In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wie der gesamte Lebenszyklus einer Sitzung ist: vor, während und nach
- Wie Sherpany jeden Schritt unterstützt
- Wie Sie bei jeder Sitzung für Klarheit, Vorbereitung und Fortschritt sorgen
Was bedeutet das: Ist eine Sitzung das beste Mittel, um Ihr Ziel zu erreichen, oder würde eine E-Mail ausreichen? Wenn die Sitzung keine Entscheidung, keine Frage oder keinen Koordinationsbedarf beinhaltet, sagen Sie es ab.
Wer: Sitzungsleiter & Sitzungsorganisator
Wie Sherpany dies unterstützt: Verwenden Sie TopicHub, um Themen zu sammeln, die eine Sitzung erfordern.
Das Ergebnis: Personen sind motivierter, wenn Sitzungen eindeutig zum Fortschritt beitragen.
Was bedeutet das: Was ist der ausdrückliche Grund für die Sitzung? Wissen Sie, was Sie erreichen möchten? Schreiben Sie einen Satz, der erklärt, warum diese Sitzung stattfindet.
Wer: Sitzungsleiter & Sitzungsorganisator
Wie Sherpany dies unterstützt: Verwenden Sie das Feld „Titel und Ziel der Sitzung“, um einen klaren Kontext hinzuzufügen.
Das Ergebnis: Klare Erwartungen fördern die Konzentration und verringern das Risiko, dass die Sitzung in irrelevante Themen abschweift.
Was bedeutet das: Haben Sie eine klare Agenda erstellt, die dem Zweck Ihrer Sitzung dient? Erstellen Sie Ihre Agenda als eine Abfolge von Fragen, nicht als Themen.
Wer: Sitzungsleiter & Sitzungsorganisator
Wie Sherpany dies unterstützt: Verwenden Sie den Agendaersteller mit Agendaarten, Zeitvorgaben und Zuordnung von Verantwortlichen. Beziehen Sie Themen aus TopicHub ein oder verfolgen Sie Aufgaben und Entscheidungen aus früheren Sitzungen weiter, um den Betrieb am Laufen zu halten.
Das Ergebnis: Eine fokussierte Agenda unterstützt das Zeitmanagement und ermöglicht klare Entscheidungen.
Was bedeutet das: Haben Sie nur diejenigen eingeladen, die einen Beitrag zur Sitzung leisten können? Wissen alle, warum sie eingeladen wurden und was sie vorbereiten müssen? Wenn Sie fokussierte Diskussionen und klare Entscheidungen erzielen möchten, sollten Sitzungen möglichst mit maximal acht Teilnehmern stattfinden.
Wer: Sitzungsleiter & Sitzungsorganisator
Wie Sherpany dies unterstützt: Wählen Sie die Teilnehmer aus und bestimmen Sie den Sitzungsleiter. Verwenden Sie Beschreibungen der Agendapunkte, um die Erwartungen zu verdeutlichen. Verwenden Sie "Vorbereitung", um anzuzeigen, was vor der Sitzung gelesen werden muss. Hinweis: Sherpany ist für formelle Sitzungen konzipiert und sollte in der Regel nicht von mehr als 20 Teilnehmern genutzt werden.
Das Ergebnis: Effizientere Sitzungen mit Teilnehmern, die ihre Rolle verstehen und sich effektiv vorbereiten.
Was bedeutet das: Haben Sie vor der Sitzung Hintergrundinformationen weitergegeben, damit eine fundierte Diskussion stattfinden und Entscheidungen getroffen werden können? Eine gute Agenda ist mehr als nur eine Liste von Themen, sie ist eine Sammlung von Dokumenten und Hintergrundinformationen, damit die Teilnehmer der Sitzung fundierte Gespräche führen können.
Wer: Sitzungsorganisator
Wie Sherpany dies unterstützt: Verwenden Sie TopicHub und die Mitwirkendenfunktion, um Dokumente von Fachexperten und Sitzungsteilnehmern zu sammeln. Fügen Sie Dokumente per Drag & Drop hinzu oder importieren Sie sie aus der Bibliothek.
Das Ergebnis: Das Vorab-Teilen von Dokumenten verkürzt die Präsentationszeit und erhöht die Zeit für sinnvolle Diskussionen.
Was bedeutet das: Haben Sie die Informationen gelesen und sich auf Diskussionen und mögliche Blockaden vorbereitet? Die Teilnehmer des Meetings haben alle Dokumente gelesen und sind auf Diskussionen vorbereitet.
Wer: Teilnehmer der Sitzung
Wie Sherpany dies unterstützt: Die Leiste "Sitzungsvorbereitung" zeigt an, wie gut Sie vorbereitet sind: Haben Sie Dokumente gelesen, Abstimmungen durchgeführt und offene Fragen beantwortet? Nutzen Sie Anmerkungen für private Notizen und die KI-Funktionen von Sherpany, um Ihr Verständnis zu vertiefen.
Das Ergebnis: Eine gute Vorbereitung verbessert die Fragestellung, reduziert blinde Stellen und führt zu besseren Entscheidungen.
Was bedeutet das: Haben Sie in einem zentralen, öffentlichen Forum klärende Fragen gestellt, um sicherzustellen, dass die Sitzung ergebnisorientiert ist? Stellen Sie klärende Fragen vor der Sitzung, um während der Sitzung Zeit zu sparen.
Wer: Sitzungsleiter & Teilnehmer der Sitzung
Wie Sherpany dies unterstützt: Verwenden Sie die Kommentarfunktion, um einfache Fragen zu stellen, die vor der Sitzung geklärt werden sollten. Vermeiden Sie lange Diskussionen, die in die Sitzung selbst gehören.
Das Ergebnis: Eine gemeinsame Grundlage für das Verständnis ermöglicht schnellere und zielgerichtetere Diskussionen während der Sitzung.
Was bedeutet das: Haben Sie sich auf die Leitung der Sitzung vorbereitet? Sitzungsleiter und Verantwortliche für Agendapunkte müssen sich vor Beginn der Sitzung in die richtige Stimmung versetzen.
Wer: Sitzungsleiter & Leiter der Agendapunkte
Wie Sherpany dies unterstützt: Verwenden Sie die Bewertung der Sitzungsvorbereitung, um zu sehen, wie gut die Teilnehmer vorbereitet sind. Wenn die Vorbereitung unzureichend ist, sollten Sie erwägen, die Sitzung zu verschieben oder zu Beginn eine spezielle Vorbereitungszeit einzuplanen. Kommentare können Aufschluss darüber geben, welche Themen mehr oder weniger Zeit erfordern.
Das Ergebnis: Eine gute Vorbereitung verbessert das Zeitmanagement und die Qualität der Gespräche.
Was bedeutet das: Denken Sie daran, dass wir alle Menschen sind. Wenn Sie die Teilnehmer willkommen heissen und ihnen für ihre Zeit danken, schaffen Sie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Sitzung. Dies sollte nicht länger als eine Minute dauern.
Wer: Sitzungsleiter
Wie Sherpany dies unterstützt: Planen Sie dies in der Agenda als Agendapunkt "Organisatorisches" ein.
Das Ergebnis: Ein positives Klima fördert die Zusammenarbeit und die Qualität des Denkens. (Quellen)
Was bedeutet das: Messen Sie die Stimmung im Raum, indem Sie eine kurze Bestandsaufnahme machen. Dies trägt dazu bei, eine offene Atmosphäre zu schaffen, in der Meinungen ausgetauscht und bessere Entscheidungen getroffen werden können. Dies sollte nicht länger als 5 Minuten dauern.
Wer: Sitzungsleiter & Teilnehmer der Sitzung
Wie Sherpany dies unterstützt: Planen Sie dies in der Agenda als Agendapunkt "Organisatorisches" ein.
Das Ergebnis: Ein Check-in hilft den Teilnehmern, sich auf Ihre Sitzung zu konzentrieren, und erhöht die Beteiligung im weiteren Verlauf der Sitzung. Laden Sie unsere Liste mit Check-in-Fragen herunter.
Was bedeutet das: Erinnern Sie die Teilnehmer an den Zweck der Sitzung. Formulieren Sie ihn positiv, um Begeisterung zu wecken.
Wer: Sitzungsleiter
Wie Sherpany dies unterstützt: Formulieren Sie den Text im Feld "Ziel" neu, um alle Teilnehmer erneut zu informieren.
Das Ergebnis: Die Verstärkung des Zwecks und des Zeitplans richtet die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aus.
Was bedeutet das: Die Agenda ist Ihr Fahrplan. Halten Sie sich daran und weichen Sie nicht von dem Weg ab, den Sie versprochen haben.
Wer: Sitzungsleiter
Wie Sherpany dies unterstützt: Verwenden Sie den Präsentationsmodus, um die Gruppe auf den aktuellen Punkt zu konzentrieren.
Das Ergebnis: Die Sichtbarkeit des Zeitablaufs und der Fokus auf einzelne Punkte unterstützen ein diszipliniertes Zeitmanagement.
Was bedeutet das: In Ihrer Agenda sollte jeder Punkt als Frage formuliert sein. Fragen regen zum Nachdenken an und helfen dabei, Lösungen zu finden.
Wer: Sitzungsleiter & Leiter der Agendapunkte
Wie Sherpany dies unterstützt: Verwenden Sie die Beschreibung des Agendapunkts, um die zentrale Frage zu formulieren.
Das Ergebnis: Fragen fördern Beiträge und begrenzen unnötige Diskussionen.
Was bedeutet das: In Diskussionen werden neue Informationen ans Licht gebracht und Annahmen hinterfragt. Seien Sie offen und nehmen Sie unterschiedliche Perspektiven an, da diese zu besseren Entscheidungen führen.
Wer: Sitzungsleiter & Teilnehmer der Sitzung
Wie Sherpany dies unterstützt: Sorgen Sie für ausreichend Zeit und nutzen Sie die Zeit pro Agendapunkt, um dies deutlich zu signalisieren. Der Sitzungsleiter sollte Fragen stellen und andere zuerst antworten lassen.
Das Ergebnis: Wenn die Teilnehmer einer Sitzung zuerst zu Wort kommen, werden mehr Perspektiven berücksichtigt und das Risiko von Gruppendenken minimiert.
Was bedeutet das: Wenn Sie zu einer Entscheidung gekommen sind, fassen Sie das Besprochene zusammen und überprüfen Sie die Schlussfolgerung mit der Gruppe, um sicherzustellen, dass alle dasselbe verstanden haben.
Wer: Sitzungsleiter & Sitzungsorganisator
Wie Sherpany dies unterstützt: Der Sitzungsleiter und der Protokollführer arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass die Schlussfolgerungen korrekt festgehalten werden, indem sie diese laut wiederholen.
Das Ergebnis: Die Überprüfung des Verständnisses der Ergebnisse der Agendapunkte in der Sitzung führt zu schnelleren und genaueren Protokollen und vermeidet spätere Verwirrung.
Was bedeutet das: Sobald Sie sich geeinigt haben, stellen Sie sicher, dass sich alle dazu verpflichten, die vereinbarten Massnahmen umzusetzen. (z. B. Wer liefert was bis wann?)
Wer: Sitzungsleiter, Teilnehmer der Sitzung & Sitzungsorganisator
Wie Sherpany dies unterstützt: Verwenden Sie die Felder "Aufgaben" und "Beschlüsse" im Protokoll, um Verpflichtungen genau zu erfassen und den Beteiligten die spätere Nachverfolgung zu erleichtern.
Das Ergebnis: Die Verwendung der Aufgaben- und Beschlussfunktion stellt sicher, dass Verpflichtungen nicht in Protokollen untergehen und für alle transparent verfügbar sind. Dies trägt dazu bei, dass sie auch erfüllt werden.
Was bedeutet das: Bevor Sie die Sitzung verlassen, nehmen Sie sich Zeit, um sie ordnungsgemäss zu beenden. Das Beenden der Sitzung schafft ein Gefühl der Erfüllung. Fassen Sie die zu erledigenden Aufgaben und die getroffenen Entscheidungen zusammen.
Wer: Sitzungsleiter
Wie Sherpany dies unterstützt: Planen Sie am Ende einen Agendapunkt für 5 Minuten als Zusammenfassung und Abschluss ein.
Das Ergebnis: Der Abschluss einer Sitzung dient der abschliessenden Überprüfung der Ergebnisse der Sitzung und hilft den Teilnehmern, die Sitzung mental abzuschließen und in den Betriebsmodus überzugehen, um die getroffenen Entscheidungen umzusetzen.
Was bedeutet das: Nehmen Sie als Sitzungsleiter Feedback gerne an. Bitten Sie die Sitzungsteilnehmer, Ihre Sitzungsleitung anonym zu bewerten.
Wer: Sitzungsleiter & Teilnehmer der Sitzung
Wie Sherpany dies unterstützt: Verwenden Sie die Funktion "Sitzungs-Feedbackformular".
Das Ergebnis: Eine Feedbackschleife ermöglicht es Ihnen, Sitzungen kontinuierlich zu verbessern, damit diese als wertschöpfend und nicht als Zeitverschwendung wahrgenommen werden.
Was bedeutet das: Zuletzt führen Sie einen kurzen Check-out durch und messen Sie erneut die Stimmung im Raum. Sind die Teilnehmer motiviert und bereit, ihre Massnahmen anzugehen?
Wer: Sitzungsleiter & Teilnehmer der Sitzung
Wie Sherpany dies unterstützt: All dies kann in der 5-minütigen Zusammenfassung der Sitzung geplant werden.
Das Ergebnis: Ermöglichen Sie den Teilnehmern, einander zu danken, damit sie die Sitzung mit dem Gefühl verlassen, ihre Zeit sinnvoll genutzt zu haben.
Was bedeutet das: Erstellen Sie nach der Sitzung das Protokoll. Halten Sie es kurz und prägnant und geben Sie dabei einen Überblick darüber, wie die Gruppe zu den geplanten Massnahmen und Entscheidungen gelangt ist.
Wer: Sitzungsorganisator & Sitzungsleiter
Wie Sherpany dies unterstützt: Finalisieren Sie das Protokoll im Protokollmodul und lassen Sie es vor der Veröffentlichung vom Sitzungsleiter und allen anderen Personen, die Sie für notwendig erachten, genehmigen.
Das Ergebnis: Die Genehmigung der Protokolle durch andere ist eine Überprüfung ihrer Qualität und des Verständnisses dessen, was in der Sitzung geschehen ist. Die Protokolle sind in der Regel die rechtsverbindliche Aufzeichnung des Sitzungsverlaufs.
Was bedeutet das: Teilen Sie das Protokoll mit der Sitzungsgruppe und den relevanten Interessengruppen.
Wer: Sitzungsleiter & Sitzungsorganisator
Wie Sherpany dies unterstützt: Das Protokoll steht allen Teilnehmern der Sitzung zur Verfügung. Sie können auch Teilnehmer hinzufügen, die das Protokoll einsehen können. Schließlich kann das Protokoll als PDF-Datei heruntergeladen und an relevante Interessengruppen verteilt werden.
Das Ergebnis: Indem Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer und Interessengruppen Zugang zu den Protokollen haben, stellen Sie sicher, dass sie die aus der Sitzung resultierenden Massnahmen weiterverfolgen können.
Was bedeutet das: Schliesslich zeichnet sich eine gute Sitzungsleitung durch Transparenz aus. Teilen Sie das gesammelte Feedback zu den Sitzungen mit und verbessern Sie Ihre Sitzungen auf dieser Grundlage.
Wer: Sitzungsleiter
Wie Sherpany dies unterstützt: Lesen Sie das erhaltene Feedback durch und fassen Sie es zusammen mit Ihrem Aktionsplan in der nächsten Sitzung zusammen. Dies kann auch ein organisatorischer Punkt zu Beginn Ihrer nächsten Sitzung sein.
Das Ergebnis: Das Eingehen auf Feedback zeugt von effektiver Führungskompetenz und trägt dazu bei, die Qualität von Sitzungen und die Beteiligung daran künftig zu verbessern.