In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wie Sie die Agenda oder das Protokoll als Entwurf teilen können - und optional um Genehmigung bitten,
- Welche Publikationsstatus es gibt.
Was ist der Status "Entwurf"?
Wenn Sie die Agenda oder das Protokoll publizieren, steht sie standardmäßig allen Personen zur Verfügung, die zu dieser Sitzung eingeladen sind.
Bevor Sie jedoch die endgültige Agenda (oder das Protokoll) teilen, haben Sie die Möglichkeit, die Agenda (oder das Protokoll) in einem "Entwurfsstatus" zu teilen. In diesem Fall können Sie unter den eingeladenen Personen auswählen, mit wem Sie die Agenda (oder das Protokoll) teilen möchten.
Dies ist ideal, wenn Sie die Agenda (oder das Protokoll) nur mit einigen wenigen Personen teilen möchten. Mit dem Arbeitsablauf "Entwurf teilen..." können Sie genau festlegen, mit wem die Agenda (oder das Protokoll) geteilt werden soll, und Sie können auch für jede Person auswählen, ob sie die Agenda (oder das Protokoll) genehmigen muss oder nicht. Alle an der Agenda oder dem Protokoll vorgenommenen Änderungen werden automatisch geteilt, so dass Sie die geteilten Versionen nicht im Auge behalten müssen. Um die Agenda oder das Protokoll als Entwurf zu teilen (oder um eine Genehmigung anzufordern), verwenden Sie die Schaltfläche "Entwurf teilen..." auf der Registerkarte Agenda (oder Protokoll) und folgen Sie den beiden Schritten.
Was sind die Publikationsstatus?
Für die Publizierung einer Sitzung stehen verschiedene Publikationsstatus zur Verfügung:
- Entwurf: Wählen Sie diesen Status, um die Agenda mit einigen der eingeladenen Personen als Entwurf zu teilen.
- In Genehmigung: Dies ist eine Erweiterung des Status "Entwurf teilen". Sie können diesen Status verwenden, wenn Sie die Zustimmung einiger Teilnehmer einholen möchten.
- Publiziert: Wählen Sie diesen Status, um die Agenda an alle zur Sitzung eingeladenen Personen zu publizieren.
Sie können wählen, ob Sie eine E-Mail-Benachrichtigung an die Personen senden möchten, mit denen Sie die Agenda oder das Protokoll teilen, indem Sie das Kontrollkästchen "Personen per E-Mail benachrichtigen" aktivieren. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, können Sie eine persönliche Nachricht eingeben, wenn Sie möchten. Die E-Mail-Benachrichtigung enthält auch eine Erinnerung an die Genehmigung, wenn Sie ausgewählt haben, dass die Personen ihre Genehmigung einreichen sollen.
Tipp von Ihrem Support-Team
Sie haben immer noch die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Elemente zu verwalten, wenn Sie bestimmte Teilnehmer der Sitzung noch stärker einschränken möchten. Klicken Sie dazu in den Optionen Ihres Elements auf "Zugriff verwalten". In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie den Zugriff verwalten können.
Für weitere Tipps zur Verwaltung von Sitzungen, nehmen Sie an unserem Ambassador-Programm innerhalb der App teil.