Dans cet article, vous apprendrez :
- Le cycle de vie complet d’une réunion : avant, pendant et après
- Comment Sherpany soutient chaque étape
- Comment garantir clarté, préparation et progression à chaque réunion
Ce que cela signifie : Une réunion est-elle le meilleur moyen d’atteindre votre objectif, ou un e-mail suffirait-il ? Si la réunion n’implique aucune décision, aucune question ou aucun besoin de coordination, annulez-la.
Qui : Responsable de la réunion et Organisateur de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Utilisez TopicHub pour collecter les sujets qui nécessitent une réunion.
Résultat : Les participants sont plus engagés lorsque les réunions contribuent clairement à faire avancer les choses.
Ce que cela signifie : Quelle est la raison explicite de votre réunion ? Savez-vous ce que vous souhaitez accomplir ? Rédigez une phrase qui explique pourquoi cette réunion existe.
Qui : Responsable de la réunion et Organisateur de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Utilisez les champs Titre de la réunion et Objectif pour ajouter un contexte clair.
Résultat : Des attentes claires favorisent la concentration et réduisent le risque que la réunion dérive vers des sujets non pertinents.
Ce que cela signifie : Avez-vous construit un ordre du jour clair qui sert l’objectif de la réunion ? Concevez votre ordre du jour comme une suite de questions, et non comme une liste de thèmes.
Qui : Responsable de la réunion et Organisateur de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Utilisez le générateur d’ordre du jour avec des types de points, des timeboxes et l’attribution de responsables. Intégrez des sujets depuis TopicHub ou assurez le suivi des tâches et décisions issues de réunions précédentes afin de faire avancer les sujets.
Résultat : Un ordre du jour ciblé facilite la gestion du temps et permet de prendre des décisions claires.
Ce que cela signifie : Avez-vous invité uniquement les personnes pouvant contribuer à la réunion ? Savent-elles pourquoi elles sont invitées et ce qu’elles doivent préparer ? Pour des discussions ciblées et des décisions claires, une réunion devrait idéalement compter environ 8 participants.
Qui : Responsable de la réunion et Organisateur de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Sélectionnez les participants et désignez le responsable de la réunion. Utilisez les descriptions des points de l’ordre du jour pour clarifier les attentes. Utilisez les indicateurs sur les documents pour signaler ce qui doit être lu avant la réunion. Remarque : Sherpany est conçu pour des réunions formelles et devrait généralement éviter plus de 20 participants.
Résultat : Des réunions plus efficaces, avec des participants qui comprennent leur rôle et se préparent correctement.
Ce que cela signifie : Avez-vous partagé les informations de contexte avant la réunion afin de permettre des échanges réfléchis et la prise de décisions ? Un excellent ordre du jour est plus qu’une simple liste de sujets : il regroupe des documents et des informations de fond pour favoriser des discussions éclairées.
Qui : Organisateur de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Utilisez TopicHub et la fonction Contributeur pour collecter des documents auprès des experts et des participants. Ajoutez des documents par glisser-déposer ou importez-les depuis la bibliothèque.
Résultat : Le partage anticipé des documents réduit le temps de présentation et augmente le temps consacré aux discussions pertinentes.
Ce que cela signifie : Avez-vous lu les informations et préparé les discussions ainsi que les éventuels points de blocage ? Les participants doivent lire tous les documents et arriver préparés.
Qui : Participants à la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : La barre de préparation à la réunion indique votre niveau de préparation : documents lus, votes effectués et questions ouvertes traitées. Utilisez les annotations pour vos notes privées ainsi que les fonctionnalités d’IA de Sherpany pour approfondir votre compréhension.
Résultat : Une bonne préparation améliore la qualité des questions, réduit les angles morts et mène à de meilleures décisions.
Ce que cela signifie : Avez-vous posé des questions de clarification dans un espace centralisé et public afin de garantir une réunion orientée résultats ? Poser ces questions en amont permet de gagner du temps pendant la réunion.
Qui : Responsable de la réunion et Participants à la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Utilisez la fonction Commentaires pour poser des questions simples devant être clarifiées avant la réunion. Évitez les discussions longues qui doivent avoir lieu pendant la réunion.
Résultat : Une compréhension commune préalable favorise des échanges plus rapides et plus ciblés pendant la réunion.
Ce que cela signifie : Êtes-vous prêt à animer la réunion ? Les responsables de la réunion et des points de l’ordre du jour doivent se mettre dans les bonnes dispositions avant la réunion.
Qui : Responsable de la réunion et Responsables des points de l’ordre du jour
Comment Sherpany vous accompagne : Utilisez l’indicateur de préparation pour visualiser le niveau de préparation des participants. Si celui-ci est faible, envisagez de reporter la réunion ou de prévoir un temps de préparation dédié au début. Les commentaires peuvent révéler les points nécessitant plus ou moins de temps.
Résultat : Une bonne préparation améliore la gestion du temps et la qualité des échanges.
Ce que cela signifie : N’oubliez pas que nous sommes tous humains. Accueillir les participants et les remercier pour leur temps contribue à instaurer un climat favorable à une réunion réussie. Cela ne devrait pas durer plus d’une minute.
Qui : Responsable de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Planifiez ce point dans l’ordre du jour comme un point « organisationnel ».
Résultat : Un climat positif favorise la collaboration et la qualité de la réflexion. (Sources)
Ce que cela signifie : Prenez la température de la salle avec un court check-in. Cela permet de créer un climat ouvert dans lequel les opinions sont partagées et de meilleures décisions sont prises. Cela ne devrait pas durer plus de cinq minutes.
Qui : Responsable de la réunion et Participants à la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Planifiez ce point dans l’ordre du jour comme un point « organisationnel ».
Résultat : Le check-in aide les participants à se concentrer sur la réunion et favorise une participation plus active par la suite.
Ce que cela signifie : Rappelez l’objectif de la réunion. Formulez-le de manière positive afin de susciter l’engagement.
Qui : Responsable de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Reformulez le texte du champ Objectif afin de recentrer l’attention de tous.
Résultat : Le rappel de l’objectif et du timing aligne l’attention des participants.
Ce que cela signifie : L’ordre du jour est votre feuille de route. Respectez-le et évitez de vous écarter du parcours annoncé.
Qui : Responsable de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Utilisez le mode Présentation pour maintenir le groupe concentré sur le point en cours.
Résultat : La visibilité du temps et du point traité favorise une gestion rigoureuse du temps.
Ce que cela signifie : Chaque point de l’ordre du jour doit être formulé sous forme de question. Les questions stimulent la réflexion et la recherche de solutions.
Qui : Responsable de la réunion et Responsables des points de l’ordre du jour
Comment Sherpany vous accompagne : Utilisez la description du point de l’ordre du jour pour formuler la question clé.
Résultat : Les questions favorisent la contribution et limitent les discussions inutiles.
Ce que cela signifie : Les discussions permettent de faire émerger de nouvelles informations et de remettre en question certaines hypothèses. Soyez inclusif et accueillez des points de vue différents, car ils conduisent à de meilleures décisions.
Qui : Responsable de la réunion et Participants à la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Prévoyez suffisamment de temps et utilisez le temps alloué par point pour le signaler clairement. Le responsable de la réunion doit poser des questions et laisser les autres répondre en premier.
Résultat : Donner la parole aux participants en premier favorise la diversité des points de vue et réduit le risque de pensée de groupe.
Ce que cela signifie : Une fois une décision prise, reformulez ce qui a été discuté et validez la conclusion avec le groupe afin de garantir une compréhension commune.
Qui : Responsable de la réunion et Organisateur de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Le responsable de la réunion et le rédacteur du procès-verbal travaillent ensemble pour s’assurer que les conclusions sont correctement consignées, en les reformulant à voix haute.
Résultat : Vérifier la compréhension des résultats des points de l’ordre du jour permet d’obtenir des procès-verbaux plus rapides et plus précis, tout en évitant les confusions ultérieures.
Ce que cela signifie : Une fois un accord trouvé, assurez-vous que chacun s’engage sur les actions convenues (par exemple : qui fait quoi et pour quand).
Qui : Responsable de la réunion, Participants à la réunion et Organisateur de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Utilisez les champs Tâches et Décisions dans le module Procès-verbal afin de consigner précisément les engagements et permettre un suivi facilité.
Résultat : Les tâches et décisions ne sont pas enfouies dans le procès-verbal et restent accessibles de manière transparente, ce qui favorise leur réalisation.
Ce que cela signifie : Avant de quitter la réunion, prenez le temps de la conclure correctement. La clôture crée un sentiment d’accomplissement. Résumez les tâches à réaliser et les décisions prises.
Qui : Responsable de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Planifiez un point de l’ordre du jour de cinq minutes à la fin pour le résumé et la clôture.
Résultat : La clôture permet de vérifier une dernière fois les résultats de la réunion et aide les participants à passer en mode opérationnel.
Ce que cela signifie : En tant que responsable de la réunion, accueillez les retours. Demandez aux participants d’évaluer anonymement votre animation de la réunion.
Qui : Responsable de la réunion et Participants à la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Utilisez la fonction Feedback de réunion.
Résultat : Une boucle de feedback permet d’améliorer continuellement les réunions afin qu’elles soient perçues comme créatrices de valeur, et non comme une perte de temps.
Ce que cela signifie : Pour finir, effectuez un court check-out afin de reprendre la température de la salle. Les participants sont-ils motivés et prêts à mettre en œuvre les actions décidées ?
Qui : Responsable de la réunion et Participants à la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Cela peut être intégré dans le point de clôture de cinq minutes de la réunion.
Résultat : Donner aux participants l’occasion de se remercier et de quitter la réunion en ayant le sentiment que leur temps a été utile.
Ce que cela signifie : Après la réunion, finalisez le procès-verbal. Restez concis tout en donnant le contexte nécessaire pour comprendre comment les décisions et actions ont été prises.
Qui : Organisateur de la réunion et Responsable de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Finalisez le procès-verbal dans le module Procès-verbal et faites-le valider par le responsable de la réunion et toute autre personne jugée nécessaire avant publication.
Résultat : La validation du procès-verbal garantit sa qualité et la bonne compréhension de ce qui s’est déroulé. Le procès-verbal constitue généralement le compte rendu juridiquement opposable de la réunion.
Ce que cela signifie : Partagez le procès-verbal avec les participants à la réunion et les parties prenantes concernées.
Qui : Responsable de la réunion et Organisateur de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Le procès-verbal est accessible à tous les participants. Des participants en lecture seule peuvent également y accéder. Enfin, le procès-verbal peut être téléchargé au format PDF et diffusé aux parties prenantes concernées.
Résultat : Garantir l’accès au procès-verbal permet aux participants et aux parties prenantes d’assurer le suivi des actions issues de la réunion.
Ce que cela signifie : Une animation de réunion de qualité repose sur la transparence. Partagez les retours recueillis et améliorez vos réunions en conséquence.
Qui : Responsable de la réunion
Comment Sherpany vous accompagne : Analysez les feedbacks reçus et résumez-les avec votre plan d’action lors de la réunion suivante. Cela peut également constituer un point organisationnel au début de la prochaine réunion.
Résultat : Agir sur les retours démontre un leadership efficace et contribue à améliorer durablement la qualité et la participation aux réunions.