In questo articolo, imparerete:
- Cos'è la biblioteca
- Come caricare un documento
- Come condividere un documento
- Come gestire gli accessi a un documento
- Come notificare il documento ad altri utenti
- Come creare etichette
La biblioteca è uno spazio dove poter caricare e condividere i documenti aziendali con altri utenti. Questi documenti sono documenti relativi al'organizzazione, e non a una riunione specifica.
Informazione
Potete caricare, scaricare, modificare, creare o assegnare etichette ai documenti dall'ambiente web di Sherpany.
Nella biblioteca, l'accesso ai documenti è garantito a tutti gli utenti della sala, e possono accedervi utilizzando qualsiasi dispositivo. Solo gli utenti con il ruolo "Utente + Gestore utenze + Accesso a tutti i contenuti"e "Utente + Gestore utenze, Utente + Gestore di gruppi" possono caricare documenti nella biblioteca. Gli altri utenti potranno accedere ai documenti soltanto se condivisi con loro.
Informazione
È possibile caricare i documenti soltanto accedendo dall'ambiente web.
Per caricare un documento nella biblioteca:
- Selezionate l'icona della biblioteca nella barra laterale della vostra sala
- Cliccate sul tasto "+ Aggiungi documenti" in alto a destra
- Potete anche trascinare e rilasciare i documenti nella pagina, o cercare documenti salvati sul vostro dispositivo per caricarli.
Potete eliminare un documento (o più documenti) selezionando la casella che trovate alla sinistra del documento, oppure cliccando l'icona con i tre punti alla destra del documento. Dopodiché, selezionate "elimina".
Potete condividere un documento con utenti o gruppi specifici presenti nella sala. La condivisione garantirà l'autorizzazione di visualizzazione agli utenti o ai gruppi selezionati.
Informazione
È possibile condividere documenti soltanto accedendo dall'ambiente web.
Per condividere un documento:
- Selezionate il documento che volete condividere cliccando sulla casella che si trova alla sinistra del documento. Potete anche selezionare più documenti contemporaneamente.
- Cliccate sul tasto "Condividi" che trovate nella pagina in alto.
- Potete selezionare gli utenti o i gruppi con cui condividere il documento, e assegnare l'autorizzazione di "visualizzazione" o "modifica" in base alla necessità.
Informazione
La condivisione di uno o più documenti, non genererà automaticamente una email di notifica agli utenti o gruppi selezionati.
Chiunque abbia l'autorizzazione di modifica del documento può scegliere quali utenti possono o non possono vederlo, oltre a poterlo modificare.
Informazione
È possibile gestire gli accessi a un documento soltanto accedendo dall'ambiente web.
Per gestire le autorizzazioni di accesso a un documento, potete sia "condividere" il documento come spiegato poco sopra in questo articolo, oppure procedendo seguendo le indicazioni qui di seguito riportate:
- Selezionate l'icona con i tre punti che trovate alla destra del documento.
- Ora, selezionate "gestire gli accessi" dal menu a tendina.
- Ora potete aggiungere o cancellare utenti e gruppi a cui dare l'accesso, oltre a modificare le autorizzazioni di visualizzazione o modifica.
- Selezionate "Modifica" per salvare le modifiche.
Informazione
È possibile notificare il documento ad altri utenti soltanto accedendo dall'ambiente web.
Potete inviare una email di notifica documento seguendo queste indicazioni:
- Selezionate il documento (o i documenti) utilizzando la casella che trovate alla sinistra del documento.
- Ora, cliccate sul tasto "notifica".
- Potete anche scegliere a chi, fra gli utenti che hanno accesso al documento, deve essere inviata la notifica.
- Digitate un messaggio personalizzato agli utenti a cui inviare la notifica nel campo dedicato
- Avete anche la possibilità di visualizzare lo storico delle notifiche cliccando sul tasto "Storico notifiche" nella pagina in basso.
- Infine, cliccate su "Invia" per inviare l'email di notifica.
Le etichette sono pensate apposta per organizzare la vostra biblioteca, e possono essere utilizzate come se fossero delle vere e proprie cartelle. Solo gli utenti con le autorizzazioni riportate qui di seguito possono creare le etichette.
- Utente + Gestore utenti + Accesso a tutti i contenuti;
- Utente + Gestore utenti;
- Utente + Gestore gruppi (con autorizzazioni abilitate).
Informazione
È possibile creare o assegnare etichette ai documenti soltanto accedendo dall'ambiente web.
Informazione
Per permettere agli utenti con il ruolo "Utente + Gestore gruppi" di modificare le etichette presenti nella biblioteca, devono essere attivate determinate impostazioni nella vostra sala. Per poterlo fare, rivolgetevi al vostro Customer Manager di riferimento o al team di supporto.
Per creare una nuova etichetta, seguite queste indicazioni:
- Una volta entrati nella biblioteca, cliccate sul filtro "etichette"
- poi sul tasto "+ Crea nuova"
- Digitate il nome che volete dare dell'etichetta, poi cliccate su "Salva"
In alternativa, potete anche crearle in questo modo:
- Cliccate sull'icona con i tre punti che trovate alla destra del documento
- Selezionate "Etichette" dal menu a tendina
- Poi cliccate su "+ Crea nuova"
- Digitate il nome che volete dare all'etichetta, poi cliccate sulla spunta blu per salvare
Per rinominare un'etichetta:
- Nella biblioteca, potete sia aprire i filtri per le etichette, o selezionare "Etichette" dopo aver cliccato sull'icona con i tre punti che trovate alla destra del documento
- Cliccate sull'icona con la penna che troverete di fianco all'etichetta che volete modificare
- Digitate il nuovo nome da dare all'etichetta e cliccate su "Salva"
Per eliminare un'etichetta:
- Nella biblioteca, selezionate il filtro per le etichette o la voce "Etichette" dopo aver cliccato sull'icona con i tre punti che trovate alla destra del documento
- Cliccate sull'icona del bidone che apparirà accanto al nome dell'etichetta che volete eliminare
- Apparirà un messaggio per confermare l'azione, e per procedere potrete cliccare su "Elimina"
