizzatore della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Il responsabile della riunione e il redattore del verbale collaborano per assicurare che le conclusioni vengano registrate correttamente, ripetendole ad alta voce.
Risultato: Verificare la comprensione dei risultati dei punti dell’ordine del giorno porta a verbali più rapidi e accurati ed evita confusione in seguito.
Cosa significa: Una volta raggiunta una comprensione comune, assicurare che tutti si impegnino a realizzare le azioni concordate (ad esempio chi fa cosa e entro quando).
Chi: Responsabile della riunione, Partecipanti alla riunione e Organizzatore della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Utilizzare i campi Attività e Decisioni nel modulo Verbale per registrare con precisione gli impegni e permettere alle persone coinvolte di seguirli facilmente in seguito.
Risultato: Utilizzare la funzione Attività e Decisioni garantisce che gli impegni non siano nascosti nel verbale e siano disponibili in modo trasparente per tutti, favorendone il completamento.
Cosa significa: Prima di lasciare la riunione, prendersi il tempo di chiuderla correttamente. La chiusura crea un senso di realizzazione. Riassumere le attività da completare e le decisioni prese.
Chi: Responsabile della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Pianificare un punto dell’ordine del giorno di cinque minuti alla fine per il riepilogo e la chiusura.
Risultato: La chiusura della riunione consente un ultimo controllo sui risultati e aiuta le persone a passare in modalità operativa per agire su quanto deciso.
Cosa significa: In qualità di responsabile della riunione, accogliere il feedback. Chiedere ai partecipanti di valutare in modo anonimo la leadership della riunione.
Chi: Responsabile della riunione e Partecipanti alla riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Utilizzare la funzione Meeting Feedback.
Risultato: Un ciclo di feedback consente di migliorare continuamente le riunioni affinché siano percepite come creatrici di valore e non come una perdita di tempo.
Cosa significa: Infine, effettuare un breve check-out per riprendere la temperatura della sala. Le persone sono motivate e pronte a portare avanti le azioni concordate?
Chi: Responsabile della riunione e Partecipanti alla riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Questo può essere pianificato nei cinque minuti di riepilogo della riunione.
Risultato: Dare alle persone la possibilità di ringraziarsi e lasciare la riunione sapendo che è stato un uso prezioso del loro tempo.
Cosa significa: Dopo la riunione, finalizzare il verbale. Mantenerlo breve e diretto, fornendo comunque contesto su come il gruppo è arrivato alle azioni e decisioni pianificate.
Chi: Organizzatore della riunione e Responsabile della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Finalizzare il verbale nel Minutes Module e farlo approvare dal responsabile della riunione e da chiunque altro sia ritenuto necessario prima della pubblicazione.
Risultato: L’approvazione del verbale garantisce la qualità e la corretta comprensione di quanto avvenuto. Il verbale rappresenta generalmente il resoconto legalmente vincolante della riunione.
Cosa significa: Condividere il verbale con i partecipanti alla riunione e con gli stakeholder pertinenti.
Chi: Responsabile della riunione e Organizzatore della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Il verbale è disponibile per tutti i partecipanti alla riunione. È inoltre possibile prevedere partecipanti con ruolo di viewer che possono accedere al verbale. Infine, il verbale può essere scaricato in formato PDF e distribuito agli stakeholder pertinenti.
Risultato: Garantire l’accesso al verbale consente a partecipanti e stakeholder di dare seguito alle azioni risultanti dalla riunione.
Cosa significa: Una leadership efficace della riunione valorizza la trasparenza. Condividere il feedback raccolto e migliorare le riunioni sulla base di esso.
Chi: Responsabile della riunione
Come Sherpany supporta questo passaggio: Analizzare il feedback ricevuto e riassumerlo con un piano d’azione nella riunione successiva. Questo può anche essere un punto organizzativo all’inizio della prossima riunione.
Risultato: Agire sul feedback dimostra una leadership efficace e contribuisce a migliorare nel tempo la qualità delle riunioni e la partecipazione.