In questo articolo imparerà:
- Cos’è il meeting book?
- Come scaricare il meeting book in PDF?
- Dove trovare le opzioni per scaricare i documenti?
- Perché non posso scaricare il meeting book?
- Le impostazioni di sicurezza influiscono sul download dei documenti?
- Qual è l’impatto degli inviti personalizzati sul contenuto del meeting book?
Cos’è il meeting book?
Il meeting book è un PDF scaricabile che include:
- I dettagli della riunione
- L’ordine del giorno
- Tutti i documenti allegati all’ordine del giorno
Fornisce una panoramica completa della riunione in un unico file, utile per consultazioni offline o per archiviazione.
Come posso scaricare il meeting book in PDF?
A seconda del suo ruolo e della vista accessibile, può scaricare il meeting book in due modi:
Dalla vista partecipante:
- Acceda alla scheda Ordine del giorno della riunione
- Clicchi sull’icona di download in basso nella pagina
- Selezioni “Meeting book”
Il download inizierà automaticamente nel browser. A seconda delle impostazioni del browser, potrebbe essere necessario autorizzare il download. Il tempo di download dipende dal numero e dalla dimensione dei documenti.
Dalla vista modifica (per gli organizzatori e utenti con accesso completo):
Apre la riunione interessata
Nella barra in alto, clicchi sulla stessa icona di download
Selezioni “Meeting book”
Dove posso trovare le opzioni per scaricare i documenti?
Le opzioni di download sono raggruppate in un unico punto per facilitare l’accesso ai contenuti della riunione. Dalla stessa icona di download nella pagina Ordine del giorno, è possibile scaricare anche:
l’ordine del giorno
tutti i documenti della riunione (file ZIP)
il verbale (se disponibile)
il meeting book
Perché non posso scaricare il meeting book?
Ci sono diverse ragioni per cui il meeting book potrebbe non essere disponibile:
Accesso da mobile o tablet: il meeting book non può essere scaricato dalle app Sherpany per iOS, Android o Windows a causa di restrizioni di sicurezza che impediscono il download di file.
✅ Soluzione: utilizzare la versione web di Sherpany tramite browser mobile.L’ordine del giorno non è ancora pubblicato: l’opzione per il meeting book è disponibile solo quando l’ordine del giorno è pubblicato. In alcuni casi, l’editore della riunione può scegliere di pubblicare l’ordine del giorno solo a utenti specifici, per cui altri utenti non vedranno l’opzione di download.
Livello di sicurezza applicato: se alcuni documenti della riunione hanno un livello di sicurezza 4, questi documenti non saranno inclusi nel meeting book o nel download multiplo. Verrà mostrato un messaggio che informa che questi documenti non saranno scaricati per via del loro livello di sicurezza più alto.
PDF protetti da password: i PDF protetti da password non possono essere inclusi nel meeting book perché il meeting book è un singolo file e non supporta l’inserimento manuale delle password.
Le impostazioni di sicurezza influiscono sul download dei documenti?
Sì. La possibilità di scaricare il meeting book o i documenti della riunione dipende dalle impostazioni di sicurezza della sua organizzazione. Se i download sono limitati, l’opzione per generare il meeting book non sarà visibile.
Informazione
Contatti l’amministratore Sherpany interno se pensa che questa limitazione non dovrebbe essere attiva.
Qual è l’impatto degli inviti personalizzati sul contenuto del meeting book?
Il contenuto del meeting book può variare a seconda che la riunione utilizzi un sistema di inviti personalizzati. Questo può influire su:
Il titolo o il layout del PDF
La visibilità di certi punti all’ordine del giorno o dei partecipanti