In diesem Artikel erfahren Sie :
- Was die Bibliothek ist,
- Wie man ein Dokument hochlädt,
- Wie man ein Dokument teilt,
- Wie man der Zugriff auf ein Dokument verwaltet,
- Wie man Benutzer über ein Dokument benachrichtigt,
- Wie man Labels erstellt.
Die Bibliothek ist für Geschäftsdokumente gedacht, die Mitglieder und die gesamte Organisation betreffen, und nicht eine bestimmte Sitzung.
Information
Sie können Dokumente nur aus der Webumgebung hochladen, herunterladen, bearbeiten und Labels erstellen oder zuweisen.
In der Bibliothek sind Dokumente für alle Mitglieder des Raumes auf allen Geräten zugänglich. Nur Benutzer mit der Berechtigung „Benutzer + Benutzerverwaltung + Zugriff auf alle Inhalte, Benutzer + Benutzermanagement, Benutzer + Gruppenmanagement“ können Dokumente in die Bibliothek hochladen. Benutzer können nur auf Dokumente zugreifen, die für sie freigegeben wurden.
Information
Sie können Dokumente nur aus der Webumgebung hochladen.
Um Dokumente in die Bibliothek hochzuladen:
- Wählen Sie unten links das Bibliothekssymbol aus, um zur Bibliothek zu navigieren.
- Klicken Sie "+ Dokumente hinzufügen" oben rechts.
- Anschließend können Sie Dokumente entweder per Drag-and-Drop verschieben oder Ihr Gerät nach hochzuladenden Dokumenten durchsuchen.
Sie können ein Dokument oder mehrere Dokumente löschen, indem Sie das Kontrollkästchen links neben dem Dokument aktivieren, oder indem Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument klicken und dann „löschen“ auswählen.
Sie können Dokumente mit bestimmten Benutzern oder Gruppen im Raum teilen. Durch die Freigabe werden den ausgewählten Benutzern und/oder Gruppen „Lese“-Berechtigungen gewährt.
Information
Sie können Dokumente nur aus der Webumgebung teilen.
Um ein Dokument zu teilen:
- Wählen Sie das Dokument aus, das Sie teilen möchten, indem Sie das Kontrollkästchen links neben dem Dokument aktivieren. Sie können auch mehrere Dokumente auswählen.
- Wählen Sie oben auf der Seite „Teilen“.
- Anschließend können Sie die Benutzer oder Gruppen auswählen, mit denen Sie das Dokument teilen möchten, und ihnen die Berechtigungen „Anzeigen“ oder „Bearbeiten“ zuweisen, die sie haben sollten
Information
Das Teilen eines oder mehrerer Dokumente löst keine automatische E-Mail-Benachrichtigung an die ausgewählten Benutzer oder Gruppen aus.
Jeder mit Bearbeitungsberechtigungen für ein Dokument kann festlegen, wer das Dokument sehen und bearbeiten darf.
Information
Sie können den Zugriff auf Dokumente nur aus der Webumgebung verwalten.
Um die Zugriffsberechtigungen eines Dokuments zu verwalten, können Sie das Dokument entweder wie oben gezeigt „teilen“ oder:
- Sie können die drei Punkte rechts neben dem Dokument auswählen.
- Wählen Sie dann im Dropdown-Menü „Zugriff verwalten“ aus.
- Anschließend können Sie Benutzer und Gruppen hinzufügen oder entfernen sowie die Berechtigungen auf „Ansehen“ oder „Bearbeiten“ festlegen.
- Wählen Sie „Teilen“, um die Auswahl zu speichern.
Information
Sie können Benutzer nur über Dokumente aus der Webumgebung benachrichtigen.
Sie können Benutzern eine E-Mail-Benachrichtigung zu einem Dokument senden, indem Sie:
- Wählen Sie das oder die Dokumente über das Kontrollkästchen links neben dem Dokument aus.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Benachrichtigen“.
- Sie können auswählen, welche Benutzer, die Zugriff auf dieses Dokument haben, Sie benachrichtigen möchten.
- Geben Sie dann im Nachrichtenfeld eine Nachricht an die Benutzer ein.
- Sie können den Benachrichtigungsverlauf auch überprüfen, indem Sie unten im Fenster auf Benachrichtigungsverlauf klicken.
- Klicken Sie abschließend auf Senden, um die E-Mail-Benachrichtigung zu senden.
Labels können als Ordner verwendet werden, um Ihre Bibliothek zu organisieren. Labels können nur von Benutzern mit folgenden Berechtigungen erstellt werden:
Information
Sie können Dokumente nur aus der Webumgebung heraus Labels erstellen oder Labels zu Dokumente zuweisen.
- Benutzer + Benutzermanagement,
- Benutzer + Benutzerverwaltung + Zugriff auf alle Inhalte,
- oder Benutzer + Gruppenmanagement mit aktivierten Berechtigungen
Information
Damit ein "Benutzer + Gruppenmanagement" Labels im Raum bearbeiten kann, muss die Einstellung im Raum aktiviert werden. Wenden Sie sich dazu bitte an Ihren Kundenmanager oder das Support-Team!
Um ein neues Label zu erstellen, können Sie:
- Klicken Sie in der Bibliothek auf den Filter "Labels"
- und dann "+ Neu erstellen"
- Geben Sie den Labelnammen ein und dann "speichern"
Alternativekönnen Sie auch:
- Klicken Sie auf die 3 Punkte rechts neben dem Dokument
- Wählen Sie "Labels" aus dem Dropdown-Menü aus
- Dann einfach "+ Neu erstellen"
- Geben Sie den Namen ein und klicken Sie zum Speichern auf das blaue Häkchen
Um ein Label umzubenennen:
- In der Bibliothek können Sie entweder den Labelsfilter öffnen, oder "Labels" auswählen, nachdem Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument geklickt haben
- Klicken Sie auf den Bearbeitungsstift neben dem Label, das Sie bearbeiten möchten
- Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie dann auf "Speichern"
Um ein Label zu löschen:
- Wählen Sie in der Bibliothek entweder "Labels" aus der Dropdown-Liste aus oder wählen Sie den Filter aus
- Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol neben dem Labelnamen
- Es erscheint eine Meldung zur Bestätigung der Aktion. Klicken Sie auf "Löschen"
