Dans cet article, vous allez apprendre :
- Qu'est-ce que la bibliothèque,
- Comment ajouter un document,
- Comment partager un document,
- Comment gérer l'accès à un document,
- Comment notifier les utilisateurs à propos d'un document,
- Comment créer des étiquettes.
La bibliothèque est destinée aux documents professionnels qui concernent les membres et l'ensemble de l'organisation, et non une réunion spécifique.
Information
Vous ne pouvez charger, télécharger, modifier et créer ou attribuer des étiquettes aux documents qu'à partir de l'environnement web.
Dans la bibliothèque, les documents sont accessibles à tous les membres de la salle sur tous les appareils. Seuls les utilisateurs disposant de permissions "Utilisateur + Gestion des utilisateurs + Accès à tout le contenu, Utilisateur+Gestion des utilisateurs, Utilisateur + Gestion des utilisateurs + Gestion des groupes" peuvent télécharger des documents dans la bibliothèque. Les utilisateurs ne peuvent accéder qu'aux documents qui ont été partagés avec eux.
Information
Vous ne pouvez ajouter des documents qu'à partir de l'environnement web.
Pour ajouter des documents dans la bibliothèque :
- Sélectionnez l'icône de la bibliothèque en bas à gauche pour naviguer dans la bibliothèque.
- Cliquez sur le bouton "+ Ajouter des documents" en haut à droite.
- Vous pouvez ensuite faire glisser et déposer des documents ou rechercher des documents à ajouter sur votre appareil.
Vous pouvez supprimer un document ou plusieurs documents en cochant la case située à gauche du document ou en cliquant sur les trois points situés à droite du document, puis en sélectionnant "supprimer".
Vous pouvez partager des documents avec des utilisateurs ou des groupes spécifiques dans la salle. Le partage accordera des droits de "visualisation" aux utilisateurs ou groupes sélectionnés.
Information
Vous ne pouvez partager des documents qu'à partir de l'environnement web.
Pour partager un document :
- Sélectionnez le document que vous souhaitez partager en cochant la case située à gauche du document. Vous pouvez également sélectionner plusieurs documents.
- Sélectionnez "Partager" en haut de la page.
- Vous pouvez ensuite sélectionner les utilisateurs ou les groupes avec lesquels vous souhaitez partager le document et leur attribuer les droits de "visualisation" ou de "modification".
Information
Le partage d'un ou de plusieurs documents ne déclenche pas l'envoi automatique d'une notification par courrier électronique aux utilisateurs ou groupes sélectionnés.
Toute personne ayant des droits d'édition sur un document peut gérer qui peut ou ne peut pas voir et éditer le document.
Information
Vous ne pouvez gérer l'accès aux documents qu'à partir de l'environnement web.
Pour gérer les autorisations d'accès à un document, vous pouvez soit "partager" le document, comme indiqué ci-dessus, soit :
- Vous pouvez sélectionner les trois points à droite du document,
- Sélectionnez ensuite "Gérer l'accès" dans le menu déroulant,
- Vous pouvez alors ajouter ou supprimer des utilisateurs et des groupes, et définir des autorisations de "consultation" ou de "modification".
- Sélectionnez "Appliquer" pour enregistrer la sélection
Information
Vous ne pouvez notifier les utilisateurs que depuis de l'environnement web.
Vous pouvez envoyer une notification par e-mail aux utilisateurs à propos d'un document :
- Sélectionnez le ou les documents en utilisant la case à cocher située à gauche du document,
- Cliquez ensuite sur le bouton "notifier".
- Vous pouvez choisir qui, parmi les utilisateurs ayant accès à ce document, vous souhaitez notifier.
- Saisissez ensuite un message à l'intention des utilisateurs dans le champ prévu à cet effet.
- Vous pouvez également consulter l'historique des notifications en cliquant sur "Historique des notifications" en bas de la fenêtre.
- Enfin, cliquez sur "Envoyer" pour envoyer la notification par courrier électronique.
Les étiquettes peuvent être utilisées comme des dossiers pour organiser votre bibliothèque. Les étiquettes ne peuvent être créées que par des utilisateurs disposant d'un ensemble d'autorisations :
Information
Vous ne pouvez créer ou attribuer des étiquettes à des documents qu'à partir de l'environnement web.
- Utilisateur + Gestion des utilisateurs,
- Utilisateur + Gestion des utilisateurs + Accéder à tout le contenu,
- Utilisateur + Gestionnaire de groupe avec les permissions activées.
Information
Pour qu'un "Utilisateur + Gestionnaire de groupe" puisse modifier les étiquettes dans la salle, le paramètre doit être activé dans la salle. Pour ce faire, veuillez contacter votre responsable de compte ou l'équipe d'assistance !
Pour créer une nouvelle étiquette, vous pouvez
- Dans la bibliothèque, cliquez sur le filtre "étiquettes"
- Puis "+ Créer une nouvelle"
- Tapez le nom de l'étiquette puis "enregistrer".
- Cliquez sur les 3 points à droite du document,
- Sélectionnez "Étiquettes" dans le menu déroulant,
- Sélectionnez ensuite simplement "+ Créer une nouvelle",
- Saisissez le nom et cliquez sur la coche bleue pour enregistrer.
Pour renommer l'étiquette :
- Dans la bibliothèque, vous pouvez soit ouvrir le filtre des étiquettes, soit sélectionner "Étiquettes" après avoir cliqué sur les trois points à droite du document.
- Cliquez sur le stylo d'édition à côté de l'étiquette que vous souhaitez modifier,
- Insérez le nouveau nom et cliquez sur "Enregistrer".
Pour effacer une étiquette :
- Dans la bibliothèque, sélectionnez "étiquettes" dans la liste déroulante ou sélectionnez le filtre,
- Cliquez sur l'icône de la corbeille à côté du nom de l'étiquette,
- Un message apparaît pour confirmer l'action, cliquez sur "Supprimer".