Dans cet article, vous allez apprendre :
- Comment partager l'ordre du jour ou le procès-verbal en tant que projet/brouillon - et éventuellement demander l'approbation,
- Quels sont les statuts de publication.
Qu'est-ce que le statut "Brouillon" ?
Par défaut, lorsque vous publiez l'ordre du jour (ou le procès-verbal), il sera disponible pour toutes les personnes invitées à cette réunion.
Toutefois, avant de partager l'ordre du jour (ou le procès-verbal) final, vous avez la possibilité de partager l'ordre du jour (ou le procès-verbal) dans un état "brouillon". Dans ce cas, vous pouvez sélectionner les personnes avec lesquelles l'ordre du jour (ou le procès-verbal) est partagé, en choisissant parmi les personnes invitées.
Cette option est idéale si vous souhaitez partager l'ordre du jour (ou le procès-verbal) avec quelques personnes seulement. En utilisant le flux de travail "Partager le brouillon...", vous pourrez sélectionner exactement les personnes avec lesquelles l'ordre du jour (ou le procès-verbal) doit être partagé, et vous pourrez également choisir pour chaque personne si elle doit approuver l'ordre du jour (ou le procès-verbal) ou non. Toutes les modifications apportées à l'ordre du jour ou au procès-verbal seront automatiquement partagées, de sorte que vous n'aurez pas à suivre les versions partagées. Pour partager l'ordre du jour ou le procès-verbal en tant que brouillon (ou pour demander l'approbation), utilisez le bouton "Partager le brouillon..." dans l'onglet de l'ordre du jour (ou du procès-verbal) et suivez les deux étapes.
Quels sont les statuts de publication ?
Lorsque le moment est venu de publier une réunion, différents états de publication sont disponibles :
- Brouillon : Choisissez ce statut pour partager l'ordre du jour avec certaines des personnes invitées en tant que brouillon.
- En cours d'approbation : Il s'agit d'une extension du statut "Partager le brouillon". Vous pouvez utiliser ce statut si vous souhaitez demander l'approbation de certains participants.
- Publié : Choisissez ce statut pour publier l'ordre du jour à l'intention de toutes les personnes invitées à la réunion.
Vous pouvez choisir d'envoyer une notification par courrier électronique aux personnes avec lesquelles vous partagez l'ordre du jour ou le procès-verbal en cochant la case "Notifier les personnes par courrier électronique". Si cette option est sélectionnée, vous pourrez saisir votre propre message personnalisé si vous le souhaitez. La notification par courrier électronique comprendra également un rappel d'approbation, si vous avez choisi de demander aux personnes de soumettre leur approbation.
Conseil de votre équipe de support
Vous avez toujours la possibilité de gérer l'accès à certains documents ou éléments si vous avez besoin d'ajouter encore plus de restrictions pour certains participants à la réunion, en cliquant sur "gérer l'accès" dans les options de votre élément. En savoir plus sur Comment gérer l'accès dans cet article.
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