Dans cet article, vous allez apprendre :
- Comment créer un sujet,
- Comment ajouter un groupe de discussion,
- Comment modifier un sujet ou un point,
- Qui peut consulter et modifier les sujets, et quand,
- Comment attribuer des participants et des visionneurs,
- Comment cloner des sujets,
- Comment supprimer des sujets,
- Comment planifier des points dans une réunion,
- Comment retirer un point planifié d'une réunion,
- Comment consulter les résultats de la réunion.
Créer un sujet
Dans le Topic Hub, un sujet est le conteneur d'un ou plusieurs points, qui représentent les discussions qui auront lieu lors des réunions. Lorsque vous créez un nouveau sujet, son premier point est créé automatiquement.
Pour créer un sujet :
- Cliquez sur + Nouveau sujet.
- Renseignez les informations pour le point que vous souhaitez proposer.
- Cliquez sur Sauvegarder.
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre | Nom du sujet/point. |
| Date de réunion | Optionnel. Proposez une date à laquelle le point devrait être discuté. |
| Durée (min) | Durée estimée nécessaire lors de la réunion. |
| Demandeur | Personne créant le point. Visible pour les éditeurs et organisateurs de réunion. |
| Responsable du point | Personne responsable de la présentation ou du sujet de discussion. |
| Au nom de | Si la demande est faite pour le compte de quelqu'un, ce nom apparaît comme demandeur. |
| Groupe demandeur | Groupe/département soumettant le point (anciennement « From group »). |
| Groupe de discussion | Groupe/département chargé de revoir/traiter le sujet (anciennement « To group »). |
| Type de point à l'ordre du jour | Catégorie/type du point à l'ordre du jour. |
| Description | Résumé, objectif et préparation nécessaire. |
| Documents | Joignez les fichiers pertinents à la discussion. |
| Notes | Notes internes pour la préparation de la réunion (p. ex. documents manquants). |
| Participants & Visionneurs | Attribuez des utilisateurs ou invités et définissez s'ils sont participants ou visionneurs. |
Information
Les modifications apportées à un point au statut Ouvert sont enregistrées automatiquement. Vous n'avez pas besoin de cliquer sur Sauvegarder après chaque modification.
Vous pouvez aussi enregistrer un point en tant que Brouillon, ce qui nécessite une sauvegarde manuelle et garde le point indisponible à la planification jusqu'à sa soumission.
Comment ajouter un groupe de discussion ?
Le bouton add discussion group vous permet d'inclure des groupes supplémentaires qui doivent contribuer à la revue ou à la préparation d'un point.
Cela vous permet :
- d'impliquer plusieurs comités lorsque c'est pertinent,
- d'élargir les personnes pouvant collaborer sur le point,
- de s'assurer que toutes les parties prenantes aient accès avant la planification.
Cela est utile lorsque le sujet nécessite une coordination inter-département.
Comment modifier un sujet ou un point ?
Les points peuvent être modifiés par :
- leur créateur, ou
- les éditeurs du Groupe demandeur ou du Groupe de discussion, ou
- les utilisateurs ajoutés via Add people to the agenda item (uniquement au statut Ouvert ; voir la note ci-dessous)
tant que le point est en statut Ouvert ou Brouillon.
Pour modifier :
- Sélectionnez un ou plusieurs points.
- Ajustez les champs.
- Cliquez sur Save (ou attendez la sauvegarde automatique si le point est au statut Ouvert).
À propos de « Add people to the agenda item »
Les utilisateurs ajoutés via Add people to the agenda item peuvent modifier le sujet lorsqu'il est au statut Ouvert. Cela permet à une personne de remplacement d'agir pour le compte du demandeur, par exemple lorsque celui-ci est indisponible. Cela s'applique à tous les types d'utilisateurs, y compris les utilisateurs URP (Unified Roles & Permissions) et les invités ajoutés de cette manière.
Note : il n'existe actuellement aucun historique indiquant qui a effectué quelle modification dans un sujet. Si le suivi des modifications est important pour vous, nous recommandons de vous coordonner avec votre équipe avant d'effectuer des modifications.
Qui peut consulter et modifier les sujets, et quand ?
Le tableau ci-dessous résume les droits de visualisation et de modification selon le type d'utilisateur et le statut du point.
| Type d'utilisateur | Peut consulter ? | Peut modifier ? | Conditions |
|---|---|---|---|
| Créateur du sujet | ✅ Toujours | ✅ Brouillon & Ouvert | - |
| Éditeur du Groupe demandeur | ✅ Toujours | ✅ Brouillon & Ouvert | Doit être membre du Groupe demandeur assigné au point |
| Éditeur du Groupe de discussion | ✅ Toujours | ✅ Brouillon & Ouvert | Doit être membre du Groupe de discussion assigné au point |
| Utilisateur URP (membre d'un groupe demandeur ou de discussion) | ✅ Points liés à son groupe | ✅ Ouvert uniquement | Visibilité limitée aux sujets des groupes auxquels il appartient |
| Utilisateur URP ajouté via « Add people to the agenda item » | ✅ Ce point uniquement | ✅ Ouvert uniquement | Prévu comme remplacement du demandeur lorsqu'il est indisponible |
| Invité | ✅ Points auxquels il a été directement ajouté | ✅ Ouvert uniquement (s'il a été ajouté via « Add people to the agenda item ») | Les invités ne peuvent pas appartenir à des groupes. Leur accès suit la même logique que les utilisateurs URP, mais se limite aux points où ils ont été ajoutés directement. |
Référence des statuts
- Brouillon : le point est en préparation et n'est pas encore disponible pour la planification. Seuls le créateur et les éditeurs des groupes peuvent le consulter et le modifier.
- Ouvert : le point est visible par tous les utilisateurs éligibles et prêt à être planifié. Les modifications sont sauvegardées automatiquement.
- Planifié : le point a été ajouté à l'ordre du jour d'une réunion. La modification n'est plus possible depuis le Topic Hub.
- Fermé : le point a été discuté en réunion et n'est plus modifiable.
Comment attribuer des participants et des visionneurs ?
- Ouvrez la section Participants & visionneurs.
- Ajoutez des utilisateurs ou des invités.
- Définissez s'ils sont participants (rôle actif) ou visionneurs (lecture seule).
Règles d'accès
Lorsque le point est planifié :
- Les utilisateurs déjà dans la réunion obtiennent automatiquement l'accès.
- Les utilisateurs non présents dans la réunion sont ajoutés comme invités pour ce point uniquement.
- Le statut de participant est conservé depuis le Topic Hub.
Comment cloner des sujets ?
- Sélectionnez un ou plusieurs sujets.
- Cliquez sur Clone.
Comment supprimer des sujets ?
Les sujets peuvent être supprimés lorsque leurs points sont au statut Ouvert ou Brouillon.
La suppression est autorisée pour :
- l'auteur
- les éditeurs du Groupe demandeur ou du Groupe de discussion
Note : Les utilisateurs sans Accès à tout le contenu doivent appartenir au Groupe demandeur pour supprimer un sujet.
Pour supprimer :
- Sélectionnez un ou plusieurs sujets.
- Cliquez sur Supprimer.
- Confirmez.
Comment planifier des points dans une réunion ?
Les points peuvent être planifiés seulement dans des réunions publiées.
- Sélectionnez un ou plusieurs points Ouverts.
- Cliquez sur Organiser.
- Choisissez la réunion.
- Confirmez.
Règles d'accès
- Les utilisateurs non présents dans la réunion sont ajoutés comme invités uniquement pour ce point.
- Les utilisateurs déjà dans la réunion obtiennent automatiquement l'accès.
Comment retirer un point planifié d'une réunion ?
- Allez dans l'ordre du jour de la réunion.
- Cliquez sur l'icône de la corbeille à côté du point.
- Confirmez.
Que se passe-t-il ensuite ?
- Retiré avant le début de la réunion : le point retourne à l'état Ouvert dans le Topic Hub.
- Retiré après le début de la réunion : il reste Planifié jusqu'à la fin de la réunion, puis passe en Fermé et ne retourne pas en Ouvert.
Comment consulter les résultats de la réunion ?
Une fois qu'un point a été discuté en réunion, ses résultats de réunion deviennent disponibles.
Cette vue comprend :
- le compte-rendu de ce point à l'ordre du jour,
- une section de résultats distincte pour chaque sujet,
- un historique chronologique, du plus récent au plus ancien,
- une vue consolidée des décisions et avancées,
- des résumés générés par IA (pour les clients Copilot Bundle).
Cela vous aide à suivre l'évolution du sujet au fil des réunions, créant un parcours clair du sujet.