Quando una riunione può essere considerata eccellente?
Il successo di una riunione è determinato prima ancora che inizi. Scopriamo le tre fasi e i 22 punti di contatto dell'Excellent Meeting Journey. Vi aiuterà a organizzare riunioni migliori e a ottenere di conseguenza maggiori risultati.
Prima della riunione
Il successo di una riunione è determinato prima ancora che inizi. Sebbene questo concetto sembri inizialmente astratto, si riferisce all'importanza della fase precedente alla riunione per garantire il successo dell'intero processo di riunione. Infatti, la fase precedente alla riunione determina l'80% del successo di una riunione. Di seguito gli otto punti di contatto prima della riunione.
- Confermare la necessità per cui è stata fissata la riunione
- Iniziare con il perché
- Elaborare l'ordine del giorno
- Invitare e accettare consapevolmente
- Raccogliere e condividere le informazioni rilevanti
- Prepararsi individualmente
- Collaborare in modo asincrono
- Prepararsi nella gestione: gestire con calma
Durante la riunione
Come in una grande performance d'orchestra, la fase della riunione è quella in cui le persone si riuniscono per eseguire e trasformare il piano della riunione in risultati tangibili.
- Accoglienza prima dell'apertura
- Check-in
- Iniziare presentando lo scopo
- Procedere con i punti all'ordine del giorno
- Presentare l'argomento con una domanda
- Coinvolgere nella discussione
- Condividere la comprensione della domanda
- Impegnarsi in azioni e decisioni
- Riassumere i punti chiave
Dopo la riunione
La fase finale della riunione riguarda la comunicazione e la distribuzione dei risultati della riunione.
Di seguito i cinque punti chiave della fase successiva alla riunione:
- Feedback sulla riunione
- Check-out
- Finalizzare il verbale
- Comunicare i risultati
- Condividere il feedback
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